對企業設備檔案管理的一些思考

賴文俊

摘 要：本文簡要闡述了企業設備檔案管理的特點，提出了當前企業設備檔案管理中存在的一些問題，并在此基礎上，就如何提升企業設備檔案管理水平進行了探討。

關鍵詞：設備檔案;檔案管理;企業檔案

生產設備是現代企業重要的生產資料，對企業生產效率具有至關重要的影響。隨著現代企業規模的不斷擴大，企業生產設備的種類、數量日益增多，尤其是一些大型生產設備，在企業中的應用不斷增多，設備管理也成為企業生產管理的重要內容。設備檔案是指作為企業固定資產的儀器、設備，在其購置、調試、驗收、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中，直接形成的具有保存利用價值文件材料，是企業科技檔案的重要組成部分，對企業設備管理具有重要的參考價值。本文基于當前企業設備檔案管理的現狀，就其存在的一些問題進行探討。

1 企業設備檔案管理的特點

企業設備檔案管理的特點主要包括以下三個方面，即動態性特點、綜合性特點以及多樣性特點。

企業設備檔案管理的動態性是指企業各類設備的狀態總是處于不斷變化的狀態，由此形成的檔案材料也具有連續變化的特點，可以說，除非設備壽命終結，進入報廢狀態，否則在設備的使用過程中，總是會不斷生成新的檔案材料。

企業設備檔案管理的綜合性特點是指企業的生產設備管理往往涉及多個不同的企業生產部門，只有實行綜合性的管理，才能確保設備檔案材料收集歸檔的完整性與真實性。

設備本身的豐富性和復雜性決定了設備檔案具有多樣性特點。隨著企業生產規模的不斷擴大以及生產流程的日趨復雜，企業生產設備的種類、型號也日趨繁雜，來源也多種多樣，這使得企業設備檔案管理也隨著呈現出多樣化的特點。

綜上所述，設備檔案管理的動態性、綜合性和多樣性特點，會給實際工作帶來許多具體問題，認識這些特點的目的是更深刻地了解設備檔案的本質特征，以便在管理實踐中增強針對性，減少盲目性。

2 企業設備檔案管理中存在的問題

2.1 設備檔案分散保管，檔案資料多有散失

企業設備管理主要分為四個階段，即設備規劃、選購及調試階段;設備運行和維護階段;設備檢修階段;設備的改造升級及更新階段。在企業設備管理的不同階段會生成不同的檔案文件，除設備規劃、選購及調試階段生成的檔案文件具有穩定性，生成之后一般不會發生變化外，其它三個階段的檔案文件會隨著設備狀態的變化而發生變化，具有連續性且是動態變化的。由于企業設備管理的四個階段涉及不同的管理部門，各個部門在設備的使用過程中往往會將經常用到的設備檔案資料保留在本部門，以備隨時查閱，這就使得企業檔案部門對設備檔案的收集變得困難，收集到的檔案資料往往是不齊全、不完整的，而設備檔案的動態性特征也使得收集工作需要多個部門間協調配合才能有效完成，這在一定程度上增加了檔案收集工作的難度。設備檔案分散保管于企業的多個部門，缺乏統一的收集保管機制，使得檔案資料散失風險加大。

2.2 企業設備檔案管理意識不足，歸檔材料不完整

由于企業設備管理各個階段分屬不同的部門管轄，檔案資料的接收、生成過程參與人數較多，管理人員檔案意識參差不齊，使得檔案材料在生成階段存在諸多漏洞，設備檔案材料不完整現象較為普遍。如在設備采購階段，很多企業的采購人員對于設備采購合同不夠重視，存在以傳真件、復印件代替原件歸檔的現象;也有一些企業設備運行管理人員，對于設備的日常維護、檢修工作記錄不重視，亂丟亂放，不及時保存歸檔問題也是屢見不鮮;此外，一些企業設備管理人員在進行設備改造時，不重視設備改造驗收文件的審核、審查，也使得企業設備改造、更新檔案不完整、不規范，存檔資料很難全面反映企業設備的真實狀況。

2.3 企業設備檔案管理缺乏統一的標準規范，歸檔資料的開發利用服務滯后

對于很多大型工業企業來說，設備種類豐富多樣，設備檔案多樣性特征明顯。在設備檔案管理過程中，由于缺乏統一的設備檔案收集整理、歸檔標準，使得設備檔案的歸檔保存不夠科學規范，一定程度上使得企業設備檔案的利用服務效率不盡如人意。造成這一問題的原因是多方面的，最主要的原因是企業設備檔案的分散保管在很大程度上制約了統一標準規范的實行，企業檔案部門往往只是對一些文書類的設備檔案如設備采購合同、售后保障協議、設備驗收清單等進行統一的管理，而對于一些過程性的檔案文件如檢修日志、改造方案、改造效果評估文件等不夠重視，大多保存于相關設備運營部門，很大程度上使得企業檔案部門設備檔案的開發利用服務滯后于企業的實際需求。

3 提高企業設備檔案管理水平的相關對策

3.1 對企業設備檔案實行全過程統一管理

企業設備檔案的分散保管雖然一定程度上有利于設備運行管理等部門的檔案利用，但從全局整體的角度而言卻是弊大于利，很難在設備全壽命周期內客觀的反映設備運行狀態，也不利于企業對設備的更新改造進行決策判斷。因此，提升企業設備檔案管理的水平、效率，首先應對企業設備檔案實行全過程的統一管理，即將企業設備管理的各個階段所形成的檔案文件，統一由企業檔案部門進行管理，企業設備日常運行、維護、檢修、升級改造需要利用設備檔案文件的，由檔案部門進行協調配合提供，從而確保企業設備檔案的完整性與安全性，也有利于檔案部門運用科學的方法對企業設備檔案進行分類整理存檔。

3.2 加強企業設備檔案收集的及時性與完整性

加強企業設備檔案的收集工作，最關鍵的是明白企業的設備管理在不同階段所具有的內在關聯性，即企業設備管理的四個階段所生成的檔案文件并不是毫不相干、完全獨立的，而是具有很強的相關性，是設備檔案“成套”必不可少的組成。基于此，企業應做好設備管理各個部門的協調工作，在檔案文件生成后及時移交企業檔案部門，尤其是設備運營、維護、檢修等相關管理部門，一定要做好設備檔案移交的及時與完整，使檔案部門接收到的檔案文件能夠客觀及時反映設備的動態變化。對于檔案管理部門來說，也不能坐等檔案上門，要與其它設備管理部門建立順暢的溝通協調機制，在設備檔案更新時，應及時督促相關部門及時移交，對于常用設備文件，可在部門保留復印件以便隨時使用。

3.3 完善企業設備檔案管理制度

制度約束人的行為，要提高企業設備檔案管理的水平，完善設備檔案管理制度是必不可少的關鍵環節。企業設備管理的全過程涉及多個部門的銜接配合，相應的設備檔案管理也不應是檔案管理部門一個部門的責任，而應是企業各個部門能力合作方能取得實質性的成效。因此，建立并完善企業設備檔案管理制度，針對企業各個部門在設備管理中所處的位置制定具有針對性的規章制度，以企業檔案管理部門為核心，以制度建設為基礎，促使企業各個部門通力協作配合，使企業設備檔案管理水平與能力得到有效提升。

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