論建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的重要性

聶晶

摘 要：在當前國家檔案資料不斷增多的背景下，這對各個檔案館的庫房管理提出了較大的挑戰(zhàn)性。智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的建立對提升檔案庫房管理的水平創(chuàng)造了良好的條件。本文通過具體論述建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的重要性，并根據實際情況提出建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的途徑，為強化智能化檔案庫房管理的實效性提供可參考的資料。

關鍵詞：智能化;檔案庫房;管理系統(tǒng)

智能化檔案庫房管理系統(tǒng)主要是以一體化智能管理平臺作為中心，嚴格按照檔案資料管理的安全要求，逐步建立起4大系統(tǒng)，包括實體管理、庫房智能環(huán)境監(jiān)控、智能密集架控制以及庫房安全管控。而正是基于上述四大系統(tǒng)的相互協作，方能實現對庫房檔案的全方位管理及保護，繼而也促進了檔案庫房網絡化、智能化、人性化、科學化的順利實現。同時，智能化的檔案庫房管理系統(tǒng)還會不斷創(chuàng)新檔案管理模式，讓檔案管理真正走向智能化的發(fā)展道路[1]。

1 建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的重要性

通過建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)，有利于提升檔案庫房管理的實效性，讓檔案庫房能夠更好的滿足當前檔案管理的實際需求。

1.1 適應時代科技發(fā)展的需要

隨著計算機、互聯網及物聯網等現代技術的普及運用，使得各行各業(yè)均發(fā)生了十分顯著的變化。而檔案產業(yè)因其發(fā)展速度較為緩慢而在對現代技術的運用方面尚有諸多有待改進之處，傳統(tǒng)的檔案管理模式也逐漸無法滿足檔案發(fā)展需求，故積極聯系當代先進技術建立多元化的檔案管理系統(tǒng)，以便滿足檔案管理工作的技術升級與融合訴求同時跟上時代發(fā)展步伐。

1.2 落實國家戰(zhàn)略發(fā)展的重要部署

2014年2月，由我國中共中央辦公廳及國務院辦公廳共同印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中進一步了明確了新形勢下開展檔案管理工作的重要性，也表示我國檔案管理工作在接下來一段時間里的核心發(fā)展目標便是朝著信息化的方向努力[2]。對此，“檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)”課題的提出不僅與上述文件所宣揚的精神相契合，且也完全符合文件中提到了“三位一體”檔案安全防范體系，故對“檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)”的大力推進將是落實國家戰(zhàn)略發(fā)展要求的重要部署。

1.3 賦予庫房智慧化的內涵

傳統(tǒng)的檔案庫房管理通常僅是針對檔案實體進行如保存、使用、查詢及檢索等一系列較為簡單工作。而如此管理狀態(tài)不僅難以提升檔案的利用率，且檔案本身亦將隨著時間推移而受到不同程度的磨損，直至檔案全然不復原貌。而一體化智能管理系統(tǒng)能最大限度避免以上問題的發(fā)生，而且因該系統(tǒng)本身還能對檔案庫房內的所有設備予以統(tǒng)一調動及管理，這樣便能夠同步實現全設備的自動調節(jié)與控制，讓電子檔案內容與其實體位置之間實現無縫對接[2]。不僅如此，借助一體化智能管理系統(tǒng)還能對檔案庫房內的空氣質量予以轉向管理，這便等同于把握住了檔案產業(yè)的全產業(yè)鏈命脈，由此賦予了檔案庫房以智能化內涵，繼而也將為智慧檔案平臺的建設提供充沛的理論和現實依據。

2 建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的實踐策略

隨著信息技術的不斷發(fā)展，越來越多的智能化庫房管理設備也已出現，且鑒于傳統(tǒng)庫房管理最大的弊端便是管理設施設備的嚴重落后，故以智能化的庫房管理設備替代之，并積極構建智能化的庫房管理體系方能為檔案庫房智能化管理系統(tǒng)的建設提供有力支撐。與此同時，基于智能設備與信息技術本身在交互與設備控制方面的功能及優(yōu)勢，還能進一步減少人工工作量，繼而可在避免因人為因素而影響檔案庫房管理的效率。下文主要從檔案管理信息系統(tǒng)的升級完善、智能設備的應用等方面進行闡述[3]。

2.1 完善升級檔案管理信息系統(tǒng)

通過改造并升級原先的檔案管理系統(tǒng)，并將智能庫房管理模塊加入其中。而在新加入的智能管理模塊中，除了包含對庫房信息系統(tǒng)的定義以及對庫房基本情況的展示外，尚囊括了其他功能模塊，包括對實體出入庫的管理，對庫房溫度、濕度、門禁等信息的采集以及統(tǒng)計庫房的使用情況等。這樣即便庫房長期處于“封閉”狀態(tài)，內中的一切均能變得“透明化”，繼而可在保證庫房管理安全同時促進工作效率的全面提升。

2.2 建設智能密集架

對庫房現有的密集架予以智能化升級，讓密集架的相關操作均能由計算機來進行控制，如此一來，當庫房內任何位置的案卷發(fā)生變動，則變動的相關信息均會全部呈現出電腦屏幕之上，諸如變動案卷的具體數量，變動案卷所處存放架的多少節(jié)、列、層等。除此之外，在檔案歸還時，計算機亦會借由掃描條形碼的方法去識別，繼而確保所接觸案卷最終歸還入庫時仍處于原先所在的位置，這樣不僅能保證檔案管理的有序性，而且還能夠最大限度提升檔案管理的效率[4]。

2.3 構建溫濕度自動控制系統(tǒng)

對庫房此前的溫濕度采集設備予以升級，使之不僅能自動控制庫房的溫濕度，且原本需由人工進行的操作，如今亦能借助計算機系統(tǒng)來控制完成，且所得之溫濕度信息還將被保存到檔案管理信息系統(tǒng)之中，這不僅方便管理人員實時查驗庫房內的溫濕度狀況，且在系統(tǒng)溫度調控功能的支撐下，還能基于庫房一段時間的溫濕度情況而生成溫濕度裱花曲線圖，這后期的數據分析及利用亦將提供極大便利。

2.4 采用門禁控制設備

在原先的鋼制防盜門鎖基礎上加裝接觸式的磁卡電子門禁系統(tǒng)，將能為庫房安全提供雙重保障。在安裝了接觸式的磁卡電子門禁系統(tǒng)后，但凡進入庫房前，均需使用經過專門授權的磁卡，而憑借該磁卡，將在讀卡時自動驗明持卡人身份并同時記錄下進入的時間。與此同時，檔案信息管理系統(tǒng)還將自動采取出入庫房人員的身份與出入時間等信息，并會自動將上述信息整理為巡查記錄表，以便管理人員及時查驗。

2.5 注重物聯網RFID技術的應用

通過應用二維條碼標簽及監(jiān)控設備，便可對庫房內部的檔案實體位置予以實時監(jiān)控。當然，要讓此系統(tǒng)發(fā)揮其應有的作用，則需事先對實物檔案張貼上唯一的二維條形碼標簽，后將二維碼標簽對應的卷宗名稱、位置等信息輸入到電腦管理系統(tǒng)之中。于此之后的卷宗調閱便僅需掃描卷重上的二維碼標簽便可獲取該卷宗的借閱次數、借閱及歸還時間以及上下架等信息。倘若所調查庫房卷宗此前并非經過系統(tǒng)登記，則在出入庫之時亦會自動記錄并報警，這樣便能夠進一步提升對實體檔案管理的安全性。

總之，檔案庫房的智能化發(fā)展是我國檔案管理工作未來主要的發(fā)展方向。雖我國在智能化建設方面的發(fā)展歷史還較為短暫，且相關標準也處于較為缺乏的狀態(tài)，但各單位仍需基于自身的實際情況來想方設法促進單位檔案庫房管理的智能化發(fā)展，為我國智能化檔案庫房的建設積累先進經驗，為其他單位開展檔案管理工作提供有效參考。

參考文獻

[1]陳菲.RFID和Zigee技術在檔案庫房智能化管理中的應用研究[J].機電兵船檔案，2018（05）：78-79.

[2]張興.基于ZigBee無線傳感器網絡和Android技術的檔案庫房智能管理平臺設計[J].山西檔案，2018（1）：56-57.

[3]袁文婭，鄭艷燕.內蒙古電力科學研究院檔案室?guī)旆恐悄芑难芯颗c建設[J].內蒙古科技與經濟，2019，424（06）：83-85.

[4]佚名.管理智能化服務快捷化——東臺市國土資源局高質量推進檔案管理與服務[J].檔案與建設，2019，362（2）：67-68.