老年大學學籍檔案管理問題及對策研究

郭瀟霄

摘 要：隨著我國教育事業的不斷發展和人們生活觀念的變化，人們越來越重視終身發展的教育，老年大學也越來越受到廣大老年人的喜愛。老年大學的出現為老年人提供了接受再教育和學習發展的平臺，給老年人的晚年生活帶來了諸多的樂趣，同時還能夠幫助解決空巢老人問題，因此老年大學的設立與運行具有一定的社會意義。但是由于目前許多老年大學大多是一些政府事業單位開辟的公益性機構，在教學與教務管理中還存在著諸多的不足，其中老年大學的學籍檔案管理問題最為突出，一定程度上影響了老年大學的組織運行效率。文章就主要圍繞老年大學學籍檔案管理中存在的問題進行分析，進而提出有效的解決之策。

關鍵詞：老年大學;學籍檔案管理;問題及對策研究

老年大學的學籍檔案管理工作主要就包括對老年學員基本資料和信息的收集與整理，對老年學員在校期間參與的各類活動以及獲得各類榮譽、老年學員所選擇的學習科目和考核成績等相關內容進行詳細和準確的記錄，從而生成學籍檔案。這些檔案信息和資料能夠真實的反應老年大學各類教學活動和老年學員的參與和學習情況，不僅能夠為老年大學下一步的教學工作提供基礎依據，還體現了老年大學內部管理的正規化和專業化，體現了對學員的尊重，有利于老年大學教學效率和管理水平的提升。

1 老年大學強化學籍檔案管理的重要性

1）完善老年大學的教務管理制度。老年大學強化對學籍檔案的管理有利于不斷的完善老年大學的教務管理制度。老年大學在進行組織管理的過程中，會涉及到各種各樣的教務管理工作，主要就包括學校管理規章制度的設定、檔案管理以及后勤保障等，檔案管理作為教務管理的主要內容，需要從各類檔案信息資料的收集、整理、分類、更新補充、查哥等各個方面予以規范，從而提高老年大學學籍檔案管理水平，使得老年大學的教務管理更為規范化和科學化。

2）為老年大學的教學計劃與課程設置提供依據。老年大學學籍檔案管理工作的有效開展還能夠為老年大學教學計劃的制定和課程的設置提供最為基礎的依據。首先通過對老年人年齡、興趣愛好以及過往工作經驗等基本資料的收集和整理，我們可以根據老年人的不同特點來優化學校的課程設置，給老年人提供更加豐富多樣的選擇，真正的滿足老年人的興趣愛好需求。其次，檔案管理工作還要重視對老年人在校期間各類學習成績和所獲得的榮譽進行詳細的記錄并錄入檔案，將其作為評選年度優秀學員的重要依據，不僅能夠提高老年人學習的熱情和積極性，還能夠充分的挖掘老年人的潛力和優勢，讓老年人真正的學有所長，按其特點實行分類教學，完善教學計劃，實現終身發展。

2 老年大學學籍檔案管理中存在的問題分析

1）對學籍檔案管理工作的認識不足。當前老年大學的學籍檔案管理工作存在著一定的問題和不足，首先就表現在老年大學普遍的缺乏對學習檔案管理工作的重要性認知。造成這種問題的主要原因就在于，老年大學同正規的學校教育不同，其所實施教育的對象是沒有就業和升學需求的老年人，這就導致了許多老年大學忽視了學籍檔案管理工作，沒有建立起完善的學籍檔案管理制度，在管理人員配置和機構設置上存在一定的欠缺，使得學籍檔案信息資料不全，不利于老年大學管理水平的提高。

2）學籍檔案管理工作的方式方法落后。老年大學的學籍檔案管理工作還存在著方式方法落后的問題。許多老年大學在進行學籍檔案管理時仍然采用傳統的管理方法，更多的依靠紙質檔案來進行檔案資料的整理與保存，學籍檔案管理的信息化建設水平不高。這部分紙質檔案在整理保存和查詢方面存在著諸多的不便，不僅會降低檔案資料的利用率，還會增加學校檔案管理工作的成本。另外還有一部分老年大學在進行檔案信息管理時，會利用到計算機等設備進行檔案資料信息的錄入，改良了基本的操作方式，但是由于缺乏相對完善的信息管理系統，后續的信息收集和檔案更正補充存在一定的滯后性，學校各部門之間缺乏配合與聯系，從而影響了學習檔案管理工作的效率。

3）學籍檔案管理人員的綜合素質不高。目前老年大學學籍檔案管理工作還存在著檔案管理人員綜合素質不高的問題。由于缺乏對檔案管理工作的認識，相應的人員配置也存在著一定的不合理現象，從事檔案管理工作的教務人員缺乏責任意識和工作積極性，沒有及時的對檔案信息資料進行整理和補充，影響了學員學籍檔案的真實性和準確性。

3 老年大學學籍檔案管理的優化措施研究

1）構建完善的學籍檔案管理制度。老年大學要切實的提高學籍檔案管理水平，就必須要構建相對完善的學籍檔案管理制度，加強對學籍檔案管理工作重要性的認識。首先，老年大學必須要成立專門的檔案管理部門，對相關學籍檔案管理標準和流程進行明確，從老年學員入學到學期結束進行全流程的學籍檔案資料信息收集和整理，確保學籍檔案按照真實性和完整性。其次，老年大學的學籍檔案管理工作應當更加具備開放性，也就是說學籍檔案管理要更多的有老年學員的參與，因為在老年學員之中不乏一些事業單位和企業的離退休干部，他們有著比較豐富的管理經驗和能力，可以對學籍檔案管理工作提供一定的指導和幫助，能夠不斷的優化老年大學學籍檔案管理工作方式，使老年大學的學籍檔案管理不斷朝著專業化、規范化的方向發展。

2）創新學籍檔案管理方法。老年大學學籍檔案管理工作還必須要實現管理方式方法的創新，也就是說要不斷的提高學籍檔案管理信息化水平。首先，老年大學必須要突破傳統的檔案管理工作模式，將紙質檔案管理升級成為電子檔案管理，簡化檔案管理工作流程，提高檔案管理工作效率。通過利用一定的電子設備對紙質檔案進行數字化處理，生成電子檔案進行備份和保存，不僅方便了對檔案信息的檢索與查詢，同時還能夠利用信息系統直接對檔案信息進行修改和補充。其次，老年大學在進行學籍檔案管理工作時還需要不斷的完善檔案信息管理系統，對內部學員和工作人員開放，同時設定相應的權限，讓學員夠實現快速精準的查詢，工作人員則能夠實現對檔案資料的收集、整理與更正，同時老年大學各部門都可以利用信息管理系統及時的上傳各類教學與活動信息，確保了檔案管理信息資料的全面性。

3）提高檔案管理人員的專業能力和綜合素質。老年大學在進行學習檔案管理工作的過程中，還需要不斷的提高檔案管理人員的專業能力和綜合素質。老年大學必須要對檔案管理工作人員的能力進行相應的考核，不斷的強化工作人員有關檔案管理的專業知識，同時還要提高檔案管理工作人員的計算機應用能力，更好的適應檔案管理信息化建設的需求，為檔案管理工作效率的提高奠定人員基礎。

4 結語

老年大學的學籍檔案管理工作是一項細致的管理工作，老年大學學籍檔案管理水平和效率的高低就反映出老年大學辦學的專業化程度，因此老年大學必須要重視學籍檔案管理工作，優化創新管理模式和方法，提高學籍檔案利用率。

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