信息時代提升檔案管理工作實效性的方法

任禾 欒天浩 孫祎龍 翟季

【摘要】本文就信息時代提升檔案管理工作實效性的問題進行研究，通過研究目前檔案管理工作中存在的問題，從而提出相關解決措施，以期能提升檔案管理工作的實效性，促進我國檔案管理工作水平穩步提升。

【關鍵詞】信息時代;檔案管理工作;實效性;問題與措施

檔案是體現歷史及其發展歷程的重要見證。檔案具有特殊功能，是無形資產，是無價之寶，為此，檔案管理工作是功在當代、利在千秋的重要事業。檔案管理工作對一個單位的發展有著重要的作用，隨著現代科學技術的發展，信息化技術逐步運用到檔案管理工作中，目前檔案管理工作涉及內容更加廣泛，如電子文檔、音頻文件、視頻文件等，傳統的檔案管理模式以及方式方法已經無法適應現代檔案管理發展需求，在日常工作管理中存在較多的問題，因此，要積極面對這些問題，利用科學的原則和方法管理檔案，有效提升檔案管理的實效性，從而提升檔案管理工作水平，為本單位、本行業各項事業發展提供服務支撐。

一、信息時代的檔案管理

檔案管理承擔本單位歷史館藏、現階段文書、科研（其他）活動記錄的收集、整理、鑒定、保存、統計、檢索、利用、編研等。在傳統的檔案管理工作中，檔案的收集、整理以及歸檔等都需要人工完成，不可避免的會造成一些問題的存在。面對新時代信息技術的發展，檔案管理工作人員要對信息技術有全面的認識，并充分利用信息技術的先進性與便捷性，促進檔案管理事業的不斷進步。

信息化技術在檔案管理工作中應用勢在必行且具有顯著的優勢：第一，促進檔案管理更加規范化發展。將信息化技術有效融入日常管理工作中，不僅可以促進本部門加強管理制度與機制的完善，還符合國家檔案管理相關法規、標準的導向。第二，有效提升檔案管理工作效率。信息化技術在檔案管理中的應用，有效改變了傳統檔案管理工作中效率低下、資源浪費的情況，可以大量減少后期工作的投入，有效提升了工作效率與質量，對于現代檔案管理發展有著重要的推動作用。第三，信息化技術的融入，有效簡化了檔案管理工作流程，使檔案管理工作更加便捷有效，為閱讀者提供優質的服務，極大提高檔案管理工作的準確性與工作效率，對于現代經濟建設與事業的發展進步有著重要的作用與意義。

二、信息時代檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理的標準化與規范化存在困難。檔案管理工作對于標準化與規范化有著嚴格的要求。但是，就目前檔案管理工作而言，由于受傳統工作思維影響，在檔案管理過程中缺乏嚴格的規范與標準，主要體現為：國家檔案局對各項檔案信息化工作的要求、標準仍在不斷制訂、完善中，具體工作缺乏系統性的參照依據。需要的相關技術、硬件條件在大多數基層單位的檔案管理部門仍不具備。在后續工作中，無法有效進行統一標準管理，服務能力較差且共享性較差，這是阻礙現代檔案管理工作發展進步的重要因素之一。

（二）相關從業人員綜合素質有待提升。信息時代對于現代檔案管理工作提出了新的要求與挑戰，要求具有較高綜合素質的管理人員對檔案進行全面信息化管理。但是，受傳統思維影響，對于檔案管理工作沒有足夠的重視，特別是企事業單位，檔案管理人員大部分不是專業出身或未經過體統的專業培訓，缺乏專業管理能力與素質，雖然部分人員經過多年的檔案管理工作，具備了一定的管理能力。但是對于信息化技術認識不足，應用能力較差，這些因素都導致檔案管理工作的實效性得不到提升，阻礙檔案管理工作的發展與服務質量的提升。

三、信息時代提升檔案管理工作實效性的方法

（一）提升檔案管理的意識。只有具備良好的工作管理意識，才能有效提升工作效率與質量。所以，信息時代，提升檔案管理工作實效性就必須提升檔案管理意識。首先，管理者與決策者要轉變傳統思維，對檔案管理工作有全新的認識，認識到檔案管理工作的真正價值，重視檔案管理工作。其次，注重提升檔案管理人員的管理意識，只有工作人員通過實踐工作，不斷總結與反思，才能有效提升信息化服務水平，提升檔案管理工作的實效性，促進本部門的發展與進步。

（二）創新管理工作模式。 信息時代，檔案管理工作要擯棄傳統的工作思維與工作模式，運用現代信息化技術有效創新管理工作模式，提升檔案管理工作的效率與實效性。可以從以下幾個方面進行創新：第一，根據現代檔案管理工作要求結合實際工作，不斷完善檔案管理制度，以此來約束從業人員的行為規范，同時，還要建立相應的工作激勵機制，有效激發從業人員的工作積極性，促進其更好地參與到工作中。第二，加強檔案管理工作的信息化建設。要積極面對信息時代發展理念，摒棄傳統的管理模式，將信息化技術有效運用到管理工作中，建立與完善檔案管理信息平臺，實現信息化全面管理。第三，相關工作人員要注重自身能力的提升，通過不斷的學習提升自身工作能力與服務水平。尤其是企事業單位，要把檔案管理工作提到議事日程上來，重視檔案管理工作，注重檔案管理人員專業技能與信息化技術的培訓工作，通過建立有效的培訓體系，逐步提升工作人員的綜合素質，更好地完成檔案管理工作。第四，檔案管理人員要創新工作思維，通過實踐探索，逐步建立符合實際的信息化管理模式，從而有效提升檔案管理工作的實效性。

（三）信息時代有效完善檔案管理工作制度。檔案管理工作涉及內容較廣，管理工作較為全面，服務性較強，在信息時代背景下，需要建立完善的檔案管理工作制度，才能有效保證檔案管理工作科學有效地開展。同時，檔案管理工作還是一項動態的工作過程，在工作管理過程中需要及時對信息資源進行登記與檢查，如果出現信息變動，還需要及時進行更新補充，從而有效保證檔案信息資源的完整性與準確性。此外，完善的檔案管理工作制度不僅可以有效規范管理人員的工作與行為，使檔案管理工作人員在日常工作中可以參照制度更好地完成工作，保證了檔案管理的完整性與連續性，避免在工作中出現重大失誤，同時，有效完善的檔案管理工作制度還是一種重要的監督機制，有效監督檔案管理工作，不僅可以提升檔案管理實效性，還可以提升工作人員的服務意識，促進各項事業有序發展。

（四）注重檔案管理人員的安全意識培養。檔案是國家的寶貴財富，各門類檔案分為不同的密級，為此，檔案管理工作具有較強的保密性，檔案信息的安全對國家、地方、單位有著重要意義。在檔案管理信息化建設中，由于信息技術的開放性與共享性，雖然有效提升了檔案管理的時效性與管理水平，同時也面臨著網絡的惡意攻擊，對檔案管理的安全性造成嚴重影響。因此，在進行檔案信息化建設的同時要加強檔案管理人員的安全意識教育，防止在檔案收集、整理、歸檔與使用等過程中，造成檔案信息的泄露，給國家、地方、單位帶來嚴重的安全隱患。這也是提升檔案管理工作實效性的一項重要因素，需要管理者高度重視，定期對管理人員開展安全意識培訓工作，提升檔案管理的安全性。

四、結束語

綜上所述，檔案管理對于一個單位的發展與進步有著重要的影響，基于信息時代，管理者要對信息化技術有全面的認識，提升檔案管理意識，有效將信息技術融入檔案管理工作中，創新管理模式，提升管理人員綜合素質與安全意識，從而促進信息化檔案管理工作的全面開展與發展，有效提升工作效率、實效性以及工作質量，更好地為各項事業的發展提供高效的服務。

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