淺談機關事業單位檔案管理問題與策略

侯愛忠

【摘要】近年來，我國經濟與科技不斷發展，這期間出現了一些遺留問題沒有得到解決，檔案管理工作也重新面臨著新的困難與考驗，如何將過去的傳統檔案管理模式打破，發展信息化檔案管理，是目前的重要課題，值得研究探索。從事機關單位綜合檔案管理工作的人員都清楚，檔案工作雖然繁瑣復雜，但卻不可替代。筆者就檔案管理現狀與未來發展方向進行闡述，分析目前存在的幾個主要問題，并提出了幾點解決方案，供同業人士參考借鑒。

【關鍵詞】機關事業單位;綜合檔案管理;問題與策略

從概念上分析，機關事業單位的檔案工作，主要包含了單位用于服務的一系列文件與資料素材，也是單位歷年來積累形成的各種資源與文件，其中比較多的主要是經營檔案與人力資源檔案。隨著大環境的沖擊與影響，事業單位的檔案管理工作須進一步創新與完善，新的管理體系也需要全面開展與提升，在加強檔案管理工作的同時，也要創新管理體系，完善新的管理體系，對一些未曾出現的困難與挑戰防患于未然，這對檔案管理工作的快速發展有著承上啟下的作用。

一、目前機關事業單位檔案管理工作的局勢

綜合檔案包含的范圍比較廣泛，因此這份工作也是非常瑣碎與復雜的，當然，它在單位中的地位舉足輕重，是經濟發展與社會發展的重要基石，當前在綜合檔案管理工作的過程中仍然存著一些問題，筆者將其分為以下幾點：

（一）我國很多機關事業單位在實際的管理過程中，并沒有規范與統一的要求限制。通常會在遇到的實際問題與困難時再因地制宜，這其中，有一小部分單位在管理中沒有制定嚴謹的管理制度，目標不明確，思路不清晰，這也就嚴重影響到了檔案管理工作的發展與創新，許多瑣碎問題層出不窮，使管理人員應接不暇，這個問題目前值得高度重視并及時處理。

（二）目前來看，很多機關事業單位在檔案管理工作中的方式過于陳舊。沒有隨著社會的發展推陳出新，信息化技術也沒有得到合理的運用與推廣，在一定程度上導致了工作中出現疏漏、偏差、遺失或不規范等等一系列的問題，這不但對檔案工作的進展造成困擾，還會影響到機關事業單位的社會形象。

（三）有的事業單位檔案管理目標不夠明確，因此導致事業單位的檔案管理工作受到影響。目標不明確也是檔案管理工作的重要問題，作為機關事業單位的檔案管理部門，首先應制定一個明確規范的目標，管理人員也要理解這項工作的責任與意義，當前是信息化的新時代，檔案管理工作更應該注重創新理念，而不是一味墨守成規，不思進取。

（四）一些事業單位對檔案管理部門的重視度遠遠不夠，因此產生了一系列的連鎖反應。在人員調配的時候沒有注重專業性與綜合素養，從而導致了檔案管理人員缺乏專業知識，長此以往，也就產生了檔案管理工作效率過低，程度混亂不清的負面影響，更甚者，會出現癱瘓的狀態，這個問題應高度警覺。

二、機關事業單位檔案管理工作的幾點策略

（一）加強事業單位檔案管理信息化水平。當今是信息大爆炸的時代，信息化技術也被應用到了各行各業中，因此，在檔案管理工作的過程中，要重視信息化技術的融入，并加強工作人員對信息化技術的認知與熟練掌握，方便在檔案管理工作中充分運用信息化技術，不但可以提高工作效率，還可以減少工作中的錯誤率與疏漏現象。具體可以體現在管理人員充分利用電腦開展工作，檔案內部可以得到及時的更新，將檔案管理整理成電子數據，改善之前的舊模式，并做到縮減檔案管理工作的保存空間與成本。

（二）加強檔案管理工作的創新思維。機關事業單位的領導者應高度重視檔案工作，這也是比較關鍵的一個因素，領導們的重視會直接影響到工作人員的積極性與熱情，反之，則會導致工作人員對其失去興趣與激情，從而影響到檔案管理工作的進展。

（三）加強對檔案管理工作人員的綜合培訓。以上講到，一些機關單位的檔案管理工作人員綜合素養偏低，對單位的發展造成了阻礙，所以，事業單位若想加強管理工作的效率，就要定期對工作人員進行專業培訓與教育：一方面加強提升其專業技能，另一方面，對職業素質進行培訓，綜合提升道德素養。

三、結束語

通過以上分析論述可知，綜合檔案管理工作在事業單位中有著非常重要的意義，通過分析得知，目前檔案管理工作中存在著諸多的問題并未得到解決，作為檔案管理工作人員，我們必須加強完善檔案管理工作的體系與制度，不斷探索與實踐，打破之前的傳統管理模式，合理利用信息化管理模式，進一步提升管理水平與效率，當前這項工作無疑是繁瑣復雜的綜合性工作，工作人員不但具備過硬的專業知識，還要有足夠的耐心與服務熱情去面對未知的諸多問題，為提升檔案工作打好基礎，為實現信息化檔案管理工作模式做出努力。

【參考文獻】

[1]李琳.淺談機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策[J].辦公室業務，2016（13）.

[2]王晶.淺析事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].科技經濟導刊，2016（04）.