建立企業檔案管理新模式的思路研究

阿金秀

摘 要：由于社會經濟的持續發展，企業不斷對內部管理系統進行完善，企業開始認識到檔案管理工作的重要性，越來越重視檔案管理工作。隨著企業管理制度的不斷變化，以前的檔案管理模式已經無法滿足現階段企業的發展需求。目前，企業在檔案管理方面，對內部檔案通過信息化的管理方式，以達到企業發展規劃的實際需求。因此，文章重點對企業在檔案管理方面存在的問題進行了分析，并提出了完善檔案管理的措施，希望以此可以提升企業檔案管理效果。

關鍵詞：企業;檔案管理;新模式;思路;研究

1 檔案管理在現代企業管理中的作用

1.1 為企業的可持續發展奠定基礎

企業檔案是對企業發展整個過程的敘述，是企業發展重要的見證。通過對企業檔案進行整理分析，可以讓企業更加深刻的了解企業的發展現狀，掌握企業的各項技術以及管理等各個方面，為企業后期的發展提供相應的參考，為企業的可持續發展奠定基礎。

1.2 是提高企業檔案信息的重要方式

企業可以通過檔案信息來記錄企業的重要事項，如專利、版權等。這些資源關系著企業的發展和競爭力。雖然每項專利和版權都有時間限制，但在專利保護期內，企業可以對外部授權，來促進自身的經濟效益。因此，企業必須認識到提高檔案管理的重要性，采用有效的方式來保護檔案中的重要資源，實現對檔案的科學使用，提高企業的經濟效益。同時，加大對檔案的保護和管理，為企業后期在技術的創新上提供支持，從而促進企業的可持續發展。

1.3 是推動企業科技創新的動力

企業的檔案中存有許多價值較高的信息。檔案對企業的技術創新和具備核心競爭力的內容有著詳細的記錄，是員工多年努力的結果。通過對企業的原始檔案進行分析挖掘，可以為企業的發展提供更好的服務。尤其是企業的原始技術資源，它可以給技術部門提供基礎的參考知識，使技術人員更好的完成對技術的創新，為技術人員提供符合實際情況的發展思路。此外，檔案管理還有助于激發技術人員的潛力和創新能力，使他們充分利用檔案中的信息，完成對技術的探索和學習，在工作中具備克服困難的能力。

1.4 是提高企業經濟效益的重要手段

檔案是一種可以重復利用的資源，它可以為企業節省大量的人力物力，最大限度的減少企業的生產成本。檔案重復利用主要是在新的設計中反復利用現有圖紙和材料，以提升檔案重復使用率。重復使用檔案可以提高企業的經濟效率，減少各種材料的耗費，而且可以讓企業在市場中贏得更多的時間，抓住機遇，實現自身經濟效率的增長。

2 企業檔案管理中的存在的問題

2.1 檔案管理模式單一

目前，大部分企業仍采用單一的方式來管理企業檔案，通過集中管理的方式來對檔案進行管理。由于現階段社會經濟的不斷發展，以前集中管理檔案的方式早已跟不上企業發展的步伐，無法滿足企業的實際需求，如果依舊使用老式的管理方式，將直接限制企業的發展。有些企業可能有很多的業務領域，或者存在跨區域經營，如果企業此時依舊利用老式的檔案管理方式，對檔案進行管理，就會導致企業檔案混亂，還直接加大了檔案管理者的工作，而且檔案管理人員在工作中還極易出現失誤。因此，企業必須根據實際情況，對現有檔案的管理方式進行不斷優化，研究出適合企業發展的檔案管理方式。

2.2 缺乏對檔案管理工作的重視

目前，大多數的企業檔案管理方法缺乏嚴謹和系統性。主要體現在以下幾個方面：1）檔案管理的重要性無法得到很好的認識，覺得企業的發展和檔案管理沒有關系，導致檔案管理模式不夠科學。2）對檔案管理工作投入的時間和精力不足，部分企業甚至“外包”檔案管理工作，造成企業的管理效率過低，使企業在檔案管理方面非常被動，無法在當前的市場競爭中取得較好的成績。

2.3 檔案管理方式落后

現階段，只有部分效益較好的企業比較重視檔案管理工作。由于檔案管理起來比較復雜，需要投入大量的精力和資金，通常，效益較好的企業，在檔案管理方面都有相應的預算，并將成本保持在最低限度，從而增加企業的利潤率。此外，這些企業在檔案管理方面都是利用的數字管理方式，讓原本復雜的工作簡單化。但是，絕大多數的企業依舊沒有意識到檔案管理的作用，沒有給檔案管理者提供提升管理水平的機會，在管理中仍采用傳統的方式，導致企業在市場競爭中沒有任何優勢。

3 建立企業檔案管理的新思路

3.1 檔案管理方式要符合市場需求

企業希望取得更好的發展，必須按照市場變化而不斷優化內部體系，只有適應市場需求，企業才能取得更進一步的發展。檔案管理工作亦是如此，只有順應市場需求，才能為企業奠定取勝的基礎。因此，企業在檔案管理方面，必須與市場需求保持一致。在企業的發展中，檔案管理可以為自身的發展指引方向。因此，必須根據市場需要，做好企業信息的存檔和開發，不斷對檔案管理方式進行優化創新，從而確保檔案可以給企業后期的可持續發展提供更好的支持。

3.2 專業化檔案管理

要想使檔案管理更趨專業化，可以從以下方面做起：1）必須根據政府部門的要求，做好檔案管理工作，全面接受政府的監督和指導，但要減少政府對企業管理的過多干涉;2）接受社會各界的監督和指導，讓企業的檔案管理與社會發展需要一致。從日后的發展趨勢可以看出，企業自行對檔案管理已經是必然趨勢，單單靠政府部門的管理已經跟不上社會發展的步伐。因此，企業一定要在檔案管理方面加大力度，積極對檔案管理方式進行創新，從而以專業化的方式對企業檔案進行管理。

3.3 在檔案管理中，加大對信息化技術的使用

企業在檔案管理工作中，可以加大對信息集成技術的使用，讓檔案管理工作更加簡單化，此方式也是管理檔案的有效方式。企業可以通過構建信息管理部門，從而給檔案管理提供更好的支持，這樣做，可以完成對檔案信息的收集和處理，并且可以有助于對企業發展信息進行及時分析。此外，還可以通過信息集成技術完成對檔案動態狀態的監控，更好的對檔案中的信息進行協調。通過使用計算機技術以圖片或視頻的方式將檔案錄入系統，讓相關人員可以更直觀的完成對檔案信息的提取，從而切實提升企業檔案管理的效率。

3.4 加大對檔案管理人員能力和素質的培訓

企業在招聘檔案管理人員時，1）應制定嚴格的招聘標準，對應聘人員的工作能力和素質進行綜合考量，選擇各方面都比較突出的專業人才。2）為使現有檔案管理人員的素質和能力得到提升，企業可以通過定期組織培訓的方式，給員工普及檔案管理方面的專業知識、法律知識和相關制度等，確保每個員工都具備較高的管理能力和工作熱情，從而使檔案管理的效率得以提升。3）構建檔案管理制度，對現有的檔案管理制度進行不斷改進優化，從而提高企業檔案管理的質量和效率。

4 結束語

總之，當前的企業在檔案管理方面還存在許多不足，因此，企業必須加大對檔案管理工作的力度，提高相關管理者的素質和管理能力，不斷對檔案管理制度進行完善，構建科學系統的管理制度，將信息技術的優勢充分發揮出來，以提升企業檔案管理水平，促進企業取得更好的發展。

參考文獻

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