水利工程檔案收集和管理問題分析

朱笑

摘 要：水利工程檔案是指水利工程建設和管理過程中形成的各種形式載體的記錄。它是工程建設者工作成果和歷史成就的真實的體現，在一定程度上可以反映工程建設者的功績，是水利工程建設的重要部分，對工程的建設管理、運行維護起著重要的作用。規范、科學、系統地管理水利工程檔案，以文字、圖像、音頻、影像等形式對水利工程建設過程中形成的資料進行規范地整理和科學地歸檔，為水利工程建設和管理提供了真實而豐富的信息資源。

關鍵詞：水利工程;檔案管理;探析

水利工程檔案對于水利工程建設來說是比較重要的，會涉及到工程的立項、設計、施工以及竣工驗收等內容。在進行工程管理和維護工作的時候，需要嚴格地參考相關的工程檔案來開展。不過在進行水利工程檔案管理工作的時候，還是會出現較多的問題，如此就需要深入地進行分析，提出相應的解決措施來進行應對。

1 水利工程檔案特點

1.1 檔案資料內容廣泛，數量多，數據全面

水利工程是涉及多個專業、學科的系統工程。在工程建設的過程中，會形成各種資料，例如，項目建設過程各階段形成的設計文件、招標文件、投標文件、合同文件、相關評定材料、施工照片、施工圖等，監理單位的往來文件、檢查表、報告、音像文件等。購買和安裝工程設備的材料包括工廠資質證書、規格證明、鑒定證書等，竣工材料包括施工各方的報告、驗收鑒定證書等。這些資料內容能夠充分反映水利工程建設各個階段的實際情況，它是水利工程建設過程中的重要記錄，在水利工程的評價和驗收中發揮著重要作用。

1.2 檔案形成的時間長

水利工程項目一般規模大，投資多，技術復雜，工期較長。由于資金的控制以及技術、施工條件等因素問題，經常出現跨年度實施的情況，這種跨年度的設計周期使得檔案形成時間拉長。

1.3 水利工程檔案的復雜性和可變性

水利工程的組成設計、各單項工程結構功能的復雜性使得水利工程檔案的組成具有復雜性特征。可變性指的是水利工程涉及到社會的各個方面，從設計的初期階段，設計工作會由于投資情況、規劃方向、拆遷征地、群眾利益等因素的影響而有所改變，有時項目已經啟動，由于諸多新的現實情況，設計圖紙也會進行變更。以浙江省金華市九峰水庫工程為例， 2000年1月原金華縣水電局九峰水庫領導小組辦公室委托浙江省水利水電勘測設計院于2001年1月編制完成了《金華市九峰水庫可行性研究報告》。同年初金華市行政區劃調整后，九峰水庫籌建工作劃歸金華市水利局具體實施，為了適應社會經濟的健康可持續發展，金華市政府要求調整九峰水庫建設任務和規模，浙江省水利水電勘測設計院根據金華市政府要求對可行性研究進行修改重編，于2002年4月重新完成了《金華市九峰水庫可行性研究報告》。九峰水庫工程原概算總投資42600萬元，隨著建設周期內物價和人工費用不斷上漲、政策處理費用增加幅度較大，金華市九峰水庫工程概算由原42600萬元調整為83232萬元。九峰水庫工程因地質情況、施工現場條件等原因先后經過防浪墻垂直縫間距調整、下游護坡結構變更等六次工程重大設計變更。這些因素造成水利工程檔案資料的復雜與多變，增加了檔案資料的收集管理的工作量。

2 當前水利工程檔案收集和管理存在的問題

2.1 檔案資料管理制度不健全

由于資金限制、辦公條件的影響，有些工程參建單位還沒有健全檔案管理的規章制度;有些單位雖然建立了相關規章制度，在實際工作中卻不能嚴格按章辦事。同時不少檔案室缺乏行之有效的工作檢驗標準，沒有嚴格合理的考核辦法，導致檔案資料不規范、不完整、不準確等，為工程檔案管理工作造成很大困難。

2.2 建設期檔案收集管理未做好實時跟蹤，同步收集，檔案保管條件差

工程建設期間，各參建單位檔案資料不能根據階段要求同步進行收集管理，檔案資料保管條件簡陋，檔案室存檔設備、空調設備、干燥設備等配置不全，不能對室內環境指標進行有效控制，這樣長期對檔案管理不夠重視，造成檔案的損毀、散失。

2.3 檔案管理人員業務素質有待提高

檔案工作專業性要求高，不少參建單位檔案管理人員存在水利工程檔案業務及管理經驗不足的問題，對水利工程建設前期、施工、竣工等，檔案工作在不同階段的完成標準缺乏系統的認識;一部分檔案管理人員不具備充足的管理經驗，沒有充分掌握資料是否完整，對于資料的接收過于被動。進而造成檔案收集管理工作缺乏有效的控制和安排，把關不嚴，出現整理不符合標準等現象。

3 新形勢下創新水利工程檔案管理的措施

3.1 改進水利工程檔案管理措施

在進行水利工程檔案管理工作的時候，還是存在較多的問題，對有關部門來說需要積極改進檔案管理制度，增強法制化建設。水利工程建設單位需要掌握國家的相關法律規定，把這些內容當做基礎來進行工程檔案管理工作。在進行管理工作的時候，需要嚴格地參考相關規定來開展。

3.2 堅持統一領導與分級管理原則

統一領導的含義就是在進行水利工程檔案管理工作的時候，需要保持一把手參與的責任制度，各個單位都需要參加到這個工作中，如此可以更好地掌握各級的責任。分級管理的含義指的是水利工程參建單位內部選擇的檔案管理方法，這個方法比較重視參建單位內部的檔案管理部門和有關工作人員的責任。要劃分好各部門之間的任務，確保各部門能夠對檔案工作保持良好的工作狀態。

3.3 加強水利工程檔案收集整理的管理

首先對于檔案管理部門以及水利工程建設部門來說，需要及時宣傳檔案收集整理工作的重要性，確保這些人員能夠更加積極地參加各種工作。其次水利工程檔案管理部門需要掌握有關人員的工作責任，細化工作內容，確保各個人員都可以掌握檔案的歸檔范圍和分類措施，針對自己負責的檔案嚴格地分類管理，確保各項資料可以更加方便利用。最后就是水利工程檔案管理人員需要及時掌握在這個時期存在的不足之處，提出合理的應對措施，檔案管理工作也可以得到更加可靠的保障。

3.4 完善檔案管理硬件設備

規范檔案管理，制定管理標準。為確保檔案保存完好，檔案室需要配備防蟲、防鼠物品，設置防曬及防火設施。除此之外，檔案室必須配置良好通風和溫濕度控制設備，保持通風、溫濕度等各項指標都要達到規范的要求。檔案管理人員定期對各項管理硬件設施進行檢查養護，實時關注溫濕度等環境指標變化，發現設備運行異常、故障，及時聯系設備廠家處理解決，確保檔案資料不受環境因素侵蝕、破損。

4 結語

水利工程檔案收集和管理工作是一項系統的基礎工作，作為工程建設的依據和真實記錄，檔案的收集管理質量對整個工程的進度質量起著重要作用。提高檔案管理水平，完善檔案管理體制，做好檔案的收集管理工作，確保水利工程檔案資料更加科學、合理、規范，對當前水利工程建設至關重要。

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