下崗職工檔案管理的社會(huì)化

尹佳力

摘 要：社會(huì)信息系統(tǒng)的基石就是檔案管理，其為企業(yè)單位的生產(chǎn)活動(dòng)提供了根據(jù)，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有重要的意義。下崗職工檔案管理工作是檔案管理的重要內(nèi)容，關(guān)系到下崗職工個(gè)人的切身利益和社會(huì)的穩(wěn)定。因此，必須要認(rèn)識(shí)到這一檔案管理工作的重要性，推動(dòng)其社會(huì)化，優(yōu)化下崗職工檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：下崗職工;檔案管理;社會(huì)化

個(gè)人職業(yè)生涯總體情況的總結(jié)與記錄就是檔案，所以其有重要的社會(huì)價(jià)值。其中的一個(gè)重要工作環(huán)節(jié)就是下崗職工的檔案管理，雖然現(xiàn)階段下崗職工有所減少，但是下崗人員仍然很多，必須要做好下崗職工的檔案管理工作。這是進(jìn)行下崗職工管理的重要依據(jù)，可以有效改變下崗職工的現(xiàn)狀，解決下崗職工管理面臨的問(wèn)題，推動(dòng)下崗職工再就業(yè)。

1 下崗職工檔案管理的重要作用

目前我國(guó)很多企業(yè)內(nèi)部都進(jìn)行了整治，這是為了有效減少支出成本，符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)改革的新趨勢(shì)，所以失業(yè)現(xiàn)象比較普遍，這就需要政府做好下崗人員的二次就業(yè)工作，保障其生活來(lái)源。現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)就業(yè)同再就業(yè)共存，我國(guó)政府非常重視下崗失業(yè)人員的再就業(yè)問(wèn)題。但是下崗職工再就業(yè)時(shí)有很多困難，這是因?yàn)楦餍袠I(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)力增大，高科技機(jī)器設(shè)備不斷更新，其工作模式富含科技因素，所以必須要重視下崗人員的個(gè)人檔案管理服務(wù)，這可以很大程度上幫助失業(yè)人員進(jìn)行再就業(yè)，社會(huì)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定度得到了維護(hù)[1]。目前我國(guó)政府要對(duì)檔案管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行改善，下崗職工的二次就業(yè)離不開(kāi)合理化的檔案管理，這樣檔案管理的社會(huì)價(jià)值才可以發(fā)揮出來(lái)。

2 下崗職工檔案管理中的主要問(wèn)題

1）檔案管理不規(guī)范。目前專門的檔案管理部門和人才在很多企業(yè)和用人單位中都沒(méi)有設(shè)立，所以檔案管理工作混亂，使得檔案出現(xiàn)不完整、缺失的情況，難以避免其斷檔現(xiàn)象，這也造成了下崗職工檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題。而且下崗職工的流動(dòng)性非常強(qiáng)，這也使得其檔案流動(dòng)頻繁，更容易丟失檔案，增加了檔案管理工作的難度[2]。同時(shí)企業(yè)與檔案管理部門之間的信息溝通存在問(wèn)題，嚴(yán)重影響了信息交流傳遞。

2）不重視檔案管理。現(xiàn)在下崗職工的檔案管理普遍不受重視，這與體制、觀念等多種因素有關(guān)，而且投入的管理人力資金少，增加了企業(yè)的負(fù)擔(dān)。很多企業(yè)沒(méi)有完善的職工檔案制度，而且檔案材料不健全，不利于提高下崗職工的檔案管理水平。在破產(chǎn)兼并的企業(yè)中，因?yàn)轭l繁的管理調(diào)動(dòng)，所以經(jīng)常出現(xiàn)下崗職工檔案流失、檔案殘缺的情況，有些企業(yè)下崗職工檔案都是自己保存的[3]。這就不利于企業(yè)為下崗職工管理機(jī)構(gòu)提供檔案材料，下崗職工的現(xiàn)狀也得不到改善。

3）檔案管理職責(zé)交叉。以前是由多個(gè)部分進(jìn)行企業(yè)職工檔案管理的，但是隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)職工招聘的都是具有創(chuàng)新精神的人才，這也使得企業(yè)人事安排發(fā)生了改變。但是經(jīng)常出現(xiàn)下崗職工檔案管理不科學(xué)，下崗職工檔案沒(méi)有及時(shí)送到人事部進(jìn)行管理。比如現(xiàn)在下崗的原來(lái)職工人員檔案已經(jīng)被轉(zhuǎn)移到職工本人所在縣的職業(yè)介紹服務(wù)中心托管，但是該職工在尋找其他工作時(shí)其檔案還在原工作單位保存，這就影響了下崗職工的就業(yè)，因?yàn)闄n案管理問(wèn)題使得其不能及時(shí)上崗，與時(shí)代發(fā)展的管理方式不適應(yīng)。而且下崗職工的檔案管理會(huì)影響到其養(yǎng)老保險(xiǎn)問(wèn)題，不能接續(xù)養(yǎng)老保險(xiǎn)金，加重了其以后生活的負(fù)擔(dān)，這就需要改制企業(yè)重視下崗職工的檔案管理工作。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案管理人員因?yàn)槿狈I(yè)的管理知識(shí)，而且檔案管理部門的檔案管理分工不明確，使得檔案管理工作出現(xiàn)混亂。檔案管理工作人員的專業(yè)性技能低，檔案管理知識(shí)缺乏，所以對(duì)于檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)和存在的問(wèn)題就比較多，也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的不足，這就嚴(yán)重影響了下崗職工的再就業(yè)。

4）檔案管理效率不高。下崗職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理、退休手續(xù)辦理或享受其他的國(guó)家福利和待遇都依賴于其檔案，必須要出具相關(guān)證明手續(xù)才可以享受國(guó)家的許多補(bǔ)貼和優(yōu)惠政策，這些手續(xù)的缺失使得辦理其他事務(wù)更加麻煩，如果些信息缺失，是難以進(jìn)行補(bǔ)辦的，所以一旦對(duì)下崗職工個(gè)人信息統(tǒng)計(jì)、工作經(jīng)歷、工種變化等信息的記錄不足，就會(huì)影響其享受相應(yīng)的權(quán)利。通常事業(yè)機(jī)關(guān)單位都有檔案管理人員的專門設(shè)置，但是下崗職工的管理少，這不利于開(kāi)展管理工作。而且因?yàn)槿狈I(yè)的管理人員，使得下崗職工的檔案分類、整理和存檔都存在問(wèn)題。

3 下崗職工檔案管理的社會(huì)化

1）提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)下崗職工檔案管理工作日益重要，通過(guò)下崗職工的檔案管理工作，用人單位的人才選用有了參考的資料，國(guó)家民生政策的制定和落實(shí)也有了保障，推動(dòng)社會(huì)保障制度的建設(shè)和完善。因此，企業(yè)內(nèi)部必須要重視下崗職工的檔案管理工作，從思想上重視檔案管理，提高其對(duì)下崗職工檔案管理工作的責(zé)任感[4]。同時(shí)檔案管理人員要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)法律和規(guī)定的要求進(jìn)行檔案管理制度的健全，通過(guò)對(duì)檔案管理職責(zé)的明確來(lái)提高下崗職工檔案管理工作的精細(xì)化與嚴(yán)謹(jǐn)化。在下崗職工檔案收集工作中，要從思想上重視檔案收集工作，充分發(fā)揮其內(nèi)外監(jiān)督的作用，防止檔案收集工作中出現(xiàn)差錯(cuò)。在進(jìn)行下崗職工的檔案管理工作時(shí)，要加強(qiáng)與當(dāng)?shù)鼐蜆I(yè)服務(wù)部門的聯(lián)系與溝通，防止下崗職工檔案移交工作出現(xiàn)差錯(cuò)，這樣就業(yè)部門就可以在第一時(shí)間接收下崗職工的檔案，并進(jìn)行保管，優(yōu)化檔案的管理與利用。

2）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。下崗職工檔案管理也要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立高效的下崗職工檔案管理流程。因此，各地的就業(yè)服務(wù)部門要加快符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房建立，積極添置相關(guān)的管理用具來(lái)保證下崗職工信息資料的完整性。同時(shí)也要不斷增加檔案保存的年限，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮有關(guān)這一信息資源的作用，實(shí)現(xiàn)人工與計(jì)算機(jī)工作的統(tǒng)一，通過(guò)建立高效的檔案管理流程來(lái)提高檔案管理工作的效率[5]。

3）規(guī)范下崗職工檔案管理。企業(yè)檔案管理工作人員必須要具備責(zé)任感，認(rèn)真負(fù)責(zé)每一份下崗職工的檔案，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行下崗職工檔案管理，統(tǒng)一輸入真實(shí)的用人信息，使用人信息一目了然，便于操作，建立真實(shí)有效的下崗職工檔案，使得下崗職工的管理更加規(guī)范化。而且下崗職工信息要根據(jù)工作程序和規(guī)章制度進(jìn)行，輸入輸出管理必須要實(shí)事求是，真實(shí)可靠，可以深刻的了解把握檔案資料，并運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行指導(dǎo)和介紹，有效地對(duì)接求職者和用人方。這樣才可以真正提高就業(yè)率，社會(huì)效率大大提高，優(yōu)化人力資源的配置。

4 結(jié)語(yǔ)

下崗職工再就業(yè)管理中的一個(gè)重要部分就是檔案管理，這也是社會(huì)檔案管理的重要組成部分。在下崗職工的檔案中下崗職工的就業(yè)情況有詳細(xì)的記錄，企業(yè)可以根據(jù)這些檔案來(lái)快速了解下崗職工職業(yè)發(fā)展中的不足，在其采取的就業(yè)幫扶措施中才更具有針對(duì)性，有利于下崗職工的再就業(yè)，促進(jìn)社會(huì)秩序的穩(wěn)定。因此，企業(yè)檔案管理中必須要重視下崗職工的檔案管理工作，并結(jié)合現(xiàn)階段下崗職工檔案管理工作中的問(wèn)題和不足進(jìn)行探討，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并規(guī)范下崗職工檔案管理工作，為檔案管理部門提供真正有效的幫助和啟示。

參考文獻(xiàn)

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