湖北中煙工業檔案信息化建設紀實

杜欣 謝銘

【摘要】為適應新形勢下國家和社會對檔案業務工作的要求，同時為提高全公司檔案信息化管理水平，2018年根據湖北省檔案局《湖北省企業科技事業單位檔案工作目標管理考評辦法》的要求，中煙工業啟動新的檔案系統研制與檔案整理、數字化工作。本次檔案信息化建設主要實現存量數字化、增量電子化、查詢網絡化的目標。

【關鍵詞】湖北中煙工業;檔案信息化;建設

湖北中煙工業有限責任公司組隸屬國家煙草專賣局（中國煙草總公司）。湖北中煙工業有限責任公司前身為1916年創立的南洋兄弟煙草公司漢口分公司，至今已走過百年歷程。公司現下轄武漢卷煙廠、襄陽卷煙廠、三峽卷煙廠、廣水卷煙廠、紅安卷煙廠、恩施卷煙廠6家卷煙生產廠，以及卷煙材料廠、新業薄片公司和紅金龍（集團）有限公司等多家子公司。公司先后獲得“全國五一勞動獎狀”“全國質量工作先進單位”“全國內部審計工作先進單位”等多項殊榮。

多年來，湖北中煙各級領導高度重視檔案與檔案工作，堅持在檔案業務方面持續投入，在公司專設了綜合檔案庫房與會計檔案庫房，購置了先進的自動密集架與智能庫房系統，為提高信息化管理水平提供夯實基礎;湖北中煙工業檔案信息化建設主要分為以下幾個方面：

一、歷史檔案資源建設：存量數字化

（一）檔案調卷。每次調取的檔案需從檔案室確認的清單中依次提取，提取時要對文件內容、目錄、數量進行核對，辦理好登記手續。

（二）目錄數據補充修改。未建立電子目錄的檔案需按照國家有關檔案著錄標準規范及檔案綜合管理系統標準要求進行補錄，建立完整的文件級目錄。

（三）原件拆件。將檔案原件拆開、排序，保證檔案順序正確和完整，不得損壞原件。

（四）檔案掃描。檔案掃描應保證掃描文件的完整性與清晰度，不得漏頁;對損毀較為嚴重的紙張檔案，應對其進行修裱后再進行掃描。

（五）數據校驗與掛接。在完成上述工作后需進行詳細檢查，對漏掃數據，列出清單重新補掃，對未成功掛接數據排查原因并進行修正，直至全部掛接成功。確保掃描數據的真實性、完整性、有效性

（六）還原裝訂與歸還。檢查檔案是否完整;檢查文件目錄和文件順序是否一致;檢查檔案裝訂是否規范，頁號是否連續;檢查文件放置方向是否正確。按照拆件前的標準原樣裝訂，必須保證恢復拆件前的狀態，并裝盒，辦理歸還手續并歸還至檔案室。

二、實時文件資源建設：增量電子化

（一）協同辦公系統建設，主要包含公文擬稿和審批。協同辦公系統的功能主要包括日常事務管理、公文管理、新聞管理、流程審批、會議管理等功能模塊，該系統參照湖北中煙工業有限責任公司的辦公習慣和特點，大大提高了辦公效率，增強了領導的監控管理能力。企業對公文管理主要是指對收文、登記、印刷、交換、催辦、傳閱、擬稿、審核、發文、統計、歸檔等公文處理環節進行全面管理，公文管理是協同辦公系統中最重要的功能，主要目的是通過計算機和便利的網絡來實現公文收發的自動化管理，詳見“圖1”。

（二）檔案應用系統建設，主要包含檔案管理系統建設。為適應新形勢下對檔案工作的要求，以提供檔案信息化管理水平為目的，以提高檔案利用率為前提，中煙公司購置ES-OAIS數字檔案館系統，該檔案系統可以自定義檔案類型及表單，通過工作流引擎和即時消息服務對檔案的收集、整理、移交、歸檔、統計和利用等進行全過程信息化管理。該系統已經與多家協同辦公系統廠商進行了電子文件在線歸檔功能對接，成功實現了電子文件的在線歸檔。

（三）在線歸檔無縫對接。通過技術手段，在協同辦公系統中辦結完畢后，由管理員在辦公系統中對公文進行保管期間和檔案分類的鑒定，鑒定完成后進行歸檔操作，將著錄信息與電子文件歸檔到檔案管理系統，歸檔過程中通過電子簽章、MD5碼校驗等技術手段實現電子文件的四性驗證，最后由檔案管理員鑒別歸檔到檔案系統預歸檔庫的電子文件是否符合公司“三合一”制度歸檔范圍，完成整個電子文件歸檔操作。電子文件在線歸檔的實現，將定期歸檔變為及時歸檔、將被動收集變為主動獲取、將人工審核變為機器輔助審核、將后期數字化變為前期電子化，在歸檔及時性、完整性、有效性、安全性方面、在檔案利用便捷性方面有極大提高，同時節省了后期對紙質檔案進行數字化的費用。

三、檔案資源建設：查詢網絡化

通過本次檔案信息化建設，湖北中煙基本實現了存量數字化、增量電子化的既定目標，相比傳統查詢系統，東方飛揚檔案管理系統不僅可以通過著錄的條目信息進行檢索，還能對檔案內包含的具體內容進行全文檢索，通過一站式的檔案利用子系統，用戶可像使用百度一樣方便快捷查詢檔案信息。

接下來還需在檔案基礎設施建設、檔案資源建設（檔案資源開發）、檔案信息化建設上持續投入，為下一步實現公司數字檔案室打下堅實基礎。

【參考文獻】

[1]黃艷麗.企業檔案信息化建設的主要內容[J].黑龍江檔案，2014（03）.