淺談辦公室檔案管理信息化

樊曉俊

【摘要】伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實(shí)工作需要，信息化管理不但提高了單位整體工作效率，同時(shí)也推動(dòng)檔案管理更趨于精準(zhǔn)化、科學(xué)化。在信息化管理給檔案管理工作帶來高效便捷的同時(shí)，也引發(fā)了一系列問題，本文結(jié)合自身實(shí)際工作對(duì)相關(guān)問題展開討論，并提出可行性建議。

【關(guān)鍵詞】辦公室;檔案管理;信息化

一、辦公室檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

（一）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)知不足。當(dāng)前很多單位對(duì)于辦公室檔案管理信息化建設(shè)并不重視，未能充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理的重要意義，普遍存在“重保管輕利用”的思想。在提及檔案管理信息化建設(shè)問題時(shí)，僅強(qiáng)調(diào)專業(yè)人才的引進(jìn)，而投放在信息化建設(shè)方面的資金嚴(yán)重不足，對(duì)于信息化建設(shè)工作不夠注重，即便是開展了檔案管理信息化建設(shè)工作，并不夠深入全面。同時(shí)，作為管理者，缺乏先進(jìn)的管理理念，并不注重專業(yè)教育及培訓(xùn)活動(dòng)，從而致使檔案管理人員水平不高，降低了整個(gè)檔案管理工作的效率。

（二）信息化技術(shù)利用水平低下。在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，從一定程度上來說，作為辦公室檔案管理人員，不再是充當(dāng)傳統(tǒng)的信息傳遞者角色，而是變成了信息管理者，而相當(dāng)一部分管理人員依舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)信息化檔案管理缺乏認(rèn)知，就目前的情況來看，許多單位對(duì)于檔案的存儲(chǔ)及查找，依舊停留在檔案柜的階段，對(duì)于計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的利用率較低，加之缺乏檔案管理軟件輔助，檔案管理工作難以達(dá)到高效精準(zhǔn)。同時(shí)，對(duì)于檔案信息也難以進(jìn)行及時(shí)有效的傳輸，保存的檔案文件丟失、損毀現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這種管理模式不但占用了大量的空間，加大了管理成本，而且管理效果尤為低下，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）檔案管理信息化專業(yè)人才匱乏。人才是辦公室檔案管理工作的核心所在，缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才，再先進(jìn)的技術(shù)設(shè)施和管理模式也無法發(fā)揮作用，從當(dāng)前情況來看，檔案管理信息化建設(shè)專業(yè)人才嚴(yán)重匱乏，具體來說，是缺乏計(jì)算機(jī)和檔案管理工作同時(shí)精通的人才，許多單位并未設(shè)立專門的辦公室檔案管理員，通常是配備兼職檔案員，這些人員在單位往往都是身兼數(shù)職，無法專注于檔案管理工作，更無法談及信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理員還存在年齡結(jié)構(gòu)偏大的問題，其對(duì)信息化專業(yè)知識(shí)相對(duì)不足，信息化管理理念落后問題普遍存在，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)程度嚴(yán)重不足。

（四）檔案信息存在安全性威脅。檔案管理的信息化，提高了檔案管理工作的效率，但由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有開放性特征，隨著信息科技的不斷發(fā)展，信息安全隱患也隨之而來，一旦檔案管理系統(tǒng)受到病毒入侵，輕則系統(tǒng)癱瘓無法正常運(yùn)行，重則導(dǎo)致關(guān)鍵性檔案數(shù)據(jù)丟失，造成不可估量的損失。就目前來看，除了受到外部病毒攻擊以外，許多檔案管理人員對(duì)于檔案信息化安全意識(shí)比較淡薄，未能做到防患于未然，檔案?jìng)浞荨㈥P(guān)鍵檔案加密處理、定期網(wǎng)絡(luò)安全排查等工作并未做到位，給檔案管理帶來嚴(yán)重的安全隱患。

二、辦公室檔案信息化建設(shè)對(duì)策建議

（一）健全體制，強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化重要性的認(rèn)知。作為單位管理者，首先必須充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的重要性，依照單位實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的信息化建設(shè)方案，對(duì)于投入資金、專業(yè)人才配備、專業(yè)配套設(shè)施以及總體發(fā)展戰(zhàn)略等作出合理預(yù)算，并依照信息化建設(shè)實(shí)際開展效果不斷加以完善。與此同時(shí)，可針對(duì)單位檔案管理部門制定相應(yīng)的工作責(zé)任制度，將信息化管理工作納入單位考核硬性指標(biāo)中。除此之外，還需加強(qiáng)單位內(nèi)部宣傳力度，強(qiáng)化單位全體人員對(duì)于辦公室檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)知。

（二）強(qiáng)化落實(shí)，提高檔案管理信息化利用程度。辦公室檔案信息化建設(shè)的目的在于提高檔案管理工作的效率，因此，要依據(jù)實(shí)際情況逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，促進(jìn)檔案信息采集、存儲(chǔ)、調(diào)閱和傳輸方式的轉(zhuǎn)變，健全相應(yīng)的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的工作流程，充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件配置，這是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)所在，除了要為檔案管理部門配備相應(yīng)的硬件設(shè)施以外，還需依照技術(shù)發(fā)展，不斷引進(jìn)先進(jìn)軟件配置，以此確保檔案管理信息化的安全、及時(shí)、高效。只有從多方面入手，才能不斷健全當(dāng)前的管理模式，提升檔案管理信息化的利用程度。

（三）重視人才，提高檔案人員信息化專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)離不開專業(yè)人才的支撐，除了需要引進(jìn)專業(yè)人才以外，還需對(duì)當(dāng)前在崗管理人員加大培訓(xùn)力度，通過引導(dǎo)自學(xué)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、專業(yè)培訓(xùn)等形式不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)于培訓(xùn)內(nèi)容，不但做到全面覆蓋，同時(shí)也要有針對(duì)性地培訓(xùn)，除了辦公室檔案管理信息化知識(shí)以外，還需強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，以此轉(zhuǎn)變檔案管理員的管理理念，提高自身管理水平。

（四）落實(shí)責(zé)任，提高檔案管理信息化安全性。網(wǎng)絡(luò)安全是檔案管理信息化建設(shè)的保障，要從軟硬件兩個(gè)方面入手，健全網(wǎng)絡(luò)安全控制。對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限及防火墻、加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份等，最大限度保證檔案信息的安全，可依照實(shí)際情況，對(duì)不同的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行等級(jí)劃分，設(shè)置訪問權(quán)限，定期展開網(wǎng)絡(luò)安全問題排查。除此之外，還應(yīng)制定相應(yīng)的安全責(zé)任制度，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，提高檔案管理人員的信息安全意識(shí)，從制度上規(guī)范相關(guān)管理人員的工作流程。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展，為辦公室檔案管理信息化建設(shè)帶來了全新的機(jī)遇，檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然要求，充分利用信息技術(shù)，從總體上提高了檔案管理工作的效率，但伴隨而來的一系列問題也不容忽視，因此，我們不但要與時(shí)代步伐保持一致，提升檔案管理信息化水平，同時(shí)也要結(jié)合單位實(shí)際情況，探索出一條適合本單位的辦公室檔案信息化建設(shè)路子。