探析機關事業單位檔案信息化管理對策

岳彩軍

【摘要】機關事業單位承擔著社會活動、國家公共事務相關任務和服務工作，在工作中會有諸多的檔案資料產生，同時大部分資料是機密性檔案資料，加強檔案管理工作越來越重要。隨著信息技術的出現，促進了機關事業單位檔案信息化管理的順利開展，增強了檔案管理的實效性和高效性，可以顯著提高檔案資料管理效率。對此，本文著重探討了加強機關事業單位信息化管理的策略，以供參考。

【關鍵詞】機關事業單位;檔案工作;信息化管理

隨著市場經濟的迅猛發展，機關事業單位每天所產生的檔案資料越來越多，內容也日益復雜和多樣，加大了檔案管理人員的工作難度。特別是在信息化背景下，需要檔案管理人員第一時間將各種新技術掌握到，熟練操作先進的設備，有效提高檔案管理的工作效率。如此才可以順利收集、整理、存儲、歸檔和利用檔案的工作，更好地為機關事業單位的發展奠定堅實的基礎。

一、完善檔案信息化管理制度

要以制度為切入點，規范和約束檔案管理工作，將完善的檔案信息化管理制度構建起來，有效保障單位檔案信息化管理的順利開展。在搜集檔案信息上，要對收集的方式和手段予以創新，確保信息搜集的規范化，要結合重點搜集和廣泛搜集，把檔案資料的形成規律掌握到，并要展開統一集中性的檔案管理，以便于更好地查找檔案信息。此外，機關事業單位領導應對單位發展狀況和目標進行分析，基于此，把行之有效的檔案信息化管理計劃制定出來，使統一性的網絡檔案管理模式形成，確保檔案管理更加全面。同時還要和國家的相關檔案管理標準以及自身的發展狀況相結合，對標準的內部檔案管理體系予以制定，統一規范檔案的格式、內容、目錄以及數據庫信息資源等，使電子信息的數據共享順利實現，促進檔案資料利用率的提高。

二、實現規范化管理

第一，機關事業單位的檔案信息安全工作極為關鍵。所以，需要對網上信息加密系統進行規范使用，并把相應的安全信息等級和權限設計出來。第二，應立足于規范化管理，全面提升自身的信息化水平。技術中心每天產生的信息資料十分繁多。檔案管理人員應對不同部門每年移交的資料進行準確的分類并整理，把一套合理科學的電子檔案管理制度構建起來，并立足于信息的來源將其數據化，積極建立格式標準。檔案的保存方式為雙套制，這樣不僅可以有效節約人力物力，同時也防止了重復勞動現象的出現，進一步推動檔案信息化管理建設。

三、不斷提高檔案管理資源的網絡開發水平

機關事業單位的檔案信息是一種極為重要的資源，在將檔案信息化管理力度加大的同時必須開發管理檔案資源。只要所有的檔案信息資源存在問題，就很難使檔案信息化管理的安全性和準確性得到保障。第一，應把檔案目錄信息資源建設管理力度加大，必要的時候應對行政事業單位各部門中的分散信息進行匯總。第二，機關事業單位的檔案信息在采用數據化手段進行處理后，可以將各種存儲檔案實體逐漸變為信息源，所有的數據對象都應結合技術措施，有效提升數據對象的準確性和完整性。第三，在信息化管理平臺中存儲的檔案信息，還需要立足于平臺設置規則展開處理，竭盡全力向檔案信息使用者呈現最簡版本的平臺，促進工效的提升。

四、構建完善的檔案信息化系統平臺

機關檔案管理工作涵蓋了較為廣泛的內容，同時檔案資料的機密性和價值性很高，加強檔案信息管理平臺的建設力度意義極為重大。為了和時代的發展保持同步，應將完善的檔案信息化系統平臺構建起來，借助數字化技術、計算機技術等，運用更完全、穩定的檔案信息處理平臺展開管理工作。機關事業單位的檔案信息具有很高的機密性，為了確保檔案信息更加安全，必須第一時間更新和升級檔案信息化系統，及時修復系統存在的漏洞，防止檔案信息被窺探、泄露。除此之外，為了使檔案信息更為安全，應合理應用計算機安全技術，確保技術操作更加專業，把機關檔案信息管理系統安全維護工作放在首要位置。同時，如果想有效控制檔案信息資源的安全性，應對單位檔案信息的安全密鑰進行設置，運用數字加密技術控制和規范整個檔案數據的完整性和安全性，這已成為現階段檔案管理工作急需完善的重要工作。

五、結語

總之，機關事業單位的檔案管理信息化工作具有系統性，同時需要長時間的堅持，想要完善當前機關事業單位的檔案管理工作，突破傳統的檔案管理現狀，就應正確分析和處理機關事業單位檔案面臨的問題，同時加強上級機關領導的重視，保持資金充足性和技術的先進性，這樣便能把機關檔案的信息化管理建設工作做好。隨著時代的不斷發展，要想促進機關事業單位的持續發展，加強檔案信息化管理工作的意義極為重大。

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