數字化檔案館建設之淺見

劉志華 宋中華 王欽璞 姜軍

摘 要：檔案的數字化是建設數字化檔案的基礎和核心，檔案館的基礎設施建設是建設數字化檔案館的必要條件和有效平臺，檔案館的人才隊伍建設是關系到數字檔案館如何發展的關鍵，具有標準規范的體系是數字化檔案館建設的根本保證。

關鍵詞：數字化;檔案管理;建設

數字化檔案館是一個可擴展的網絡應用系統平臺，是一種環境，它提供一系列的方法和手段來實現檔案實體的數字化，運用數字設備和技術，收集管理、利用檔案信息的數字化、信息化、網絡化的系統。包括兩部分含義：一方面，它具備傳統檔案館收集、管理、利用檔案等基本功能。另一方面，與傳統檔案館又有著明顯的區別，它收集、管理和提供利用的對象不再是傳統意義上的檔案，而是數字化檔案信息。其功能涵蓋對檔案的數字化加工、數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布、利用和數字管理全過程。該系統包括多個分布式的 、超大規模的、具有可互操作的異構電子文件資源庫。能通過城域網處理檔案館所有的檔案管理業務，并交換檔案（即電子歸檔，包括管理信息、數字化檔案和數字檔案）;通過政府網絡平臺對基層機關單位用戶提供高效跨庫、在線業務指導、檔案業務管理等信息服務。通過Internet平臺向外發布公共信息。系統將傳統的以紙張、錄像帶、縮微膠片為存儲介質的原始檔案資料，通過技術處理，集中存儲于服務器的存儲介質上。并可通過各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數字化檔案資料可以發布到局域網、廣域網，最終實現“數字化檔案館”。

數字化檔案館和傳統檔案館各自的主要功能不同，各自具備適應社會的某種需求的特殊優勢，決定了數字化檔案館和傳統檔案館將長期共存，它們之間是一種互為補充和互相依賴的關系。因此，數字化檔案館是將現代信息技術和檔案數字化技術有機地結合起來，為社會提供方便快捷的檔案信息服務。

1 數字化檔案館建設的必要性和緊迫性

1）建設數字化檔案館是時代發展的需要。人類進入信息社會，各國都十分重視本國信息基礎設施的建設，并投入大量人力、物力，發展信息產業，建設國家信息高速公路。計算機、因特網已進入社會生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會發展之外。由于眾多的原因，檔案館使用計算機還只處于部分檔案的檢索、統計等方面，并沒有發揮其應有的作用和價值，更談不上建設數字化檔案。

2）建設數字化檔案館是參與建設國家信息高速公路的具體體現。建設數字化檔案館是社會信息化建設的基礎建設。檔案資源屬于國家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數字化和傳遞的網絡化，使得數字化檔案館可以通過計算機網絡實現檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯網上中文信息缺乏的局面。對于弘揚中華文化，搶占因特網上的中文信息基地具有重要的意義。

3）建設數字化檔案館為社會主義物質文明和精神文明建設服務。數字化檔案館以其對信息的加工整理和有序組織，優化館藏結構，最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個文明建設，最終會成為科教興國的源泉和動力。同時，檔案信息可以說是前人實踐經驗和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對于國民素質的提高將會產生巨大的推動作用。

2 數字化檔案館建設的主要內容

數字化檔案館系統應包括以下內容：電子文件管理系統（流轉和歸檔）;虛擬電子檔案室業務流程管理系統;檔案館藏業務管理系統;檔案局辦公自動化系統;檔案門戶（包括現行文件中心查閱等）;檔案數字化影像加工系統;全文檢索系統。

根據對數字化檔案館的認識。可以認為數字化檔案館建設的重點應放在采取必要的計算機軟硬件技術以及其它相關技術能夠對即將移交進館的數字檔案實施有效管理。這就要求檔案工作人員對本地區目前已經形成的數字檔案和可能形成的數字檔案的種類、管理方式等有一個全面、系統的調查和了解，為相關技術人員研制數字檔案管理系統、購置硬件設備等提供科學依據。對現有館藏檔案如紙質檔案、照片檔案、縮微檔案等進行數字化工作，也是數字檔案館建設的一項重要內容。

數字化檔案館的標準應該是：1）館藏資源數字化。數字化檔案館的館藏是以數字化信息為主，能直接被計算機識別和處理，分為機讀型和網絡型。機訪型是由單臺計算機處理的信息;網絡型是通過因特網進行遠程傳遞的論息。2）空間的虛擬化。數字化檔案館是一個開放的檔案館，通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，資源共享，每個數字化檔案館都是全球網絡檔案館的一個節點，從一定意義上說數字化檔案館的館藏可以無限擴大。3）信息傳遞網絡化。通過因特網傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。4）信息檢索智能化。通過計算機進行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5）用戶使用方便化。用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息。

3 如何才能建設高效、有序的數字化檔案館

數字化檔案館的建設既要考慮信息時代的要求，又要考慮充分利用現有檔案館的信息基礎和物質基礎，要從實際出發，采取傳統檔案館的數字化和文書處理部門、檔案館（室）同時開展數字化工作兩條腳走路的方針來構建我國的數字化檔案館，是切實可行的。

首先，各檔案館對館藏檔案進行數據化，即通過計算機、掃描儀等現代電子技術產品將現有的檔案信息轉化實現數字化，同時為非數據化的信息編制機讀目錄和索引等二次信息，并實現數字化。在數字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質檔案，原有的無需實現數字化或來不及進行數字化處理的檔案;二是視聽型的錄音錄像檔案;三是數字型的電子檔案，對原有的印刷型、視聽型檔案數字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數字型檔案。

第二，文書處理部門在處理各種文書過程中對所處理的文書信息進行數字化的規定，逐步實現辦公自動化和數據化;各行業主管部門制定本行業業務工作信息數字化的規定，逐步使業務工作信息也數字化，從而使國家管理的信息都實現數字化。這些數據化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進行管理。

第三，機關檔案室的各類檔案最終交由各級檔案館保存，檔案館要對數字化檔案進行分析鑒定，能公開的及時上網公布，對非數字化的信息要盡可能使其數字化，并進行分析鑒定。盡可能以數字化信息的形式提供給用戶。

各地檔案館通過計算機網絡，既實現相互聯網，達到信息資源共享，又能支持各檔案用戶下我所需要的信息，從而形成全國范圍的數字檔案館系統。

數字化檔案館是一種實體概念，是全方位實現信息化的新型檔案館，它包括服務數字化和檔案館其他業務職能的信息化。實現了數字化館藏的存儲、維護、傳輸和提供利用，同時實現了文檔接收、征集、整理、著錄、鑒定、編研、維護、保管、遷移等各項工作的信息化。它突破了館與館之間的物理界限，將分散在不同物理位置、不同載體上的信息聯接起來，向用戶提供方便快捷的在線信息服務。簡單來說，基于本館信息化的數字化檔案館和基于信息共享的數字化檔案館將成為數字化檔案館的主要形式。而且實踐將說明，未來應該看到基于“信息化充分發展的檔案館”的信息共享空間。

參考文獻

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