數(shù)字化檔案館建設(shè)之淺見

劉志華 宋中華 王欽璞 姜軍

摘 要：檔案的數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)和核心，檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的必要條件和有效平臺，檔案館的人才隊伍建設(shè)是關(guān)系到數(shù)字檔案館如何發(fā)展的關(guān)鍵，具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的體系是數(shù)字化檔案館建設(shè)的根本保證。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;建設(shè)

數(shù)字化檔案館是一個可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)平臺，是一種環(huán)境，它提供一系列的方法和手段來實現(xiàn)檔案實體的數(shù)字化，運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)。包括兩部分含義：一方面，它具備傳統(tǒng)檔案館收集、管理、利用檔案等基本功能。另一方面，與傳統(tǒng)檔案館又有著明顯的區(qū)別，它收集、管理和提供利用的對象不再是傳統(tǒng)意義上的檔案，而是數(shù)字化檔案信息。其功能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工、數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用和數(shù)字管理全過程。該系統(tǒng)包括多個分布式的 、超大規(guī)模的、具有可互操作的異構(gòu)電子文件資源庫。能通過城域網(wǎng)處理檔案館所有的檔案管理業(yè)務(wù)，并交換檔案（即電子歸檔，包括管理信息、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案）;通過政府網(wǎng)絡(luò)平臺對基層機(jī)關(guān)單位用戶提供高效跨庫、在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案業(yè)務(wù)管理等信息服務(wù)。通過Internet平臺向外發(fā)布公共信息。系統(tǒng)將傳統(tǒng)的以紙張、錄像帶、縮微膠片為存儲介質(zhì)的原始檔案資料，通過技術(shù)處理，集中存儲于服務(wù)器的存儲介質(zhì)上。并可通過各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數(shù)字化檔案資料可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。

數(shù)字化檔案館和傳統(tǒng)檔案館各自的主要功能不同，各自具備適應(yīng)社會的某種需求的特殊優(yōu)勢，決定了數(shù)字化檔案館和傳統(tǒng)檔案館將長期共存，它們之間是一種互為補(bǔ)充和互相依賴的關(guān)系。因此，數(shù)字化檔案館是將現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案數(shù)字化技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來，為社會提供方便快捷的檔案信息服務(wù)。

1 數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性

1）建設(shè)數(shù)字化檔案館是時代發(fā)展的需要。人類進(jìn)入信息社會，各國都十分重視本國信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，并投入大量人力、物力，發(fā)展信息產(chǎn)業(yè)，建設(shè)國家信息高速公路。計算機(jī)、因特網(wǎng)已進(jìn)入社會生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會發(fā)展之外。由于眾多的原因，檔案館使用計算機(jī)還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計等方面，并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。

2）建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國家信息高速公路的具體體現(xiàn)。建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使得數(shù)字化檔案館可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對于弘揚(yáng)中華文化，搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。

3）建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。數(shù)字化檔案館以其對信息的加工整理和有序組織，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個文明建設(shè)，最終會成為科教興國的源泉和動力。同時，檔案信息可以說是前人實踐經(jīng)驗和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對于國民素質(zhì)的提高將會產(chǎn)生巨大的推動作用。

2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

數(shù)字化檔案館系統(tǒng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：電子文件管理系統(tǒng)（流轉(zhuǎn)和歸檔）;虛擬電子檔案室業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng);檔案館藏業(yè)務(wù)管理系統(tǒng);檔案局辦公自動化系統(tǒng);檔案門戶（包括現(xiàn)行文件中心查閱等）;檔案數(shù)字化影像加工系統(tǒng);全文檢索系統(tǒng)。

根據(jù)對數(shù)字化檔案館的認(rèn)識。可以認(rèn)為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點應(yīng)放在采取必要的計算機(jī)軟硬件技術(shù)以及其它相關(guān)技術(shù)能夠?qū)磳⒁平贿M(jìn)館的數(shù)字檔案實施有效管理。這就要求檔案工作人員對本地區(qū)目前已經(jīng)形成的數(shù)字檔案和可能形成的數(shù)字檔案的種類、管理方式等有一個全面、系統(tǒng)的調(diào)查和了解，為相關(guān)技術(shù)人員研制數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、購置硬件設(shè)備等提供科學(xué)依據(jù)。對現(xiàn)有館藏檔案如紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項重要內(nèi)容。

數(shù)字化檔案館的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是：1）館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計算機(jī)識別和處理，分為機(jī)讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機(jī)訪型是由單臺計算機(jī)處理的信息;網(wǎng)絡(luò)型是通過因特網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞的論息。2）空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個開放的檔案館，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個節(jié)點，從一定意義上說數(shù)字化檔案館的館藏可以無限擴(kuò)大。3）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。4）信息檢索智能化。通過計算機(jī)進(jìn)行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5）用戶使用方便化。用戶可以在任何時間任何地點通過計算機(jī)方便地使用檔案信息。

3 如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館

數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時代的要求，又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，要從實際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館（室）同時開展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來構(gòu)建我國的數(shù)字化檔案館，是切實可行的。

首先，各檔案館對館藏檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，即通過計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實現(xiàn)數(shù)字化，同時為非數(shù)據(jù)化的信息編制機(jī)讀目錄和索引等二次信息，并實現(xiàn)數(shù)字化。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質(zhì)檔案，原有的無需實現(xiàn)數(shù)字化或來不及進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案;二是視聽型的錄音錄像檔案;三是數(shù)字型的電子檔案，對原有的印刷型、視聽型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。

第二，文書處理部門在處理各種文書過程中對所處理的文書信息進(jìn)行數(shù)字化的規(guī)定，逐步實現(xiàn)辦公自動化和數(shù)據(jù)化;各行業(yè)主管部門制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定，逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化，從而使國家管理的信息都實現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進(jìn)行管理。

第三，機(jī)關(guān)檔案室的各類檔案最終交由各級檔案館保存，檔案館要對數(shù)字化檔案進(jìn)行分析鑒定，能公開的及時上網(wǎng)公布，對非數(shù)字化的信息要盡可能使其數(shù)字化，并進(jìn)行分析鑒定。盡可能以數(shù)字化信息的形式提供給用戶。

各地檔案館通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，既實現(xiàn)相互聯(lián)網(wǎng)，達(dá)到信息資源共享，又能支持各檔案用戶下我所需要的信息，從而形成全國范圍的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

數(shù)字化檔案館是一種實體概念，是全方位實現(xiàn)信息化的新型檔案館，它包括服務(wù)數(shù)字化和檔案館其他業(yè)務(wù)職能的信息化。實現(xiàn)了數(shù)字化館藏的存儲、維護(hù)、傳輸和提供利用，同時實現(xiàn)了文檔接收、征集、整理、著錄、鑒定、編研、維護(hù)、保管、遷移等各項工作的信息化。它突破了館與館之間的物理界限，將分散在不同物理位置、不同載體上的信息聯(lián)接起來，向用戶提供方便快捷的在線信息服務(wù)。簡單來說，基于本館信息化的數(shù)字化檔案館和基于信息共享的數(shù)字化檔案館將成為數(shù)字化檔案館的主要形式。而且實踐將說明，未來應(yīng)該看到基于“信息化充分發(fā)展的檔案館”的信息共享空間。

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