新時期加強檔案安全管理工作的策略

白小戀

【摘要】新時期，強化檔案安全管理工作，能夠防止危害檔案的事故發(fā)生，能夠確保檔案的安全，可以最大限度地延長紙質檔案的壽命，并能保證電子檔案的安全。檔案安全管理工作應該以預防為主，同時注重防治結合。

【關鍵詞】檔案安全管理;策略

檔案是記錄歷史、服務社會的載體，在服務經(jīng)濟建設和維護社會穩(wěn)定中一直發(fā)揮著重要作用。檔案是特殊資源，確保安全是檔案工作的生命線，是檔案管理部門的重要職責。在新時期，檔案管理部門應以對黨、國家和人民高度負責的態(tài)度，牢固樹立檔案安全工作意識，做到警鐘長鳴，常抓不懈。下面，筆者分別就紙質檔案和電子檔案安全管理工作進行分析。

一、紙質檔案安全管理策略

（一）檔案安全防范意識要不斷增強。要將檔案安全列為重中之重，管理部門要站在對歷史負責的高度，重視檔案安全工作，以“預防為主，防治結合”作為工作的根本原則，將安全列為檔案工作的頭等大事。要建立健全崗位職責，責任到人。

（二）檔案安全設施要不斷完善。檔案管理部門要保障檔案安全經(jīng)費及時到位，購置必要的安全硬件設施。檔案庫房是保證檔案安全的基本硬件，檔案室應按要求安裝防盜門窗，要配置電腦、去濕機、溫濕度計、滅火器等安全設施。同時，要做好檔案室防潮、防火、防霉、防塵、防高溫、防盜、防光、防蟲等安全保護工作，保證檔案不受侵害。

（三）檔案安全工作制度要不斷健全。要健全檔案安全管理相關制度，落實到檔案工作中，防止各類檔案丟失、泄密;規(guī)范檔案借閱登記和及時歸卷的程序，建立檔案出入庫登記，確保檔案萬無一失;檔案室要由專門的檔案人員管理，無關人員禁止進入檔案室。

（四）要經(jīng)常排查檔案安全隱患。工作人員每年對室藏檔案進行清點核對，使登記臺賬與實體相符，同時，要定期對所儲存檔案進行全面安全檢查;汛期要認真做好安全自查，認真查看檔案室防潮、防水情況，看檔案是否受潮霉變。對霉變、受損的柜架要及時更換;要及時對老化、破損檔案進行修復或者復制;不同材質檔案應分類存放，對珍貴的檔案應進行復制，以復制件代替原件，為有需要的機構或人提供利用。

二、電子檔案安全管理策略

電子文件是以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體中，以計算機等數(shù)字設備閱讀并能在通信網(wǎng)絡上傳送的文件，目前針對電子檔案安全管理工作，缺少成熟的管理制度，存在技術漏洞，安全隱患較多。特別是電子檔案網(wǎng)絡傳輸時易被黑客攻擊和破壞，因此，加強電子檔案安全管理是重中之重。

（一）電子檔案的安全隱患。對電子檔案進行管理的過程中，因存儲載體更新?lián)Q代，使讀取利用不斷更新，給電子檔案安全帶來隱患。1.技術方面的安全隱患。電子檔案修改、變動很難留下痕跡，真實性和可靠性難保證。同時，傳輸或者計算機軟件更新都容易導致電子檔案丟失，一旦電子檔案被篡改或丟失，將無法彌補。2.設備方面的安全隱患。電子檔案存儲的磁盤、光盤等載體成分復雜，不穩(wěn)定，容易受外界環(huán)境影響，溫濕度以及機械損壞都可能導致電子檔案丟失。

（二）安全防護措施。1.要完善制度，提高管理人員的專業(yè)素質。要制定電子檔案管理制度，督促管理人員認真學習，工作中要明確職責，熟知流程，提高應用能力。2.要確保責任到人。在電子檔案的形成、收集、整理等過程中，要安排專人負責錄入、發(fā)布、傳輸?shù)认嚓P工作;分工必須明確，工作過程有記錄，環(huán)節(jié)能追溯，以此確保電子檔案的安全。3.電子檔案保存要規(guī)范。公文性的電子檔案，定稿后不允許修改;收集電子檔案要嚴格登記;涉密電子檔案存儲到磁、光介質后，必須保留紙質文件，采取“雙軌制”。4.電子檔案歸檔要嚴格。歸檔前全面檢查，保證信息準確，之后按規(guī)定格式，以只讀狀態(tài)存儲。重要電子檔案歸檔時一式三套，利于查閱、備份及異地存儲。涉密電子檔案要打印紙質備份或制成縮微品脫機進行存儲，防止因黑客攻擊或機器損壞造成電子檔案丟失。5.電子檔案網(wǎng)絡安全。平時要加強電子檔案網(wǎng)絡保護，要設置訪問和閱讀權限，采用密鑰、數(shù)字簽名等技術手段對電子檔案進行系統(tǒng)管理;安裝殺毒軟件和防火墻等，防止病毒對電子檔案進行攻擊。

三、紙質與電子檔案安全管理共性和區(qū)別

（一）共性。不管是紙質檔案還是電子檔案的安全管理，都必須認真落實相關安全管理的要求。單位負責人是安全“第一責任人”，對檔案安全工作必須親自部署、過問，狠抓檔案安全責任制的落實;檔案管理工作人員要不遺余力開展風險防控工作，實現(xiàn)檔案安全管理全覆蓋。如上是保障檔案安全的要略。

（二）區(qū)別。1.紙質檔案安全管理的要點。要確保紙質檔案安全，必須全面構筑人防、物防、技防相結合的“三位一體”防范體系。同時，要堅持一崗雙責，必須保證安全責任制、保障措施、人員崗位和應急預案各個環(huán)節(jié)不留死角，要不斷強化檔案館庫防火、防水、防盜等安全措施。2.電子檔案安全管理的要點。要加強警示教育和安全知識方面的培訓，達到警鐘長鳴的目的;要不斷完善網(wǎng)絡與信息安全應急預案;要配齊電子檔案信息安全設備;要不斷加大對涉密計算機的監(jiān)管力度;要加強電子檔案安全管理知識考核，減少安全事故發(fā)生的機率。

四、結語

綜上所述，檔案安全管理應完善監(jiān)督檢查方面的制度，要層層落實責任人，出現(xiàn)問題，要將板子打到相關責任人的身上;要加強監(jiān)督舉報制度，明確突發(fā)事件處理流程，最大限度控制因檔案安全突發(fā)事件帶來的危害和影響，確保檔案管理工作安全有序。

【參考文獻】

[1]榮新紅.淺談如何加強檔案的安全管理工作.才智，2011（22）.

[2]田東.淺談如何做好基層單位檔案管理工作.黑龍江檔案， 2011（02）.