加強檔案管理 服務學校工作

李文茜

摘 要：改革開放以來，學校檔案工作在校級領導及各部門的配合下發展非常迅速，管理日趨規范。學校檔案，是學校教學、科研、黨政管理等實踐活動的真實記錄;是學校的信息處理儲備;是學校的寶貴財富，具有重要保存價值。做好檔案利用服務工作，歷來是整個檔案工作的出發點和根本點。現今，檔案利用服務工作更加受到重視。檔案工作是學校整體工作必不可少的重要組成部分，是提高學校工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作。探索學校檔案的服務功能，挖掘并利用好學校檔案資源，對學校建設和發展具有積極的推動作用。

關鍵詞：檔案管理;利用服務;學校檔案

1 目前學校檔案工作的現狀

近年來學校檔案突出地抓了檔案資料的收集工作，使學校檔案館藏不斷豐富，藏量成倍增長，為學校教學、科研服務，奠定了良好的基礎。就收集內容來看，學校檔案以上級有關部門文件和學校自身形成的文件資料，如大事記、會議記錄、計劃總結、教學管理、科研成果、基本建設、賬務賬冊、設備、照片、錄音錄像資料為主，收集范圍明確，檔案種類多樣，除文書檔案外，還有會計檔案、教學檔案、科研檔案、基建檔案、聲像檔案、設備檔案、招生及畢業生就業檔案、電子檔案等等。

就使用對象來看，學校檔案的使用對象比較單一，一般為學校領導、各部門負責人或特定的工作人員、學生。使用一般檔案時，直接登記，按時歸還即可。

2 認清新的形勢，轉變管理理念

新形勢給學校檔案工作的發展帶來生機和活力。一是社會改革發展為學校檔案工作和創造良好的外部環境。科技發展為學校檔案工作提供了更多的新技新設備、新材料，如多媒體、光盤等技術短短幾年就被學校所利用。三是信息業發展為學校檔案工作發展注入了活力。隨著學校辦公自動化的發展，學校檔案工作就像被帶上了高速列車開始快速發展，這是歷史的發展潮流。

3 強化檔案管理，提高人員素質

強調檔案開發利用工作的核心地位，并非否定檔案管理工作的重要性。恰恰相反，如果忽視檔案的收集、整理、統計、編目、保管等管理工作，那么檔案的利用也就無從談起，或會給檔案利用工作帶來很多麻煩，影響利用的效果、效率。比如說，檔案收集工作，看來好像無關緊要，檔案資料有就收，沒有就不收;多久多收，少就少收。但其實它是整個檔案工作基礎的基礎，為此我們必須按照制度辦事，按程序處理文件，并在實踐中向學校證明這種做法的重要性。應該說校長，乃至一把手校長能否帶頭是這項工作的關鍵。因為一是大量的文件往往是先到校長室，二是校長帶好頭，其他人員、部門就會跟著按制度辦事。只要文件一到學校，先履行登記手續，以后收集的工作難度就會小很多。同時我們檔案員加強責任心，增強責任感，也是做好收集工作的一個重要因素。除了檔案收集工作之外，檔案的鑒定、編目等管理工作，對檔案資源開發利用也有極其重要的作用。

全面提高自身素質，培養跨世紀的檔案管理人才。檔案工作是一項政治性、業務性、知識性很強的工作，要做好這份工作，必須提高檔案人員的綜合素質。檔案工作者要充分認識到提高自身素質的緊迫性，力爭盡快使自己成為一個既熟悉檔案專業，又熟悉現代化設備操作，一專多能的復合型優秀檔案管理人才，將更全面更準確的檔案信息提供給學校;同時還要立足本職工作，有吃苦敬業，奉獻檔案事業的精神。、

4 加強宣傳教育，增強利用意識

加強宣傳，促進檔案的信息資源開始。開發檔案信息資源的同時，必須喚起大家的檔案意識。開發檔案資源，更好地為學校管理服務，作為我們檔案人員，還應大力加強檔案宣傳、教育工作。表面看來，檔案的宣傳與教育工作和開發利用檔案關系不大，對檔案工作不能產生明顯的直接的作用。但放眼檔案工作的未來，它確有著深遠的意義。這項工作開展得好不好不僅對檔案工作大有益處，對于檔案利用工作也是益處多多。近年來我校接受了大量上級部門的檢查、督導檢查驗收工作，大家已逐步認識到檔案工作的重要性，從校領導到教職工的檔案意識普遍增強，檔案工作也越來越得到大家的認可和重視。尤其是各部門負責的檔案的收集人員，有了檔案管理的意識，平時注重檔案管理的收集工作的質量提高收集檔案的層次。

5 積極開發利用，提高利用效率

加強檔案管理工作，加強檔案宣傳、教育工作，歸根到底都是為了更好地開發檔案資源，提高學校管理水平。經過多年的努力，我們已經取得了一定的成績。

1）建立科學完善的檢索系統。檢索系統的建立是做好檔案工作必備的條件，是利用檔案的向導。我們相繼建立了案卷目錄、會計檔案目錄、教室業務檔案目錄、歷年獲獎目錄、任職任免目錄、論文發表匯編目錄。這些檢索目錄無論在平時教師評職稱、晉級，還是在學校爭創文明學校、上級檢查活動中都發揮了重要作用。提高了檔案工作的利用效率，方便了廣大教職工利用檔案。

2）加強檔案編研、開發信息資源。我校把檔案編研工作劃分為兩個層次，一是參與編寫各種參考資料，如校史介紹、組織沿革、大事記、各種專題匯編、教師論文匯編等;二是利用檔案開展研究，編寫校史等。做好這幾項編寫工作，對領導決策、深化內改、服務教學、強化管理都有著不可低估的作用。總之，我們將竭盡全力做好這些工作，努力把檔案編研工作推向新的境界。做好檔案利用信息的反饋和分析，是加大檔案信息資源開發的力度，提高開發質量的重要措施。通過反饋信息的收集、匯總、分析和加工，可以及時了解和掌握社會需求，調整檔案工作的方針政策和工作計劃，更好地開發檔案信息資源，服務于社會主義市場經濟。

6 要管好用好歸檔電子文件

一是要管好用好歸檔電子文件，必須抓好歸檔電子文件，必須抓住幾個重要的環節。一是抓制度，通過建章立制，明確職責，加強考核，為有序管好歸檔電子文件提供保障。要根據我校電子文件產生、應用的實際情況，確立機制，劃定具體歸檔范圍，落實責任部門和責任人，明確歸檔電子文件的整理要求、歸檔方式、歸檔時間、移交程序、保管的要求、利用的辦法等等，使各個環節都有章可循，進而做到照章辦事。

二是抓收集。電子文件的產生和應用涉及到本單位的各個部門，要根據歸檔的范圍，在電子文件產生或辦理完畢時注明標識，以便及時做好收藏歸檔工作。文字、表格等字處理文件，重點收集定稿電子文件和正式電子文件;圖像、圖片文件，不要遺漏壓縮計算方法及相關軟件;對尚不具有穩定可靠的網絡環境和嚴密安全的管理措施的單位，要強調電子文件的物理歸檔，即將歸檔的電子文件預載到磁盤、光盤等載體上，實行脫機保存。此外，需要長久保存的電子文件，應制作紙質版本與電子文件一并歸檔。

三是抓整理。歸檔電子文件的整理工作是日后提供利用的基礎，電子文件在歸檔移交前，應由承辦部門檢查其真實性和完整性，物理歸檔的電子文件要做檢查、殺毒處理，按照本單位規定電子檔案分類方案，重新排列文件位置，組合盤片，進行必要的著錄，編制載體編者按好。

四是抓保管。由于電子文件記錄形式和載體的特殊性，必須加強歸檔電子文件的保管工作，以最大限度維護電子檔案的真實和安全。歸檔電子文件載體應直立排放，并有一個適合于磁、光介質保存的環境，溫度宜控制度。我校采用防磁柜，有較好的效果。

7 提高科學管理技術手段，延長檔案壽命

確保檔案安全，最大限度地延長其壽命，是檔案人員的“天職”。因此，檔案室作為集中管理檔案和提供檔案信息的服務部門，必須采取一切有效的技術保護手段，延長檔案的壽命。一是要搞好基礎設施和安全設施建設，加大技術、經費投入，搞好庫房的基礎設施。二是要根據不同載體檔案對保管條件的特殊要求，有針對性地做好日常防護工作，特別是“八防”工作，要嚴格執行檔案的出入庫手續、消毒制度、衛生清潔制度，堅持庫內外溫濕度的觀測和記錄。三是要定期普查 檔案的受損情況，并及時采取措施加以有效控制。如通過對破損檔案的裱糊處理、字跡褪變檔案的復制、加固處理等。四是要通過對檔案的掃描、光盤的刻錄等技術手段來改變檔案載體形式，重新記錄檔案信息，降低檔案原件的使用頻率，延長檔案的壽命。同時，定期對檔案信息數據進行檢測，確保完整和安全。