公司固定資產投資項目檔案驗收流程的思考

邵澤湘

摘 要：公司檔案管理實行集中統一、分級管理的模式，在管理流程上各單位履行各自的崗位職責，檔案管理部門對做好項目檔案管理工作責無旁貸，按照項目檔案管理驗收要求行使各職能主管部門的職責，縱觀整個管理過程，項目管理、檔案管理相對隔裂，常常孤立于體系之外，呈現了信息孤立的狀態。透過流程，發現問題，策劃流程，真正做到項目管理和檔案管理，從流程上實現無縫融合，做好驗收流程設計，提升項目檔案驗收水平。

關鍵詞：固定資產投資項目;檔案管理;驗收流程

1 項目檔案管理現狀問題

1.1 意識不高，重視不足

在項目建設過程中，檔案部門與項目部門目標應是一致的，但有些單位項目管理部門只重視與建設有關的專業領域，重視項目建設進度，忽視項目檔案管理，存在“檔案重要，不重視”、“說起重要、做起次要、忙起不要”的現象，造成項目檔案管理難度大，整改時間長，跨度大，因部分項目建設周期長（個別項目建設周期超過10年），參建各方人員變動大，辦公地址歷經多次搬遷，加之與其它項目合建及審批程序時間較長，建設過程中進行了項目調整，導致部分資料散失、印章不全、復印件等，制約項目檔案管理的良性發展，影響項目檔案驗收進程，最終影響項目驗收。如公司固定資產投資模塊流程中項目檔案驗收流程，組織整改節點的責任部門未按檔案部門提出的反饋意見落實，從意識上不重視檔案工作，責任擔當意識不強，未真正認識到影響項目驗收的癥結。

1.2 系統性不強

目前項目檔案管理上看似完善，其實際上管理是薄弱、無序，驗收工作推進困難，因在項目啟動之初無檔案部門參與，或是名義上參與，部分單位項目管理部門沒有對項目建設進行系統的思考，沒將項目建設和項目檔案管理進行一體化設計，沒考慮項目資料管理的重要性，忽視專職資料員的配備，造成項目驗收階段大量后補資料的產生，影響檔案的真實性。

1.3 人員配備及業務能力不夠

檔案人員的配備仍然存在一些不平衡的現象，部分從事項目檔案人員的學歷和業務能力明顯不足，缺少精通檔案專業帶頭人，某些程度上影響工作的開展，隨著公司和各單位的機構改革及人員變化，從事項目檔案人員相應發生變化，項目檔案業務指導、培訓顯得落后和不足，一些規章制度和標準貫徹不到位，迫切需要提高業務管理水平。

2 項目檔案管理流程設計

項目檔案管理不是一成不變的，而是在發展中創新，在創新中發展，科學管理固定資產投資項目檔案，最大限度的發揮作用，及時有效的為項目管理服務。項目檔案是隨著項目投資建設產生的，項目檔案管理與項目管理形影相隨，同步發展，所以項目檔案驗收流程的科學設計，并納入項目管理驗收流程，促進項目管理系統化，保障項目驗收順利開展。

2.1 項目檔案多維結構管理

項目管理是一項有計劃有組織的系統活動，從多維更能清晰闡述項目檔案管理、項目管理、項目參建單位之間的關系。

1）項目檔案管理，包含7個管理環節（收集、鑒定、整理、審查、歸檔、驗收和利用）。

2）項目管理，包含6個管理環節（前期準備階段、設計階段、實施階段、竣工階段、試運階段、后評價），前4個環節屬于項目建設階段。

3）參建單位，包括建設單位、施工單位、監理單位、設計單位）。

項目檔案管理是貫穿項目管理的全流程，項目檔案是形成于項目建設、項目管理的各個階段，不同階段形成不同的檔案，有不同的責任主體。項目參建方按照項目檔案管理內容要求分別負責項目檔案的收集、鑒定、整理、審查、歸檔、驗收和利用（七個環節），以多維管理模式可體現出項目檔案綜合管理的思想，具有較強的系統性、針對性和實用性。

2.2 項目檔案管理驗收流程分析

對于內部經常或重復發生的管理性工作 ，流程管理可以加大規范和精細化管理力度，減少管理的任意性和粗放性，運用現代信息技術，幫助解決因職責不清，信息不暢，造成收集難、歸檔難、驗收難等，檔案部門及人員難以對項目檔案七個環節實現全過程管控，需要設計相對完善的項目檔案管理驗收流程，流程圖如下：

將項目檔案驗收流程納入項目管理驗收流程，檔案管理部門要全面掌握項目建設過程中檔案的形成情況，強化項目管理部門及參建單位的收集意識，強調設置專職資料員的重要性，體現項目資料“誰形成誰收集”的原則，明確項目參建方收集、整理、歸檔項目資料的責任，明確驗收階段相關職能部門的職責，保證項目檔案管理與項目管理同步進行，融合發展，避免檔案部門、項目部門、設計、施工、監理等參建單位、參建部門，反復整改、補充、校對、審核，出現不必要、不增值的重復勞動，設計流程使項目管理和項目檔案管理信息共享，信息傳遞流程大大縮短，組織效率得以大幅度提高，真正實現項目檔案結果管理到項目資料過程控制管理的轉變，突出項目管理、項目建設過程中檔案部門指導監督檢查作用，變職能管理為過程管理，從流程上體現檔案部門前期介入、過程控制、事后把關作用，項目管理部門應重視檔案部門審查提出的問題，按職責負責組織整改，確保檔案完整、準確、系統、安全，保障項目檔案驗收順利進行，促進項目檔案高質高效驗收。