試論聲像檔案的收集與歸檔工作

范學超

摘 要：本文以聲像檔案的功能與特征、聲像檔案收集與歸檔程中存在的具體問題為切入點，展開具體分析，并以此為依據，提出聲像材料的收集與歸檔范圍、聲像檔案歸檔的技術要求、聲像檔案歸檔的具體要求等幾方面的內容。希望各大企業在實際開展檔案管理工作期間能夠緊跟時代進步的步伐，重視聲像檔案的收集和歸檔工作，為今后各大企業創新檔案管理工作模式提供依據。

關鍵詞：聲像檔案;收集;歸檔

聲像檔案主要就是以聲像方式來記錄知識信息的一種特殊載體形成的檔案，也是現階段企業檔案管理工作的重要組成部分。本文從聲像檔案的功能與特征入手，緊緊圍繞聲像檔案收集與歸檔程中存在的具體問題，展開闡述，提出了聲像檔案收集和歸檔的幾方面具體內容。希望在科學技術不斷發展進步的同時，在不斷增加聲像檔案數量的同時，也能不斷豐富其管理內容，為今后有效傳承信息數提供重要幫助。

1 聲像檔案的功能與特征

聲像檔案能夠將某一階段的自然景觀與人類活動的具體細節更加直觀的展現在人們面前，也可以將一些動作由快轉化為慢、由慢轉化為快，能夠最大程度上滿足人們的需求，為人們創造更多便利的條件。

1.1 使利用者身臨其境

聲像檔案能夠將現場的動態畫面準確的記錄下來，可以在音樂、視頻等輔助材料的幫助下，更加直觀具體的將實際內容展現出來，這樣能夠使利用者身臨其境，近距離的感受情境，便于使用者接受和理解。

1.2 有利于增強時間感和空間感

聲像檔案主要就是運用科學技術來保管檔案，聲像檔案與其他管理檔案的方式相比較，具有打破時間和空間的特點，能夠將短時間的內容有效記錄下來，能夠將一些珍貴的內容永久的保存下來，這樣便于使用者后續進行運用，可以將歷史的容貌和音容具體的呈現出來。

1.3 便于檔案管理者管理

聲像檔案相比較其他的檔案更容易被復制，管理起來也非常方便，其涉及到的內容豐富多彩;同時聲像檔案不會受到時間、地域以及傳播速度等因素的影響，管理者在實際開展檔案管理工作時更加靈活。

2 聲像檔案收集與歸檔程中存在的具體問題

2.1 聲像檔案意識薄弱，缺乏宣傳力度

現階段，很多企業在宣傳檔案管理工作時，都會比較注重紙質檔案的宣傳，忽視聲像檔案的宣傳[1]。有一些企業中的工作人員在實際開展聲像檔案管理工作時，并不知道聲像檔案管理也需要對檔案進行收集和歸檔，有一些企業的攝影和錄像工作都會有專業的工作人員來負責，但是在完成相應的工作之后，并沒有及時整理這些聲像素材，也沒有及時將其保存起來，進行歸檔。有一些企業的檔案管理人員對聲像檔案管理工作的工作流程并不熟悉，缺乏一定的管理意識。如果工作人員長時間的這樣開展工作，很容易會出現聲像材料丟失或是個人獨自占有的現象。

2.2 無法及時歸檔，失去保管的意義

實際上，聲像檔案與其他檔案在管理時具有很大的差異，其中時效性和特殊性比較強。有一些企業檔案管理人員在實際開展工作時，還在運用紙質檔案管理模式，對數字化的聲像檔案管理缺乏正確的認識，這樣就會出現一些聲像檔案只存在工作人員手中，并沒有及時歸檔的現象;甚至還有一些企業員工在管理聲像檔案時，工作行為會缺乏規范性。比方說：一些員工在對一些事物進行記錄之后，并沒有及時將照片及其照片底片進行歸檔，并沒有用文字對其進行標注，這樣不利于后期使用者記起當時的情境，在一定成程度上會使一些珍貴的聲像材料失去本身的保管價值。

2.3 保管條件差，聲像檔案管理時間短

隨著我國位科學技術的發展進步，人們在生活和工作中越來越依賴聲像檔案。但是在對其進行管理時，要求會比管理紙質檔案更嚴格。有一些企業在保管聲像檔案時，保管的條件 比較差，經常是將聲像檔案與其他檔案進行混合保管，其保管的環境也會非常潮濕，這樣會縮短聲像檔案管理的時間。因此，企業要想提升聲像檔案管理的質量，首先就要改變保管條件;其次，要善于利用資源，找到合適的載體資源對聲像檔案進行收集、歸檔和整理等。

3 聲像檔案的收集與歸檔工作

3.1 聲像材料的收集與歸檔范圍

1）聲像材料通常都是以照片、底片、錄像帶、光盤或是計算機軟盤等材料為主。

2）聲像材料歸檔的范圍包括：企業中各個領導在指導或是檢查工作期間形成的聲像材料;社會各個領域專業人士在學習和考查過程中形成的聲像材料;一些外賓在參加企業活動中形成的聲像材料;企業實際開展管理工作的聲像材料;還有一些利于企業長遠發展具有保存價值的聲像材料等。

3.2 聲像檔案歸檔的技術要求

1）在實際開展聲像檔案歸檔工作期間運用到的聲像檔案，一定要是聲像材料原件，如果涉及到一些編輯合成的聲像材料，也要一并將其進行歸檔，保證完整性。

2）歸檔的聲像材料涉及到的圖像一定是清楚的[2]，色澤要分布均勻，聲音要清楚，便于后期使用。

3）對于不同種類的材料載體要按照一定的要求進行明確分類，便于后期管理和運用。

4）聲像材料預立卷時，要根據實際狀況準確填寫相應的時間、地點和人物（景物）等。

3.3 聲像檔案歸檔的具體要求

1）錄像帶、錄音帶、照片和影片和文字說明要全面收集，及時進行歸檔。

2）企業在開展聲像檔案管理工作之前，要結合實際狀況進行分析，并要擬定具有針對性的保管期限，準確劃定密級，在進行歸檔時再次進行審核確定。

3）重視聲像檔案原件，只有及其特殊的狀況下才可以接受聲像復制檔案。

4）聲像材料要具有一定的針對性與科學性。

5）明確規定聲像檔案的歸還時間，可以在實際開展編輯或是整理聲像檔案之后的一個月之內將其移交到檔案管理部門，同樣也只有在及其特殊的狀況下才可以延長聲像檔案的歸檔時間，否則要在歸檔的時間范圍內容進行歸還。

4 結束語

綜上所述，聲像檔案不僅是企業檔案的重要組成因素，也是企業健康可持續反正你的珍貴資源?，F階段，在科學技術不斷發展進步的影響下，已經有越來越多的企業重視聲像檔案管理工作。但是在實際開展聲像檔案收集和歸檔工作時，還會存在一些問題?；诖耍髽I檔案管理人員，要結合實際檔案管理的數量和狀況進行分析，要最大程度上減少聲像檔案的丟失與流失，為今后企業實現聲像檔案管理的目標具有重要意義

參考文獻

[1]汪倩秋.高校聲像檔案的收集工作存在問題和對策研究——以河海大學為例[J].北京檔案，2018（09）：30-32.

[2]林霄，任潔，葉凌凌.新媒體環境下醫院聲像檔案的管理與利用[J].中醫藥管理雜志，2016，24（03）：147-148.