企業(yè)檔案登記管理工作中的安全問題探討

程? B

摘 要：人們在社會實踐活動、學習以及工作中產生的事實以及價值，都由檔案這種形式記錄下來，做好檔案安全管理工作，是企業(yè)建設與發(fā)展重要的工作內容。本文圍繞企業(yè)檔案登記管理工作中的安全問題展開討論，為企業(yè)檔案管理工作實施安全管理措施提供參考依據(jù)。

關鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;創(chuàng)新性策略

企業(yè)檔案工作中安全管理是重要的組成部分，加強安全管理應以保護檔案安全為核心，建立完善的檔案安全管理體系。而且企業(yè)從事檔案管理工作人員，應具備良好的安全管理意識以及工作能力，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案安全管理工作中存在的安全問題。現(xiàn)階段企業(yè)檔案安全管理工作應積極實施創(chuàng)新性策略，筆者結合一線工作經驗對實施的安全管理措施進行分析。

1 消除企業(yè)登記檔案形成階段的安全隱患，確保源頭安全

與企業(yè)日常經營生產產生的文書、會計檔案不同，登記檔案具有與其它記錄形式不同的專業(yè)屬性，這就為企業(yè)消除登記檔案存在的安全問題制造困難。登記檔案存在的問題主要出現(xiàn)在形成環(huán)節(jié)，主要受到三個方面的影響：第一，登記檔案是由企業(yè)的檔案室統(tǒng)一管理，但是登記檔案的形成階段，是需要經過企業(yè)注冊登記完成的，而且登記檔案由企業(yè)監(jiān)督管理部門管理，企業(yè)登記與企業(yè)監(jiān)督分隔距離較遠。而且受到時間的限制，市級機關檔案室對登記檔案的時間要求較為嚴格。通過對登記檔案的發(fā)展現(xiàn)狀可知，登記檔案具有多頭歸檔的屬性，登記檔案在每個環(huán)節(jié)內，都需要辦公人員或者移送人員作為檔案員管理檔案。但是檔案管理需要專業(yè)的技能，登記檔案在源頭由非專業(yè)人員操作，勢必會使登記檔案存在安全隱患，為今后的登記檔案安全管理工作造成不同程度的困難;第二，企業(yè)登記檔案根據(jù)營業(yè)執(zhí)照的時間確定登記時間，然后按照流程移交到檔案室。我國對企業(yè)登記檔案實行一戶一檔制度，但是隨著企業(yè)登記檔案的數(shù)量持續(xù)增加，登記檔案出現(xiàn)的錯放、漏頁以及無損等問題，嚴重影響登記檔案的安全;第三，許多企業(yè)為提早經營，都是在未取得營業(yè)執(zhí)照的狀態(tài)下經營，此時企業(yè)登記檔案的時間會發(fā)生變化，而企業(yè)經營者未更改時間，這為登記檔案出現(xiàn)的遺失、泄密等提供條件，造成嚴重的安全管理問題。

根據(jù)登記檔案出現(xiàn)的安全管理隱患，企業(yè)登記檔案應確保源頭安全，建立明確的管理制度，依據(jù)制度、檔案范圍以及職能要求，為每名企業(yè)登記管理工作者分配安全管理職責，以安全管理原則詳細記錄檔案登記時間、企業(yè)名稱，同時嚴格檢查登記蓋章等證明材料，保證在源頭上控制登記檔案安全管理存在的問題。

2 重視企業(yè)登記檔案整理環(huán)節(jié)中的安全問題，確保日常工作順利開展

2.1 檔案實體的安全規(guī)范整理

企業(yè)檔案室的檔案管理人員，應具備專業(yè)的檔案安全管理技能，掌握專業(yè)管理知識，在檔案登記時以安全規(guī)范為原則實施管理措施，并形成獨有的檔案管理方法，保證每個檔案都按照類別進行分類，同時根據(jù)目錄即可完成檔案的查找和歸類。規(guī)范的檔案管理方法，既能避免重復的檔案材料出現(xiàn)，還能針對檔案出現(xiàn)的材料缺失、檔案受損等管理問題得到根本的解決。另外在有限的時間內，可使登記檔案管理工作更加高效，減少企業(yè)登記檔案的工作量。

2.2 電子影像檔案制作中的安全措施

將信息技術應用在企業(yè)登記檔案安全管理工作中，制作電子影像檔案，借助信息處理技術提升電子圖像的真實性，保證電子影像檔案的完整性，為檔案工作人員提供便利的管理條件的同時，還能有效避免發(fā)生檔案安全管理問題。在傳統(tǒng)的紙張記錄為主的方式進行登記檔案管理工作，受到存儲條件以及環(huán)境的影響，紙張檔案會發(fā)生丟失或者破損等情況。而使用電子影像制作檔案，可使管理人員及時準確的查找檔案的建立時間、文件夾起止號以及兆數(shù)等信息，同時通過加密技術有效保護電子影像檔案的安全。

2.3 實體分類和編號產生的安全問題不容忽視

企業(yè)登記檔案工作包括檔案的登記編號、核對補號以及年度重新歸類等，上述工作都是由工作人員完成。但是大量的登記工作，極易出現(xiàn)多種問題，如檔案編號出現(xiàn)漏編、重編等，而且一旦出現(xiàn)上述問題，需要工作人員重新進行編號，并且保證不會出現(xiàn)錯誤才能進行下一項工作。對于實體檔案分類工作出現(xiàn)的編號問題，工作人員應重視這類問題產生的原因。在日常工作中應重視檔案的完整性，若發(fā)現(xiàn)存在編號不齊全等問題，應及時查找，防止出現(xiàn)多頭管理的現(xiàn)象。在進行檔案移出時，工作人員應加強信息安全管理，避免對檔案的相關的信息進行修改，導致實體檔案無法追根溯源，致使實體檔案缺少真實性。

3 加強企業(yè)登記檔案的安全保管，最大限度地延長檔案壽命

以技術保護和監(jiān)督管理為基礎，為企業(yè)登記檔案工作建立安全管理制度，應按照以下要點以此加強檔案的安全保管：第一，企業(yè)應完善安全防護體系，增加多種防護硬件，如在檔案室內加裝安全保護措施，同時調節(jié)檔案室內的溫度，為檔案室保管檔案創(chuàng)造良好的環(huán)境的同時，還應增強工作人員的安全保管意識;第二，工作人員應重視出現(xiàn)破損或者毀壞的檔案內容，對這類檔案做好保護，實施修復、復制、增色以及除霉去污等措施。同時將新舊檔案實行分離保管制度，避免舊檔案存在的上述問題影響到新檔案保管工作。針對以吊銷營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)檔案，這類檔案按照管理規(guī)定移交檔案管理部門做進一步的處理;第三，檔案管理人員應對檔案保管環(huán)境以及保管設施進行檢查，檢查包括保管環(huán)境的溫度和濕度、以及保管設施是否損壞等，以此杜絕安全管理問題的出現(xiàn)。

4 確保企業(yè)登記檔案利用過程中的安全，發(fā)揮檔案利用價值

企業(yè)檔案內會涉及到許多機密內容，確保企業(yè)登記檔案利用過程中的安全，避免機密內容泄露。工商部門應加強企業(yè)登記檔案的安全管理工作，根據(jù)檔案的類型設置查看權限、用戶操作跟蹤以及打印控制等防護方法。對電子檔案應實施更加嚴格的安全保護措施，防止電子檔案通過復制、未登記查閱等方式泄露檔案內容。在對檔案內出現(xiàn)的無損、圖像質量差等問題時，工作人員應根據(jù)權限要求，安排專人對檔案修復工作進行監(jiān)督。如有檔案需要外借使用時，工作人員根據(jù)安全保護條例，自己保管檔案隨同使用企業(yè)進行保管工作。

5 總結

綜上所述，加快企業(yè)檔案登記管理工作的安全管理建設和發(fā)展，需要工作人員針對企業(yè)登記檔案存在的安全問題進行分析，根據(jù)問題實施對應的預防以及解決措施，從登記檔案的登記源頭、使用過程實施嚴格的安全保護措施，以此保證企業(yè)登記檔案的安全性，為信息化企業(yè)檔案管理發(fā)展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]孟燕.提高檔案工作中人事檔案管理的途徑分析[J].辦公室業(yè)務，2017，11（5）：52-53.

[2]賈艷云.淺析人事檔案信息化管理中的安全問題[J].辦公室業(yè)務，2017，2（4）：10.

[3]井淼.干部檔案管理工作中的問題及解決措施[J].辦公室業(yè)務，2015，14（5）：63.

作者簡介

程華珺（1986-），女，漢，吉林伊通，干事，研究生，研究方向：語言教育翻譯。