做好事業單位檔案管理工作的思考核心思路

王慶

摘 要：鑒于事業單位在我國社會發展中的重要地位，事業單位的整體發展狀況一直以來都受到了相應的重視，而事業單位的整體發展狀況會對社會發展產生重要的影響。在事業單位內部的各項工作中，檔案管理工作有其重要意義所在，但是由于種種原因，檔案管理工作沒能得到事業單位領導的充分重視。在事業單位中，檔案是記錄單位工作人員詳細資料的重要載體，同時也是單位在進行用人分配、制定決策時所需要的重要參考依據，因此，對于檔案管理工作在事業單位中所發揮的作用應當給予充分的重視。事業單位的檔案管理工作看似簡單實則復雜，并且有其自身的工作特點。本文針對事業單位檔案管理工作開展的相關問題進行探討分析。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題對策

根據目前的現狀來看，我國事業單位中檔案管理工作所存在的問題是多方面的，無論是在檔案管理制度上、管理工作的技術上還是檔案管理工作的安全開展上都有所體現。針對這些問題，需要積極面對并對其進行分析與研究，使檔案管理工作能夠得以有效改善，從而提高其工作水平。現代信息技術的發展給事業單位的檔案管理工作的革新帶來了機遇，對于相關的領導來說，要對此給予充分的重視，讓檔案管理工作能夠更好地發揮推動事業單位整體發展的有效作用。

1 如何理解事業單位中的檔案管理工作

首先，事業單位是指由國家政府通過對國有資產的運用而設立的、工作范圍涵蓋科教文衛各大方面的一種具有公益性質的組織或者機構。事業單位雖然在形式上是由國家相關的行政機關進行領導，但其本質上并不屬于國家政府機構，它的發展目的不是為了盈利，而是承擔著重要的社會責任。在事業單位中，各項工作都為單位的發展發揮著相應的作用，檔案管理工作也是如此。從廣義方面來看，檔案所起的作用是對社會精神文明基礎內容進行有效反映，可以說是社會文化的重要一部分，廣義上的檔案不僅是指常見的人事類檔案，同時還包括其他眾多的社會事項的記載資料等。具體地來講，檔案就是各方面材料的匯總，而在事業單位中，檔案通常是指相關工作人員的人事資料的整體匯總，將其可以通俗地概括成“三齡兩例”，其主要的基本信息包括出生年月日、學習狀況、參加工作的實踐與獎勵以及入黨時間等，此外還會記錄關于檔案主人的獎懲情況、考查成績等，這些根據具體單位的特點也會存在著一些差異，但總體來說是基本相同的。在此基礎上，就不難理解檔案管理的含義了，所謂的檔案管理就是指對相關的檔案工作進行整體性的梳理，具體包括檔案的分類、保存以及使用等，從流程上來看則包括檔案的收集、整體、保管、堅定以及統計與利用。

2 當前事業單位檔案管理工作中存在的問題

1）管理制度有欠缺。就目前的狀況來看，鑒于大部分的事業單位領導都將工作的主要目標放在了事業單位所承擔的社會責任方面，因此對于單位的生產經營投入了相當多的精力，這就導致事業單位的檔案管理工作沒有受到足夠的重視，這一點能夠很明顯地體現在檔案管理制度的欠缺方面。在部分事業單位中，對于建立健全檔案管理制度并沒有給予足夠的重視，或者是盡管建立了相應的檔案管理制度，但是并沒有真正地將其落到實處，這就使得檔案管理制度的作用并不能真正地發揮出來，對檔案管理工作的效率也造成了消極的影響。

2）檔案管理的技術水平有待提高。傳統的事業單位檔案管理工作主要是以紙質的檔案材料作為對象來進行管理的，有著一些較為明顯的弊端。對紙質檔案進行管理并不容易，首先檔案的歸類以及查找都比較麻煩，很費時間;其次，由于紙質材料比較特殊，紙質檔案很容易出現破損的情況，甚至還可能出現由于管理不當致使檔案被蟲蛀的情況;此外，紙質檔案的占地也是一個問題，由于數量較多，往往需要占用大量的空間。信息技術的持續發展給社會各個領域的行業都產生了深刻的影響，很多行業都已經將信息技術運用到了具體的工作中，但是由于各種主客觀原因的影響，事業單位的檔案管理工作的信息化技術水平還并不達標，使工作效率沒能得到有效的提升。

3）檔案管理工作人員的工作能力有所欠缺。由于傳統的事業單位檔案管理工作的流程比較固定，內容相對來說也比較簡單，因此總體上來說對于檔案管理工作人員的技術要求也較低，所以在事業單位中，從事檔案管理工作的工作人員往往都年齡比較大，或者是由其他部門的工作人員兼職。但是隨著社會的不斷發展進步，事業單位中這種傳統的檔案管理工作方式已經過時了，這意味著從事檔案管理工作的相關人員的技術水平也應當有所提高，但是目前這一點還沒有完全得以實現。各種技術的發展給事業單位的檔案管理工作產生了重要的影響，倘若相關的工作人員不能抓住機會提升自己的能力，就會導致檔案管理工作的效率變得低下，使其不能發揮出應有的作用，反而會給事業單位的發展拖后腿。

3 如何做好事業單位的檔案管理工作

1）加強檔案管理制度的建設。制度的建設與完善是工作得以順利開展的基本保障，制度能夠為工作的執行提供科學而合理的標準與要求，對于事業單位的檔案管理工作來說也是如此。加強事業單位的檔案管理制度的建設，應當遵循不相容職務分離以及授權審批等一系列重要的原則，對檔案管理工作的各項具體內容進行細化規范，找出檔案管理工作中存在的漏洞，同時也要使檔案管理制度要與事業單位其他工作制度相適應。事業單位中檔案管理工作制度的建設并不是一蹴而就的，它是一個長期性、過程性的工作。就目前來看，雙軌制管理是比較普及的一種檔案管理制度，這一制度有其優點，但也存在弊端，因為它在一定程度上浪費了事業單位的人力資源與其他相關資源。因此，為了符合社會發展的需求，事業單位的檔案管理工作進行管理制度的建設時，可以考慮將雙軌制轉化為單軌制，即不再使用紙質檔案，而是將檔案資料完全電子化、信息化，這種制度能夠使檔案管理工作變得更加便捷有效。

2）提高檔案管理工作的信息化程度。在現階段，信息技術的發展速度是非常快的，并且信息技術對社會各方面的滲透也比較深入，因此提升事業單位檔案管理工作的信息化程度就顯得很重要了，大數據、互聯網云計算等技術在檔案管理工作方面的應用前景是非常廣闊的，針對檔案管理工作中現存的問題能夠進行有效彌補。大數據技術是針對巨量級數據進行高效率收集、分析與處理的一種技術，而互聯網云計算技術則使大數據的處理能夠變得更加高效，通過對這些信息化技術的應用，事業單位的檔案管理工作能夠實現智慧化管理，從而使檔案管理工作的效率得以提高。與此同時，還能夠對檔案數據進行高效率分析，從而為事業單位的相關決策提供科學的參考依據。

3）提高檔案管理人員的專業素質。作為事業單位檔案管理工作的直接開展者，相關的工作人員的專業素質是影響檔案管理工作效率的重要因素。作為事業單位的領導，要重視檔案管理工作崗位的人員調配，轉變傳統的用人觀念，讓更多有活力、有上進心的年輕工作人員從事檔案管理工作，并且在工作的過程中注重對其加以引導，使其正確地認識檔案管理工作;與此同時，還要健全員工培訓機制，針對檔案管理工作崗位的技能要求，對相關的員工進行定期或者不定期的技能培訓，以這種方式也提高檔案管理工作人員的技能水平，從而提高檔案管理工作的效率，使檔案管理工作能夠更加充分地發揮出推動事業單位整體發展的有效作用。

4 結語

綜上所述，作為事業單位中一項重要的工作內容，檔案管理工作應當體現出與時俱進的特點，領導要提高對檔案管理工作的重視程度，針對現有的問題，找出問題存在的原因，采取有效的措施加以改進，從而更好地提高檔案管理工作的質量水平。

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