事業單位檔案規范化管理及優化策略探索

摘 要：檔案規范化管理是事業單位深化改革的重點任務之一，是提升事業單位內部管理秩序、充分利用檔案資源的必經之路。本文對事業單位檔案規范化管理及優化策略進行探究，分析目前事業單位檔案規范化管理中存在的突出問題，并對其解決和優化給出針對性的意見，提高事業單位檔案規范化管理水平。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化

檔案是事業單位各類內部資料的集中體現，當前發展形勢下，檔案也成為事業單位優化發展的一項信息資源。檔案規范化管理是對以往檔案管理工作流程、要求、方式方法的統一，能夠有效解決事業單位檔案管理觀念及方法落后、無法適應逐漸增加檔案管理需求的局面。為進一步提升事業單位檔案管理規范性，需要對其優化策略進行總結。

1 事業單位檔案規范化管理存在問題

1）重視程度不足。檔案規范化管理雖已進入全面普及階段，但部分事業單位依然存在認識程度不夠、重視程度不足的問題。不少單位領導認為檔案管理與事業單位經濟效益和社會效益的發揮并無直接聯系，無需投入過多的人力或物力資源。認識上的缺失使事業單位檔案管理工作沿用傳統理念和方法，規范化程度提升困難，也無法實現單位檔案資源合理利用。

2）方式方法落后。檔案規范化管理水平的提升是一個循序漸進的過程，不少單位在管理方式方法上創新性不足，導致管理方式與檔案規范化管理需求相脫節[1]。檔案管理人員面臨繁重的工作壓力，但卻找不到有效提升工作效率的方式。例如，目前仍被采用的人工管理方法，將檔案資料進行人工編號、記錄，存放在檔案室。進行調取和查閱時，首先要翻閱管理檔案然后再到相應的存放地點進行尋找。不但檔案管理工作效率低下，其他部門或單位想要進行資料查詢和借閱也面臨一定麻煩。

3）缺乏統一規范。檔案規范化管理涉及到很多細節的工作，只有在統一、科學的管理標準之下，各項管理活動才能規范化開展，達到提升效率、提高質量的目的。但受到重視程度不足、工作創新意識缺失等問題的限制，事業單位檔案規范化管理制度有待完善。部分工作有無據可依的現象，檔案管理趨于粗放式管理。

4）信息化程度不夠。信息化手段的融入是時代發展給檔案規范化管理帶來全新優化契機，也是應對越來越高工作壓力的必然選擇。紙質檔案向電子檔案的過渡使信息化設備缺失、人才缺口、平臺建設投入不足等問題逐漸凸顯。

2 事業單位檔案規范化管理優化策略

1）提升檔案規范化管理認識。事業單位檔案規范化管理及其優化是時代發展給事業單位檔案管理工作提出的必然要求，關系到事業單位可持續發展狀態的實現。在此背景下，檔案規范化管理理念應深入到每位事業單位職工思想當中，要求檔案管理人員嚴格依照規范化管理的標準也要求開展相關工作，并注重檔案規范化管理的創新。要求其他職工積極配合檔案規范化管理工作的順利開展，并嚴格遵守規范化管理體系中提出的檔案調取、借閱、資料提交等流程的要求。因此，加大宣傳教育，自上而下提升內部人員對檔案規范化管理的認識和重視程度，作為檔案規范化管理的首要優化措施。例如，通過事業單位微信公眾號、內部網站、單位宣傳欄等渠道，對檔案規范化管理進行宣傳，在職工例會或專門的培訓活動中，強調檔案管理優化升級對于本單位發展的必要性和必然性，明確檔案管理人員及其他職工在檔案規范化管理優化中應承擔的責任和義務，加深理解，確保檔案管理相關工作能夠順利、高效推進，取得全體職工的配合。

2）改善檔案規范化管理方法。在具備較高的檔案規范化管理意識之后，管理方法的科學性就直接決定了檔案管理質量及水平的高低。結合事業單位檔案規范化管理需要，提出以下幾點可執行度較高的創新管理方法。第一，加強保密工作。宣傳檔案規范化管理理念的同時，普及《保密法》，要求全體職工嚴守相關法規要求，將檔案資料視為事業單位有價值的信息資源，嚴禁外泄[2]。例如，結合檔案資料的實際屬性，合理劃定保留時間，未經允許，禁止任何人進行檔案資料復印、拍攝或抄錄。設置檔案保密等級，并針對不同等級檔案的重要程度，限制檔案調取、查閱權限。發生檔案調取、借閱等行為時，應持有上級部門批準信或單位介紹信。對借閱憑證進行存檔保留，以備發生逾期、損壞等情況時的追責。第二，定期清理檔案。事業單位檔案資料體量龐大，其中不乏一些利用價值較低、無需繼續保留的檔案。這些檔案的存在增加了檔案規范化管理工作壓力，是一種變相的資源浪費。因此要求檔案管理部門定期清理，對檔案資料進行篩選和分類，將低價值或無價值檔案篩出統一處理。第三，檔案資料規范化處理。將結構復雜、信息量較大的檔案進行重新整理，整合其中關聯程度較高的部分，并對頁碼不全、無目錄等檔案進行統一的編輯，保證檔案資料本身的規范性，方便后期管理利用。第四，統一分類號。檔案規范化管理必然要有信息化管理手段的加入，在信息化管理過程中，檔案分類號即成為最重要的管理參考。要求結合單位實際情況，對檔案分類號進行統一設計。檔案分類的同時進行信息審核，挖掘其中規范性不足的部分，及時糾正。

3）構建檔案規范化管理體系。制定事業單位檔案規范化管理體系，對各項管理、利用、優化工作的開展進行理論指導。管理體系的內容應緊密貼合單位檔案管理工作的實際需求，其中既要有堅決遵守的部分，又要留有一定的靈活空間，以便根據內外部環境的變化對管理體系進行升級和完善。檔案規范化管理體系中應涵蓋人員權責劃分、檔案管理工作執行標準、其他部門及職工輔助責任規定等。劃分檔案規范化管理工作模塊，配置適當的人員專職負責。執行崗位責任制度，敦促相關人員合理行使檔案管理權限，提升檔案管理規范化程度。執行標準中包括對資料收集、統計、整理、編輯、存檔、分類等活動開展的具體要求，并對檔案調取、檔案查詢、檔案借閱、檔案保密等涉及到第三方人員的檔案利用過程進行規范。在非檔案管理部門，要求積極配合檔案規范化管理工作的開展。例如，結合各部門屬性，對其輔助管理權責做出明確規定，要求選派專門人員，負責本部門檔案原始資料的收集和整理。定期將資料提交到檔案管理中心，將檔案規范化管理發展成為事業單位一項常態化工作，深入到單位日常運營管理當中。

4）加強檔案管理信息化建設。積極開展檔案規范化管理信息系統建設，將檔案管理有關工作整合到同一平臺。信息化管理系統能夠存儲文字、圖像、視頻等多種檔案形式，并自動對資料進行分類和存儲，有效節省以往人工管理帶來的時間成本，進行檔案調取、查閱時，也更加便捷。將原始檔案資料錄入、掃描、上傳至信息化平臺，備份后同時將紙質檔案予以保留[3]。注意信息化風險的防范，例如，安裝系統殺毒軟件、高性能防火墻，配合漏洞掃描等技術，對檔案信息化管理環境進行安全防護。采用密碼訪問制度，對不同職位管理人員的訪問權限進行限制，以免出現信息盜取、泄漏、損壞風險。此外，事業單位檔案規范化管理工作應與日常經營管理工作相配合，借助信息化平臺，實現各部門間信息的高效共享和傳輸，進行單位檔案資源的一體化管理，提升檔案規范化水平。

3 結論

本文對檔案標準化管理優化措施進行了總結，要求各級單位結合自身特點，提升檔案規范化管理認識、改善檔案規范化管理方法、構建檔案規范化管理體系、加強檔案管理信息化建設，打造高效、高質的檔案管理工作網絡，充分利用單位檔案資源。

參考文獻

[1]張理嵐.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的策略探索[J].科技創新導報，2018，15（28）：120-121.

[2]張育文.淺析事業單位檔案規范化管理及優化策略[J].辦公室業務，2018（18）：118+141.

[3]夏麗穎.事業單位檔案規范化管理現狀以及優化策略[J].才智，2016（10）：271.

作者簡介

索依拉（1982-），女，內蒙古赤峰人，本科，助理工程師、助理館員，文書檔案規范化整理方向。