關于國有林場森林資源檔案規范化管理的思考

摘 要：在日常工作中，檔案管理是國有林場的主要工作形式。檔案管理以往是由各科室分管，這一模式并不利于國有林場的發展，因此，林場設置了檔案管理員，對森林資源進行統一管理。本文將分別提出國有林場森林資源檔案規范化管理的幾點措施。

關鍵詞：國有林場;森林資源;檔案規范化;管理

1 明確檔案管理職責，規范檔案管理內容

檔案資源管理作為一項基本工作，在森林資源管理中發揮著重要作用。對森林資源檔案進行管理的職責多為《森林法》所賦予的，相關政府部門需要建立起完善的森林檔案管理制度和政策法規，保證森林檔案水平不斷提升。森林資源檔案主要用于記錄森林資源在一段時期內的變化，并且能夠反映出一個地區對森林資源經營管理的情況，這些檔案都是在森林經營管理中建立起來的。規范化、科學化的森林資源檔案能夠反映出森林資源的數量和質量，并且及時反映出森林資源在經營過程中存在的問題，幫助人們發現問題，及時想出辦法解決問題，為制定科學的森林資源管理決策提供依據。國有林場應該根據森林資源的實際情況建立起森林資源檔案管理機構，配置專業的檔案管理人員，負責該地區的檔案管理工作。森林資源檔案管理的依據是進行森林資源的統計，包括調查森林資源的實際情況，制定森林資源計劃方案，幫助人員繪制森林資源的圖表，錄制一些影像數據資料等。對森林資源進行檔案管理，內容主要包括對森林資源的變化情況表、林相圖、資源基本情況圖表、經營圖、相關調查記錄表、科研資料和經營管理的文件等進行保存。森林資源檔案管理屬于技術劃分，由專業人員負責管理，對森林資源檔案進行修訂整改，保證森林資源檔案管理數據資料的準確性和完善性，以提高森林資源管理的效率。

2 遵循科學的立卷歸檔原則

科學的立卷歸檔原則要求人員在進行森林資源管理時進行遵循。這一原則要求人員做到歸檔的文件要以本單位的實際情況為主，這也是歸檔文書形成的一條基本原則，能夠推進森林資源檔案管理工作的規范化。相鄰的公文不能重合，需要井然有序，這是實現檔案管理工作規范化的前提條件，實現檔案管理規范化的目標是體現檔案管理的價值，利用保管的檔案為決策和管理工作提供便利，科學的立卷歸檔原則是解決問題的根本，在實際工作中，我們要嚴格遵循此項原則。

3 采用現代信息技術發揮檔案作用

隨著科學技術的進步和信息化時代的到來，現代化技術已廣泛應用于社會各行各業中。在森林資源管理中，運用信息化技術和智能手段能夠保證森林資源管理工作的高效化。將高科技手段運用于森林資源檔案管理中，比如運用地理信息系統等技術進行歸檔，使森林資源檔案可以準確反映森林資源狀況，了解森林資源的生長情況，在利用信息化技術的同時，需要利用好森林資源檔案，將檔案管理和信息化技術相結合，為森林的利用管理提供科學依據。但前提條件是實現森林資源檔案管理工作的保密，為森林資源系統服務。

4 嚴格公文的制發

做好檔案管理工作的前提條件是嚴格公文制發制度，公文是檔案管理工作的前提，檔案是由公文轉化而來的，雖然檔案和文書看似是兩個獨立的系統，有著不同的任務，但是二者又相互聯系，互為統一，所以在處理文書時同樣要保證文書的規范化。在實際的檔案管理工作中，需要把好文書質量關，以實現檔案工作的標準化。公文制發能夠影響檔案管理工作的質量，保證檔案管理工作的規范化。因此，在公文中就需要做到保證公文管理的規范化，提高公文的質量，從源頭做起，公文要選擇質量上乘的紙張，尺寸和幅面要保持統一，規格需要標準，滿足國家相關規定。公文的排版應是橫排裝訂和左側裝訂，注意公文的制發是否按照要求履行了手續，是否按照批準，公文的主題是否恰當，落款有無日期等。另外要保證公文的字跡是否清晰，不宜采用褪色的簽字筆，方便以后長期保管。公文的格式要保證規范化，不能使用潦草的書寫方式，以便日后采用檢索系統進行檢索。

5 做好電子文件的處理工作

隨著現代科學及手段的快速發展，越來越多的行業中運用到了信息網絡技術，社會也受到網絡工作環境的影響，電子文件屬于檔案管理工作的一部分，電子文件與紙質文件有所不同，電子文件主要是采用計算機網絡技術，在計算機脫機的狀態下進行保管，而在實際應用中，電子文件主要由磁盤進行保存。 所以對電子文件的保存，我們也需要多加注意。在實際工作中，我們需要把好磁盤的質量關，磁盤的質量直接影響到磁盤信息的使用壽命，如果是質量較高的磁盤，可以在一般情況下保存10年之久，如果是質量較差的磁盤，則只能保存一年，所以在選擇磁盤時，需要人員認真把關。磁盤在保存時需要放在無干擾的環境中，這里要保證無干擾、無振動，無灰塵，如果在潮濕的環境中，磁盤會發生霉變，因此空氣的濕度應該保持在2/5，而對保存的溫度也有所要求，溫度應該在14℃以上。

6 建立完善的檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度，是保證檔案管理工作水平的規范化的重要舉措。國有林場的森林資源管理部門需要遵循相關法律比如《森林資源檔案管理法》，根據工作實際，制定完善的檔案管理制度，報送制度和相關借閱制度。 按照森林資源檔案管理制度做好森林資源檔案的收集和整理，保證檔案管理工作的規范化和完整性。在森林資源檔案管理制度中，需要建立完善的報送制度，相關森林部門需要認真填寫統計報表，認真審核報送;其次是建立文書制發制度，森林資源檔案管理的文書需要達到標準化和規范化的標準，根據國家相關規定要求;最后是建立完善的文書保存制度以及電子文檔保存制度，在保存過程中一定要防止病蟲侵害，以免丟失大量的數據信息。因此，做好電子文檔和文書的保存工作非常重要;建立審核制度對于檔案的建立也尤其重要，需要定期送上級部門審核，定期對森林資源檔案管理進行考察并記錄，及時發現其中存在的問題，如果發現不規范的地方，要加以指出。保證森林資源檔案管理的規范化和準確性。

7 結束語

總之，要保證森林資源檔案管理做到位，需要建立完善的森林資源檔案管理制度，做好文書和電子文件的處理工作，嚴格公文制發，采用信息化技術進行森林資源檔案管理，最終促進森林資源檔案管理工作的規范化。

參考文獻

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[2]孔立珍.林業調查規劃檔案科學管理的思考[J].湖北檔案，2014（3）：56-58.

作者簡介

余呈雨（1993-），女，漢族，廣西玉林市博白縣人，本科，助理工程師，從事林業工作。