新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革工作探討

王麗君

摘 要：隨著社會的發(fā)展，我國的事業(yè)單位的發(fā)展也有了很大的進(jìn)步。事業(yè)單位檔案管理工作屬于事業(yè)單位管理體系中的一項(xiàng)重要體系，它的管理包含了事業(yè)單位發(fā)展過程以及相關(guān)的職能演變過程，是最真實(shí)的記錄，這對于事業(yè)單位來說是一筆隱形的資產(chǎn)。信息時代的到來讓事業(yè)單位傳統(tǒng)管理工作中的缺陷體現(xiàn)出來，管理上沒有優(yōu)勢就不能很好地適應(yīng)時代的發(fā)展需求，就需要對其管理進(jìn)行必要的改革與創(chuàng)新，尤其是檔案管理工作，只有這樣才能讓事業(yè)單位在未來有長足的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢下;事業(yè)單位檔案管理;改革工作探討

對于事業(yè)單位的檔案管理工作，其檔案當(dāng)中所匯總的信息是覆蓋事業(yè)單位實(shí)際工作情況、績效、經(jīng)歷等信息的主要部分。新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)進(jìn)行有效的改革，由此更好地順應(yīng)時代的發(fā)展要求，并為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。筆者多年來一直在人事科工作，具體從事人事職稱綜合檔案管理，綜合自身多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，通過對新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革進(jìn)行分析，明確開展該工作的重要性以及困境，并制定完善的改革對策，為事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展提供保障。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的重要性分析

在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理工作是非常重要的工作項(xiàng)目，屬于事業(yè)單位展開人事管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。事業(yè)單位中除了管理人員，更多的是專業(yè)技術(shù)人員，主要考核德能勤績廉五個方面，更多注重工作實(shí)際，每季度或每月進(jìn)行考核，其形成的評價材料，成為開展干部職工年度考核的標(biāo)準(zhǔn)以及參考依據(jù)，對于事業(yè)單位中的檔案管理其涵蓋了較多的內(nèi)容，可以說檔案管理是對人員信息以及工作內(nèi)容進(jìn)行記錄的主要部分，并且在對檔案進(jìn)行查看的同時，能夠明確很多關(guān)鍵信息，對接下來工作的開展有著一定的幫助。在實(shí)際工作中，檔案管理是比較復(fù)雜化的，要開展檔案收集、整理以及價值鑒定和保管編輯等，也要為相應(yīng)的對象提供一定的檔案利用服務(wù)。在事業(yè)單位中，檔案管理工作不單單記載事業(yè)單位向社會所提供服務(wù)的信息，也包含事業(yè)單位在人員培養(yǎng)上的工作。通過有效的運(yùn)用檔案，能夠迅速地找到人員相應(yīng)信息，這對人事管理工作的開展至關(guān)重要。因此在新形勢下，應(yīng)注重事業(yè)單位檔案管理改革工作的開展，更好地提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，從而為事業(yè)單位更好發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

2.1 事業(yè)單位檔案管理工作屬于被動狀態(tài)

長久以來事業(yè)單位檔案管理工作都是處于被動管理的狀態(tài)，從檔案的收集、整理、歸檔等方面都是處于被動狀態(tài)，這樣的狀態(tài)讓工作人員認(rèn)識不到隨時收集資料的重要性，尤其是在相關(guān)的檔案管理機(jī)制不完善的狀態(tài)下會造成很多有價值的信息沒有被妥善處理保存，資料收集工作跟蹤不到位直接造成歸檔檔案的資料比較零散，不能讓檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的優(yōu)勢。

2.2 檔案管理技術(shù)不足

在信息時代的影響下，許多的事業(yè)單位引進(jìn)了電子檔案管理的模式，但是這種電子檔案管理模式的使用率卻不是很高，很多情況下依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，造成這樣的原因就在于管理人員對于電子檔案管理這種新事物的接受度不高，也沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，在實(shí)際的運(yùn)用中顯得捉襟見肘，無法將電子檔案管理的優(yōu)勢展現(xiàn)出來，所以整體上看事業(yè)單位檔案管理技術(shù)水平還處于比較低的狀態(tài)。

2.3 檔案管理缺乏專門的負(fù)責(zé)人

事業(yè)單位的檔案管理工作是一個比較零散的工作，并沒有設(shè)立專門的部門或者專人對其進(jìn)行負(fù)責(zé)，很多都是由其他部門的人兼職此項(xiàng)工作，這樣的兼職情況是不利于檔案系統(tǒng)管理的。主要原因在于一方面人員不夠?qū)I(yè)，另一方面沒有專業(yè)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行輔助，這樣就直接造成檔案管理工作效率不高，影響著整個檔案工作的質(zhì)量。

3 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

3.1 形成正確的檔案管理意識

在事業(yè)單位中檔案管理工作所涉及的方面是比較廣的，而且也是非常重要的，所以在管理工作中，應(yīng)讓工作人員樹立正確的檔案管理意識，由此才能為接下來相應(yīng)工作的有效開展提供保障。檔案管理人員是事業(yè)單位開展檔案管理工作的主要人員，因此在實(shí)際工作當(dāng)中必須要樹立正確的檔案管理意識，明確檔案管理的重要性，并且在工作當(dāng)中要自律、敬業(yè)，進(jìn)而在實(shí)際工作中也能更好地督促他人，共同開展檔案管理工作，降低檔案管理中存在的誤差等問題。而在事業(yè)單位中樹立正確檔案管理意識，不單單要從檔案管理人員入手，也應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)者的支持和關(guān)注下才能更好地開展，從領(lǐng)導(dǎo)層角度注重檔案管理工作的開展，這樣能夠自上而下對干部職工進(jìn)行引導(dǎo)，使得更多人能夠明確檔案管理工作的重要性，從而為檔案管理工作的有序開展提供保障。

3.2 利用信息管理手段來擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容

信息化時代的到來給事業(yè)單位管理工作帶來了許多的便利，檔案管理工作也是其中的一項(xiàng)。事業(yè)單位要順應(yīng)時代發(fā)展的要求，充分利用信息化管理手段來進(jìn)行檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。進(jìn)行信息化檔案管理就需要完善信息化管理，以信息化技術(shù)手段來進(jìn)行管理，具體可以從幾個方面來進(jìn)行，分別是：1）結(jié)合事業(yè)單位的具體情況來制定詳細(xì)的發(fā)展計劃，尤其是針對檔案管理工作應(yīng)該采取怎樣的服務(wù)模式，并針對每個實(shí)施的環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃，根據(jù)大概的方向制定實(shí)施方案，這樣才能保證檔案管理服務(wù)工作按照計劃執(zhí)行。2）建立專門的網(wǎng)站，此網(wǎng)站建立其實(shí)就是為了讓事業(yè)單位檔案管理工作能夠給群眾提供方便快捷的服務(wù)，準(zhǔn)確地說，就是事業(yè)單位通過這個網(wǎng)站以開放的形式來為群眾提供相關(guān)的服務(wù)，尤其是在群眾需要查詢相關(guān)的檔案資料方面能夠更加方便快捷，如此一來，有效地提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，也是為社會發(fā)展提供了相應(yīng)的服務(wù)。3）建立電子檔案管理體系，將檔案進(jìn)行數(shù)字化收集與整理，這樣不但能進(jìn)行及時的信息收集整理，還能讓檔案歸檔工作更加的及時，從而實(shí)現(xiàn)了良好的存儲與共享的作用，為檔案數(shù)據(jù)化發(fā)展提供更多的便利。

3.3 增強(qiáng)信息化體系的建設(shè)

信息化建設(shè)工作屬于檔案管理中不可忽視的部分，在當(dāng)前社會不斷發(fā)展的環(huán)境下，以往的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足人們對于信息需求以及工作效率的要求，因此，必須要注重檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能確保事業(yè)單位檔案管理工作順應(yīng)社會發(fā)展。在現(xiàn)代事業(yè)單位中，要積極有效地將多種新型科學(xué)技術(shù)滲透到實(shí)際工作當(dāng)中，經(jīng)過軟件開發(fā)的形式，建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng)，由此能夠?qū)n案信息開展全方有效的管理工作，另外能夠使文字、圖片等信息變得更加的清晰明確，讓紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，不僅僅能夠確保檔案信息的完整性，也能確保檔案的持久性，對檔案信息的傳播也有一定意義和幫助，能夠進(jìn)一步提升整體工作效率和質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，時代的快速發(fā)展影響著事業(yè)單位檔案管理模式，改變著傳統(tǒng)管理模式中的不足，結(jié)合新形勢下的先進(jìn)管理技術(shù)對事業(yè)單位檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，要從管理人員的思想轉(zhuǎn)變開始，將事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作落實(shí)到實(shí)處，重視檔案管理的重要性，如此才能有效地提高檔案管理的效率。

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