談如何加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理

陳光

摘 要：事業(yè)單位檔案管理不同于其他單位。檔案管理的質(zhì)量直接影響到國(guó)家和人民群眾，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作尤為重要。加強(qiáng)檔案管理是當(dāng)前事業(yè)單位面臨的重大問題。由于目前管理方法缺乏有效的創(chuàng)新，管理層難以應(yīng)對(duì)當(dāng)前復(fù)雜多變的形勢(shì)，導(dǎo)致管理工作的缺乏。文中對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案工作;管理策略

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 對(duì)檔案管理工作缺乏重視

現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位認(rèn)為只需要保證檔案不丟失就可以了，沒有必要投入更多的資金和精力去對(duì)其進(jìn)行建設(shè)，這是因?yàn)闄n案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展沒有太大的影響，但是卻關(guān)系著國(guó)計(jì)民生。由于重視程度不足，在管理制度的制定上也存在較大的問題，對(duì)國(guó)家制定的相關(guān)法律法規(guī)不夠了解，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理制度不健全，在開展工作時(shí)沒有符合國(guó)家的要求，最終對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成不可挽回的影響，甚至?xí)绊懙椒?wù)對(duì)象的實(shí)際利益。這對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來說無疑都是十分不利的。

1.2 檔案管理工作人員的能力不足

檔案管理工作的質(zhì)量和效率在很大程度上取決于工作人員的工作水平以及工作態(tài)度，因?yàn)檫@項(xiàng)工作是需要人為完成的，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，在招聘時(shí)并沒有提出很高的要求。甚至有的事業(yè)單位出現(xiàn)了一人身兼多職的現(xiàn)象，并沒有專門的人員來負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，這所帶來的后果是不言而喻的。

1.3 管理方法較為落后

事業(yè)單位人事檔管理方法相對(duì)落后。現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位還完全采用人力來完成檔案管理工作，但是工作量是非常巨大的，所以導(dǎo)致了工作效率非常緩慢，甚至出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。現(xiàn)在信息化管理手段是十分先進(jìn)的，事業(yè)單位之所以不使用，無非是因?yàn)檫@需要引進(jìn)一些儀器設(shè)備，檔案管理人員也需要進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)于工作人員能力上提出了更高的要求。為了省去這些麻煩，所以寧愿采用最傳統(tǒng)的工作方法，這種態(tài)度其實(shí)是非常不正確的，不僅導(dǎo)致事業(yè)單位無法向前發(fā)展，同時(shí)也使得所收集的檔案無法快速得以應(yīng)用，失去了其存在的價(jià)值。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效措施

2.1 做好檔案開放利用中的保密工作

2.1.1 做好基礎(chǔ)工作

對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，系統(tǒng)化整理檔案，設(shè)置科學(xué)的管理系統(tǒng)，合理編制類目、優(yōu)化分類，規(guī)范分組，提升檔案開放與有效利用率。建立完善的基礎(chǔ)工作，科學(xué)完整地進(jìn)行檔案編號(hào)，健全信息檢索制度，通過多元化檢索途徑，促進(jìn)檔案管理發(fā)揮實(shí)效。

2.1.2 做好審查工作

根據(jù)檔案保密級(jí)別的不同，合理設(shè)計(jì)檔案的開放時(shí)間、規(guī)范檔案的可使用人員及利用范圍，根據(jù)檔案管理級(jí)別分類，選擇不同能力的檔案人員進(jìn)行針對(duì)性管理與利用，分析利弊合理確定檔案管理開放時(shí)間、可使用人員，通過審查，綜合判斷檔案的利用范圍。

2.1.3 做好管理工作

管理檔案過程中，需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求，建立完善的、規(guī)范化的、制度化的管理模式，利用信息技術(shù)，建立資源整合平臺(tái)，利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)，構(gòu)建涉密文件的智能臺(tái)賬管理模式，建立存放索引，合理化控解密事件標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范涉密文件內(nèi)容，重視科學(xué)管理涉密檔案。合理劃分不同檔案內(nèi)容管理制度，避免混合保管，提升管理質(zhì)量。

2.2 有效借助信息技術(shù)提升檔案管理工作質(zhì)量

現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，是信息技術(shù)快速發(fā)展的適當(dāng)，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力以信息技術(shù)的應(yīng)用能力為基礎(chǔ)，信息技術(shù)的利用率充分影響企業(yè)單位發(fā)展的才可持續(xù)化發(fā)展程度，因此在企業(yè)管理過程中，需要充分利用信息化技術(shù)，對(duì)于內(nèi)部檔案管理也需充分利用信息技術(shù)提升管理質(zhì)量，發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)化、全面化、數(shù)字化發(fā)展。在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要妥善應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)存在的不足，重視檔案管理保密性。

2.3 提升檔案管理工作人員的素養(yǎng)

即使是現(xiàn)代化檔案管理仍需人工監(jiān)督提升檔案管理的效能，同時(shí)利用高效的檔案管理工作可大大促進(jìn)工作人員提升工作效率。因此，科學(xué)有效的提升檔案工作人員管理素質(zhì)，有助于提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，增加事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。在現(xiàn)代化管理過程中，事業(yè)單位檔案管理不斷面對(duì)新的挑戰(zhàn)，對(duì)工作人員提出了新的要求，此時(shí)工作人員需要與時(shí)俱進(jìn)，在提升專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)不同提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，在夯實(shí)檔案專業(yè)管理能力的同時(shí)，不斷掌握新技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí)，積極參加培訓(xùn)交流活動(dòng)，了解市場(chǎng)新環(huán)境、行業(yè)新變化，掌握管理新技能。

2.4 完善事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

制度化管理是提升事業(yè)單位檔案管理向科學(xué)化發(fā)展的重要保障，因此，需要不斷完善事業(yè)單位檔案管理的機(jī)制與制度，在法律規(guī)范的允許范圍內(nèi)，細(xì)化檔案管理法則、制度，逐漸完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的管理、監(jiān)督體系，制定針對(duì)性的檔案管理規(guī)范，優(yōu)化檔案管里流程。認(rèn)識(shí)檔案管理的價(jià)值與內(nèi)容，將部門建設(shè)與檔案管理相結(jié)合，優(yōu)化業(yè)務(wù)考核、評(píng)價(jià)機(jī)制，建立相匹配的責(zé)任追究、表彰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工參與檔案管理的積極性，利用多樣化管理機(jī)制為完善檔案管理提供保障，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理加速轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

2.5 積極開發(fā)利用信息資源

隨著檔案管理工作的不斷升級(jí)變化，事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理越來越趨于規(guī)范制度化，與事業(yè)單位的管理水平相適應(yīng)，充分反映單位的管理能力。因此提升事業(yè)單位的管理能力使其充分發(fā)揮價(jià)值，需要在管理過程中，提升單位管理能力，重視檔案管理，提升檔案管理的信息化水平，重視利用信息豐富檔案內(nèi)容，增強(qiáng)檔案的吸引力，促進(jìn)更對(duì)人關(guān)注檔案，提升檔案的利用率。在此過程中，需要在滿足檔案信息資源現(xiàn)在管理需要的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新與開發(fā)，利用現(xiàn)代化信息手段提升資源的整合度，發(fā)揮資源的效能，優(yōu)化檔案管理。通過提升信息收集力度、優(yōu)化檔案信息管理模式，豐富事業(yè)單位檔案管理的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。重視主動(dòng)創(chuàng)新事業(yè)單位檔案信息管理，積極纂寫重要事件、重要成果在檔案內(nèi)容中，以實(shí)際工作為基礎(chǔ)，記錄工作成績(jī)，利用檔案對(duì)單位工作紀(jì)實(shí)，充分發(fā)揮檔案工作的實(shí)際效能，為管理者提供決策依據(jù)。

3 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)艱巨的工作，其管理關(guān)系到國(guó)家利益。目前，由于種種問題，雖然我國(guó)在檔案管理方面有著豐富的經(jīng)驗(yàn)，但隨著時(shí)代的發(fā)展，這些管理經(jīng)驗(yàn)形成了管理方法，已不能滿足當(dāng)前檔案管理的需要，因此管理也帶來了許多問題。在事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，要建立完善的管理模式，要采取有效的管理方案，促使事業(yè)單位檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，通過實(shí)踐總結(jié)，為了提高管理認(rèn)識(shí)，相關(guān)工作人員要有效掌握現(xiàn)代化檔案管理方式，通過不斷探索，進(jìn)一步為事業(yè)單位檔案管理工作開展提供保證。

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