淺談地質科研院所實物檔案數字化

摘 要：實物檔案是地質科研院所非常寶貴的一項檔案內容，實物檔案的數字化建設是大勢所趨，對檔案管理具有重要意義。本文介紹了地質科研院所實物檔案的意義及特點、目前的管理現狀以及數字化建設的方法和優勢等。

關鍵詞：實物檔案;地質科研院所;數字化

隨著信息技術的不斷發展和深入普及，信息化進程隨之加快。作為地質科研院所的檔案管理部門，尤其是實物檔案管理人員，如何化被動為主動，直面信息技術變革，并有效搭乘信息化高速列車，已經成為實物檔案管理人員亟須思考的問題。

1 實物檔案的意義及地質科研院所實物檔案的特點

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，它是一個單位檔案全宗的重要組成部分。它具有原始性、直觀性、確定性等特征，能真實記載社會各項實踐活動，并能生動反映社會發展歷史。實物檔案的類型豐富多樣，包括榮譽證書、獎牌、錦旗、獎旗、字畫、印章、獎杯、禮品、紀念品等。

地質科研院所的實物檔案具有一般實物檔案的共性，同時也有其獨有的特征：一方面，自2008年地質行業實施“政事分開、事企分開”改革后，地質科研院所不斷強化工作進程，拓展地質調查領域，增加地質科技合作等，使得新老地質科研院所的實物檔案呈不斷增長的態勢。另一方面，地質科研院所的實物檔案內容更廣，還包含了各種鉆孔巖心、巖屑、礦石標本、薄片和珍貴地質圖件[1]等。

因此，整理和保存好各種實物檔案意義重大，無論是對地質科研院所豐富檔案內容，還是保留歷史原貌，更好將實物檔案提供利用等。

2 目前實物檔案管理現狀

地質科研院所實物檔案品類繁多，大小規格也不盡相同，這也決定了它無法像文書檔案一樣采用統一的保管模式，國家也沒有統一的實物檔案管理標準。目前，一些地質科研院所的檔案管理部門選擇將可以折疊的獎狀、錦旗等折疊成A4紙大小放在檔案盒中統一存放，但這種管理方式容易將實物檔案上的文字、圖畫等信息造成損毀。印章類檔案一般用特制木盒按照一定順序進行收納管理，對大型的鋼印印章則直接擺放在檔案柜上，這種管理方式存在的弊端是不容易查找，且不方便提供利用。鉆孔巖心、巖屑、礦石標本類實物檔案則選擇用簡單的透明檔案柜收納整理，同樣也不利于查找和提供利用[2]。

3 實物檔案數字化建設的方法

實物檔案數字化建設首先要將實物檔案按照載體形式進行分類，然后根據分類方式分別拍照或者掃描，最后根據實物檔案所記錄的內容進行標記，并制作目錄。

3.1 獎狀、獎牌、榮譽證書、錦旗類實物檔案

將這類實物檔案正反面掃描，按照一件實物對應一個文件的原則將文件命名，并按照一定順序登記在目錄中。

3.2 印章類實物檔案

將所存印章蓋在A4紙張上，對印章印模拍照或掃描，按照一件實物對應一個文件的原則將照片或文件命名，并按照一定順序登記在目錄中。

3.3 獎杯、形狀不規則的紀念品等

將實物檔案從多角度拍照，按照一件實物對應一個文件的原則將文件命名，并按照一定順序登記在目錄中。

3.4 鉆孔巖心、巖屑、礦石標本類實物檔案

將實物檔案從多角度拍照，按照一件實物對應一個文件的原則并根據實物的特征對文件命名，并按照一定順序登記在目錄中。

4 結束語

實物檔案數字化建設是地質科研院所檔案管理的一次重要改革，它的實現將對地質科研院所的發展乃至國家建設產生深遠的影響。同時，在改革過程中我們發現，從傳統的管理模式改變為數字化信息化管理是一項巨大工程，需要投入大量的人力物力和財力。盡管如此，實物檔案數字化一旦建成，將是一項一勞永逸、意義重大的工程，不僅能更好地服務檔案管理人員，使檔案更好地提供利用，而且能促進整個檔案管理的長遠發展。

參考文獻

[1]安楚.地勘單位文書檔案數字化建設探究[J].工作指導，2018.（09）：187～189.

[2]馬忠花，文雪峰.新形勢下地質檔案開發利用和綜合研究探析[J].經濟管理，2018.（07）：70～73.

作者簡介

田春秋（1986-），女，漢族，河北玉田，碩士研究生，中國地質科學院礦產綜合利用研究所檔案管理人員，研究方向：檔案管理。