檔案數字化中的安全保密管理探討

摘 要：隨著改革開放進程的不斷加快，我國開始進入信息化社會，檔案數字化發展是檔案事業進步的必然趨勢。先進的信息化手段，為各行各業帶來了極大的便利，在檔案管理中的作用不可小覷。然而，就目前而言，檔案數字化在建設過程中還存在著管理不善、技術不成熟等問題，使得檔案信息的丟失、污染、刪除等現象常有發生，尤其在醫院檔案工作的管理中。因此，檔案管理人員必須采取有效安全保密措施控制以保證檔案保管的安全性。在工作中嚴謹認真，注意保證檔案的管理質量。本文主要對檔案數字化中的安全保密管理進行了探討，分析了檔案數字化管理中存在的問題以及應對措施。

關鍵詞：檔案數字化;質量;安全;保密

1 前言

通常檔案被稱為具有完整記錄作用的固化信息，是人們在社會實踐活動中直接形成的，具有清晰性和確定性。隨著信息技術的發展，很多國家已經實行了檔案的數字化管理，而在我國檔案數字化管理的時間并不長。在較短的時間內，我們已經體會到了數字化管理帶來的 便利，不僅工作人員的工作效率大大提高，而且在保存形式上，紙質檔案逐漸被電子檔案取代，在方式以及形式上都出現了較大的轉變。通過檔案數字化，可以將紙質版檔案進行掃描，然后將信息錄入到計算機數據庫中，從而形成了電子檔案，這有利于保證檔案的完整性、提高檔案的利用率，在醫院的檔案工作管理中，工作量很大，這種現代化信息手段為工作人員帶來了很大的便利。然而在檔案數字化的進程中，保障檔案的安全性也是不容忽視的一個問題。目前，我國主要是把各級黨政機關、企事業單位的檔案進行掃面、錄入到計算機中，這些檔案中都有不同程度的涉密，甚至有些檔案，涉及國家秘密的密級比較高，有些甚至是核心機密。因此，做好檔案數字化中的保密工作勢在必行，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，其必須掌握一定的技術措施，才能確保檔案信息的安全共享，在技術與機制上不斷完善，加強檔案的安全性，做好保密控制，這必須引起各級單位的重視，以確保數字檔案系統正常的運轉。

2 檔案數字化概述

檔案數字化在檔案管理體系中發揮著重要作用，具有良好的應用前景。其主要利用計算機技術、數字化技術對檔案信息進行管理，是一種新型的管理模式。檔案數字化以不同的工作方式存在，比如我們常見的掃描紙質檔案、數字化拍攝、激光技術等。從狹義方面，檔案數字化是指將存儲于傳統載體上的檔案信息，通過一定的技術手段，轉化為以數字形態存在的、計算機可以識別和處理的過程，其中傳統形式的紙質檔案、照片檔案、錄音檔案等都可以轉化為數字化信息的檔案。轉化之后的信息以文本、圖形、圖像、音頻和視頻等形式存在。從廣義方面，檔案數字化，是指通過一定的技術手段將以模擬形式存在的傳統檔案轉化為計算機能夠識別和處理的信息，并對其進行存儲、組織、檢索和維護的過程。狹義的數字化檔案室廣義數字化檔案的基礎和核心。

3 當前檔案數字化過程中存在的安全問題

由于人們沒有意識到檔案數字化中安全保密的重要性，還存在保密意識淡薄的現象，因此，在進行檔案數字化處理時，存在失泄密隱患比較多，歸納起來主要有人為因素、法律法規體制的不完善、設施設備因素等

3.1 檔案信息安全的保護意識淡薄

在傳統的檔案管理工作中，只針對檔案相應的載體開展保密工作。隨著檔案數字化進程的加快，傳統的檔案保密工作已經不能適應數字化檔案管理的要求，其所面臨的問題發生了巨大的變化。在當前的檔案數字化管理中，相關信息的保密工作還存在很多隱患，比如在醫院的檔案中，很多病人的信息泄露非常嚴重，人們可以隨便的復制很多信息。這主要是由于檔案管理的工作人員沒有做好相關工作。一方面，沒有對信息進行前處理，即在檔案進行數字化加工前，沒有把涉及秘密的檔案和非秘密的檔案分開，對檔案的分類工作沒有做好。現在很多單位的工作人員，都缺乏足夠的耐心，大都沒有對擬加工的檔案分類整理，沒有進行密級鑒定或者密級鑒定比較模糊，將全部檔案混合在一起加工。另一方面，很多管理數字化檔案的機構網站，存在不安定因素，很多信息都可以被拷貝，這與管理人員的安全意識有關，由于他們這種意識的缺乏，在工作中沒有嚴格地按照相應的規范來操作，導致檔案信息泄露，造成重大的危害。

3.2 檔案安全的法律法規滯后于信息工作

目前，關于檔案數字化安全的法律法規和相關制度尚未成立。比如：照片、錄音、縮微膠片數字化方面的，電子文件采集的原數據標準、電子文件鑒定保存等電子文件的歸檔與管理方面，檔案信息化基礎設施和應用系統建設方面等都沒有出現專門的規定。甚至在檔案信息的安全問題上，也沒有專門的法規。這就導致醫院相關執行制度的缺乏，使得管理人員的職責不明確，各部門之間沒有建立相應的領導機制，在加工過程中一旦遇到問題，就出現了無法可依的局面，不能及時解決問題，缺乏相關制度的監督，并不清楚需要進行什么安全檢查。在數字化加工過程中，沒有相應的標準，導致信息記錄不完整，加工人員可以自由的進入加工現場，加工場所管理混亂。這些現象都是由于缺乏相應的規章制度導致的，因此，制定法律法規、標準、規章制度是保證檔案數字化安全的基礎。

3.3 數字化加工設備與網絡環境造成的泄密隱患

在檔案信息管理的技術系統中存在安全隱患，數字化加工的設備保密性弱，沒有安裝保密防護軟件，使得電子檔案在信息傳輸過程中可能感染計算機病毒，系統也有可能受到惡意攻擊。網絡是一個開放式的系統，該技術系統沒有使用獨立性的網絡，使用無線網卡、鍵盤和鼠標等設備，但是并沒有與其他網絡沒有實現物理隔離。這就為黑客和計算機病毒的升級提供了機會。另外，醫院工作人員在加工中使用的存儲介質，分為涉密介質和非涉密介質，往往將兩種介質混合使用。并且，在加工設備和介質出現問題時，不經過保密部門認定，到社會上的公司進行外修。

4 保障數字化檔案安全的對策

4.1 加強檔案人力資源的建設

人力資源是檔案數字化中不可或缺的重要部分，醫院應對入職人員的工作進行細化，在選拔時進行嚴格的政治審核。為了避免工作人員的泄密問題，在入職后應該對他們進行思想政治的教育和引導，使檔案工作者盡快轉變傳統的保密觀念，更新思維方式。建立一支具有高素質的、能運用高科技手段處理電子檔案的人才隊伍，對檔案數字化管理至關重要，把人才的培養和合理使用放在首位。一方面，加強檔案人員的保密意識，電子文件較紙質文件更便于攜帶，為了防止電子信息的泄露，需要加強工作人員的保密意識。使工作人員嚴格依據法律法規制度進行。另一方面，為工作人員提供學習的機會，制定人才培養計劃。檔案數字化管理是一項新的工作模式，工作人員需具備合理的應用數字化檔案管理技術，掌握最新的信息保密措施。為了提高業務能力，需要對工作人員進行定期培訓，培訓的內容主要體現在計算機能力上、道德素質以及專業技能的培訓，這樣才能提高檔案數字化的質量，使工作人員逐漸從檔案的管理者變為信息的管理者，能夠熟練深入的對網絡進行存儲、處理和發布。

4.2 加強對檔案信息安全的管理

依據規章制度，醫院應加強對檔案信息安全的管理。做好以下幾點：第一，對環境條件保障管理、自然災害防護、防護設施管理、電磁波與磁場防護等要進行定期檢查。第二，發揮檔案網站的真正價值，不能只停留在檔案宣傳和館藏建設上，除了開通檔案檢索、檔案編研、檔案教育外，應逐漸向綜合服務功能轉變，還可提供一些現行文件閱覽務、網上預約查檔服務、在線互動服務、地方特色服務、愛國主義教育服務等。第三，要對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，發現載體或信息有損傷時，及時采取維護措施，進行修復或拷貝;第四，數字檔案系統是一項具有全國性質的檔案管理工作，檔案管理部門應結合具體情況，依據國家統一標準制定適合自己的標準和參數，以確保日后數字檔案的管理和該系統的正常使用。

4.3 健全完善各項管理制度

規章制度的制定時出現問題時快速找到解決問題方法的保證，檔案管理部門應結合《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》和《檔案數字化外包安全管理規范》等有關法律法規的要求，完善安全保密管理制度，逐步建立一套檔案數字化監督管理制度。比如：檔案數字化加工前的處理制度、選用加工公司的公開招標管理制度、賬號管理和登錄制度、檔案出入庫管理制度等。依據相關制度，使有關部門可以及時對整個檔案數字化工作過程進行嚴格的監督、檢查和評估。對檔案數字化加工從開始到結束的每一個環節，都制定出可操作性強、約束性強的管理制度，每個環節都實現無縫對接。確保檔案數字化工作的順利進行、完成。并采取相應措施，將制度落實到位。即便出現問題，也能依據制度追溯考究、有據可查。

4.4 制定合理的檔案管理方案

為了保障檔案數字化管理順利的進行，在檔案數字化管理過程中，參考檔案數字化原則及基本政策，需要制定合理的檔案管理方案。檔案資料也在隨著社會的發展不斷增多，內容也越來越豐富，檔案管理的工作量逐漸增大。而確定技術培養路線，優化和調整數字化管理流程，積極改進檔案管理操作技術，可以有效提高工作效率，保證檔案工作順利進行。同時，也要選擇正確的檔案數字化軟件，適合的軟件系統是確保檔案數字化進程的重要工具，專業性較強的檔案數字化軟件系統在信息錄入、采集過程中可以節省大量的人力、物力和財力。使操作活動更方便、快捷、具有時效性。

5 結束語

綜上所述，醫院檔案數字化的安全保密管理必須引起社會各界的高度重視，明確工作職責。隨著信息技術水平的快速發展，我國檔案數字化的安全保密工作還有待加強，需進一步健全監督流程和工作流程，完善各項規章制度。細化檔案原件和信息安全管理內容和細節，設計數字化檔案加工流程，搭建技術支撐平臺，努力構建完整系統的檔案信息安全保密防護體系，確保檔案數字化過程中不失泄密，加強對檔案工作人員的保密培訓，采取安全技術，強化防范手段，從而實現數字化加工檔案原件和信息安全管理效果的最大化。使檔案數字化信息更好地服務于廣大人民群眾。

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作者簡介

朱俊迪（1992-），漢，本科，助理館員。