提高勞動保障事務所檔案管理水平的對策

武曉燕

摘 要：在新時期的社會發展進程中，我國勞動保障事務所的檔案管理工作得到了領導者的關注和創新，主要是因為在事務所的管理活動中，各種業務和服務項目的進行都需要檔案管理工作的協助，不論是信息的查詢，還是數據的輔助，檔案管理工作在勞動保障事務所的健康運行和發展進程中都占有重要的地位。因此，事務所領導者要深入新市場內部積極地探索各種先進科學的管理理念，逐步創新原有的檔案管理模式，推動事務所檔案管理工作朝著更加科學、規范的方向努力前行，逐步強化檔案管理效果。

關鍵詞：勞動保障事務所;檔案管理;管理水平;對策

在當前環境背景下，勞動保障事務的重點工作是對勞動保障檔案管理，但是在實際的工作中，由于各種影響因素的限制和制約，導致工作中依然存在諸多問題。勞動保障事務所是國家為了確保基層勞動群眾的權益而設置的部門，其中的檔案管理不光記錄了事務所日常服務的主體，還存錄了事務所的歷史發展軌跡，為其今后的業務服務模式創新提供了重要的前提保障，并且檔案管理也是勞動保障事務所文化的沉淀，不論是對今后的發展還是日常服務業務的正常開展來說，都有著不可磨滅的作用。

1 當下勞動保障事務所檔案管理現狀

一直以來，勞動保障事務所緊緊依靠國家政策的保護和支持，給基層群眾帶來了基礎的勞動保護，并且在檔案管理工作中也整合了事務所內部有價值的資料和各種文件、檔案，取得了一定的成效。可是因為體制的約束以及傳統思想的作用，導致事務所內部的檔案管理工作出現了一些問題，需要領導者加以重視并逐步改進。具體體現在如下幾個方面：

其一是事務所領導者對檔案管理工作的不夠重視。主要是領導者的思想跟不上新時期市場主流的發展腳步，并沒有把檔案管理工作放入事務所平常的管理工作范圍內，在工作任務的分配上也過于重視重大項目，忽視了檔案中信息數據、圖畫以及各種文字版資料對項目發展的重要性;其二是基本設備缺少，檔案不全。因為事務所的運行資金缺少，無法給檔案管理設備配備齊全，另外，也沒有專門的管理人員監管，最終導致檔案丟失現象較為嚴峻，并且一部分檔案也出現了損壞，這就給當下的事務所檔案管理工作增加了難度。

2 強化勞動保障事務所檔案管理效果的具體措施

勞動保障事務所是基層群眾勞動權益的保障機構，事務所為了在新時期的社會發展中給群眾提供更為優質的服務，就需要重視其內部的檔案管理工作，讓檔案成為事務所日常業務工作的重要依托，推動事務所的健康發展進程，強化檔案管理效果。

2.1 重視思想宣傳工作，讓事務所管理者了解到檔案管理的重要性

由于勞動保障事務所內部的業務工作相對繁雜，再加上人手不夠，這就很難做到對檔案的全面保護和記錄。所以說，在新時期的企業轉型和發展背景下，事務所管理者想要強化檔案管理效果，務必要在思想上做好宣傳，給各部門管理者以及工作人員灌輸檔案管理的思維，帶領全員了解到檔案管理給事務所健康發展帶來的優勢，從而讓事務所的檔案管理工作得到重視。另外，事務所管理者還要積極地落實《中華人民共和國檔案法》，爭取讓每位員工都能具備檔案管理思維，并且把具體的管理重擔落實到具體的管理人員身上，為事務所檔案管理水平的提升提供堅實的基礎。

2.2 逐步完善事務所檔案監管機制

優質的檔案管理工作背后一定有一個相對完整的監管機制引導和約束，所以說，想要強化事務所的檔案管理水平，就需要立足于勞動保障事務所的日常發展現狀以及業務服務現狀，從而建立一個符合事務所發展的檔案管理機制，給工作人員提供有效地指引，讓其真正意義上做到有法可依，有政策可尋。并且在此進程中，事務所管理者還需要提供相對科學的考核機制，時刻約束檔案管理人員不良的思想和行為，促使其在檔案管理工作中時刻保持著工作熱情和積極性，爭取能夠讓其在檔案監管進程中找到其自身的工作價值，為事務所的健康發展和平穩運行做好鋪墊。

2.3 做好事務所檔案管理的基礎建設

在開展事務所檔案管理工作時需要事務所管理者要提供大量支持，并與管理者做好交流，引用先進的事務所檔案基礎設備。比方說，在勞動保障事務所內部需要設立專門的檔案管理場所，購買質量相對優質的檔案存儲箱。并且在檔案庫房需要設置一些消防裝置和防潮裝置，預防檔案室發生火災或者受潮情況的發生，相關管理者需要定時的對事務所檔案實施查閱，確保檔案的安全放置和有效管理。

2.4 強化事務所檔案管理人員的專業素養

在實際事務所日常運行過程中，其中的檔案管理工作需要安排專業的素質較高的管理人員實行監管，由于事務所檔案管理工作具有嚴格的保密性和業務性，所以在組建人事檔案管理團隊時需要重視人員的素質和業務水平。事務所對于在職的管理人員要引用專業的培訓活動增強管理人員的業務技能和道德素質，并且開設專題講座普及相關的事務所檔案管理知識，強化管理人員的基礎知識和專業管理技能，事務所領導者還需要重視企業內部的文化建設，關心員工的生活和工作狀況，讓員工感覺到企業的溫暖。此外，還需要對檔案管理人員定期考試，檢測在一定時間內的工作表現和專業管理效果，逐步增強員工的集體責任感，為事務所的健康發展提供堅實的依據。

2.5 推進事務所檔案管理信息化的建設

事務所檔案管理擁有一個專門的人才信息庫，只有相關工作人員對這些信息資源正確的使用才可以推動事務所業務的高效運行。在實際檔案管理中事務所管理者需要引用信息技術來延長檔案的使用壽命。借助信息技術把檔案中的文字與視頻和音頻結合在一起，提升事務所檔案信息資源的利用率。并且事務所管理者可以購買先進的網絡檔案軟件，利用網絡平臺有效存儲有關的文件和信息，這在很大程度上減少了紙質檔案的用地面積和管理成本，促使事務所檔案朝著便捷化、信息化、安全化的方向發展。而且在信息化的事務所檔案管理工作的影響下，也適當的減輕了管理人員的工作任務，優化了事務所檔案管理職能，從而充分發揮其功效為基層群眾帶來更為全面的服務。

3 結束語

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作.檔案是信息的重要載體，是主要的信息源。在現代化信息技術的高效沖擊下，勞動保障事務所想要做好檔案管理工作，就需要從檔案管理思想的宣傳、監管機制的建立、管理人員專業素養的培訓、檔案基礎設施的建設以及信息化管理模式的引入入手，給事務所的檔案管理工作帶來無限生機，逐步創新原有的檔案管理模式，規范當下的檔案管理活動，從而為我國勞動保障事務所健康、可持續發展進程提供重要的前提保障，為基層群眾的勞動權益保障做出巨大的貢獻。

參考文獻

[1]王月.對做好勞動保障檔案管理工作的幾點建議[J].民營科技，2017（03）：105.

[2]侯安文.基層勞動保障監察案卷檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2016（24）：134.

[3]崔霞.淺議電子檔案管理在勞動保障工作中的應用[J].福建質量管理，2015（10）：27.

[4]李玉勝，孫瑞國.對新形勢下加強勞動保障檔案管理的思考[J].赤子（上中旬），2015（17）：210.