淺談如何做一名合格的檔案管理工作者

武楨君

摘 要：近年來，隨著機構改革的不斷深化，行政事業單位職能越來越重要，職責范圍越來越寬泛，檔案管理的涉及面也越來越廣，尤其是隨著科學技術的不斷進步，檔案工作者如何做好檔案管理工作，不斷提升自己的業務能力水平，提高自己的檔案管理水平，成為檔案管理工作最關鍵的環節。本文作者多年從事檔案管理工作，通過總結自己日常管理工作中的點點滴滴，和大家一起探討一名合格的檔案管理工作者應具備的素質。

關鍵詞：檔案管理;專業素質

1 時刻注重檔案管理專業知識的學習，立足于個人素養的不斷提高

檔案工作在大多機關工作人員心目中是可有可無的、無足輕重的，沒有人能清楚的意識到檔案整理工作的重要性，因此在日常工作中，常常容易被人忽略。但其實檔案管理工作業務性很強，又具有較高的專業技術水平，同時具有超高管理性以及服務性，它要求檔案管理從業人員既要有專業的態度，又要有扎實的業務功底，還要有較強的管理能力和極高的服務意識。在科技飛速發展的今天，日益普及的辦公自動化設備，特別是電子計算機在檔案領域的廣泛應用，檔案管理從業人員不能再以原有的知識、經驗等來對檔案進行管理了。只有不斷的更新檔案管理工作理念，不斷學習現代化檔案管理知識和手段，才能不斷提升個人素養，提高工作效率和質量。

為了提高自己的工作能力，適應檔案管理工作發展的要求，自從事檔案工作以來，本人不斷給自己充電，多種途徑提升自己的業務水平。除積極參加檔案部門組織的檔案管理繼續教育和業務培訓外，還比較系列的學習《檔案管理實務》《檔案法》、計算機操作知識以及檔案管理軟件的應用等內容。通過自己的不懈努力，目前已經能熟練操作電腦、打印機、復印機、掃描儀等現代化檔案管理設備，能熟練應用各種文字處理系統，從而完成對檔案資料的存儲、目錄輸入、檢索等，提高了檔案資料的現代化管理水平以及服務水平。

2 扎根檔案管理工作崗位，對檔案進行規范化管理

自從事檔案管理工作以來，我一直致力于提高檔案管理水平，踏踏實實、認真努力的干好這份工作。我接手這項工作時，單位的檔案工作一直處于起步階段，好多工作都還沒有開展，所有的文件資料都沒有進行系統的整理。經過多年的不懈努力，單位的檔案工作終于有了不少起色，檔案管理工作日趨規范化。但作為一名專職的檔案管理工作者，工作僅僅規范是遠遠不夠的。經過我的努力，逐步建立了檔案管理相關規章制度并上墻，使單位的檔案資料從材料的形成、收集、整理、立卷、歸檔、保管、移交等形成了一整套完整的管理辦法，使本單位檔案歸檔率達100%。

3 增強服務意識，注重檔案效用的發揮

檔案資料最重要的用途就是對檔案信息的利用。如何發揮檔案信息的作用，將檔案資料的利用率提到最高，是檔案工作的最重要的組成部分，也是檔案工作者的首要任務。檔案利用者普遍存在“方便、快捷”的需求，作為檔案管理人員，要真正了解檔案利用者需要什么，真正做到缺什么就做什么，使利用者查閱檔案時，迅速的找到他們想要的材料。因此，在檔案管理工作中，首先要做好對文書檔案的鑒別工作，對各類文件進行分門別類的整理，去除掉多余的沒有用的文件。其次，要做好文書檔案的電子備份工作，對整理好的卷宗及時掃描，進行電子存檔，做好卷宗目錄的輸入工作，從而達到方便檢索的目的，給檔案利用者提供最大程度的方便。

4 樹立踏實認真的工作觀，圓滿完成日常管理工作

1）每年年底，對各個部門處理完的文件資料和檔案資料，進行認真細致的整理工作，分好類后進行妥善保管，為以后裝訂檔案做好準備。做到了新增文件的及時收管、歸檔、整理及查閱。按照規范化標準，對每一份整理完畢的卷宗都要做好電子信息備份，做好卷宗目錄的輸入工作，從而圓滿完成了對以往年度的文書檔案整理工作，并提高了檔案保管質量。

2）檔案管理人員應做好與各部門溝通協調工作，做到及時接收資料歸檔等相關工作，做好數據信息包含電子數據的收集、整理工作，及時存錄電子文檔。將文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案分門別類整理歸檔，并且歸檔文件資料齊全，貼合規范要求。檔案入庫前，對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進行分類鑒定和處理，從而增強了檔案的保存價值和使用價值。按照檔案管理制度，對檔案室進行常態化管理，定期整理打掃檔案室，做好檔案室環境工作和檔案信息的收藏、保護工作。

3）檔案管理人員要嚴格執行檔案借閱制度，完善借閱程序，在檔案管理方面實行了層級審批制度，查閱相關檔案、復印有關材料需要有相關領導的簽字，并且只能在檔案室進行查閱工作，從而嚴肅檔案管理，確保檔案的保密、完整與安全。

4）制定《檔案管理員的職責》《檔案接收制度》《檔案保管制度》《檔案管理工作程度》等一系列制度，并上墻公示，確保檔案管理工作的規范化以及制度化。

5）定期去檔案局以及檔案管理先進單位進行檔案管理專業知識的培訓，學習檔案管理基本知識、重要意義和實施辦法，學習國內外檔案管理的先進經驗，學習《檔案法》等法律法規，從而提高了自身檔案管理工作水平。

綜上所述，從事檔案管理的工作人員，一定要立足自身實際，不斷的加強對檔案管理專業知識的學習，不斷的提高自身的工作能力，以極大的熱情投入到檔案管理的工作中來，努力做到干一行、愛一行。通過自已不懈的努力，努力提升自身的業務素質和專業技術工作水平，使之在檔案管理工作中發揮的重要的作用。希望每一位檔案管理工作人員都能通過持續不斷的努力，讓自己的業務能力更強，技術水平更精進，為本單位檔案工作的發展貢獻一份力量。

參考文獻

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[2]李俊.淺談如何做一名合格的檔案管理員[J].蘭臺世界，2014S2期.