提高檔案管理科學化水平的方法探析

張盛林

摘 要：隨著經濟的快速發展，檔案管理的作用越來越突出。為了適應經濟的發展和科學的進步，檔案管理工作必須提出更高的要求，作為檔案管理工作的重要組成部分，提高科研檔案管理水平，有利于實現制度化和規范化管理，是時代發展的必然趨勢和國家現代化建設的要求。

關鍵詞：檔案管理;科學化;路徑選擇

在當今世界，社會正在以非常快的速度發展，為了適應快節奏的社會和提高生產力，有必要放棄傳統低效的工作模式，開展科學和有效的工作模式。

1 我國當前檔案管理現狀分析

1）對檔案管理的重視不足。在我們的國家里，大多數單位和企業檔案管理上相對比較混亂，仔細琢磨為什么，其實這透露出我國正處于經濟快速發展時期，各單位高度重視其年度季度增長、創造經濟效益的GDP，而不是直接有效的檔案管理工作給予的經濟價值。這種發展狀況是不利于我國檔案管理發展的一個主觀因素。此外，檔案管理本身是一項非常復雜的任務，需要在收集和保存檔案資料方面投入大量的人力和物力資源。因此，一些管理人員認為沒有必要在這類工作上投入更多的工作人員和時間，因為這類工作的經濟效益和投入費用不成比例。

2）目前的檔案管理制度存在缺陷。對我國目前檔案管理制度的分析表明，工作進展非常緩慢。在不斷變化的世界中，有關檔案的管理方法和技術沒有得到改進。我們正處于網絡時代，網絡資源共享和局域網辦公已成為主導趨勢，但這種趨勢不包括檔案管理。雖然檔案現在已經發展到可以在計算機上保存和檢索的程度，但它們仍然保存在檔案室的計算機中，沒有形成真正的網絡共享，因此無法更好地發揮檔案的作用。檔案的目的是為研究提供信息，如果無法獲得，則減少對其存在的需要。

3）缺乏相應的檔案管理能力。為了使檔案管理水平有意義地提高，必須將目前的檔案管理水平結合起來。科學技術促進發展。因此，檔案人才成為提高檔案工作水平的重要因素。但是，目前許多檔案工作者的整體素質所造成的問題不容樂觀。我國檔案管理領域缺乏合格的工作人員也是檔案管理培訓的一個重要因素。

2 促進檔案管理科學化水平提升的重要性

1）促進文化建設的發展。作為我國文化建設的重要部分。管理檔案，成為了我國優秀傳統文化的化身，其管理形式更多樣化有了更豐富的內容，并且它影響到當前社會的文化、政治和經濟方面，從而賦予了很大的參考價值和說服力。同時，檔案具有高度的可靠性，是歷史文化的見證，是未來發展的指南，是保證我們文化永續發展的必要手段之一。

2）確保檔案工作的健康發展。近年來，檔案管理得到了相當大的發展，但仍存在許多問題。例如，檔案工作者的人員素質低;缺乏對電子記錄管理的認識;消極的工作態度等。因此，檔案工作者的素質還有待提高，他們對檔案的科學和計算機管理的認識還有待提高，為我國檔案管理水平的提高奠定基礎。

3）社會信息化發展的必然要求。受經濟的推動，特別是隨著信息技術的飛速發展，信息技術被廣泛應用于各個部門的活動中，檔案管理也不例外。隨著傳播、改革和創新的不斷深化，檔案管理正向網絡化、標準化、系統化轉變，越來越多地適應信息社會的要求。

3 提高檔案管理科學化水平的路徑探析

1）對檔案管理工作進行正確定位。檔案管理是國家、企業、公共機構或大學的中心組成部分;因此，每個單位都必須將檔案管理視為其日常工作的中心，并根據科學思想和發展眼光來看待檔案管理，明確檔案管理的目的是便利查閱。在單位內，檔案管理人員必須明確工作內容，明確工作范圍，培養服務意識，定位正確工作方向。

2）促進檔案管理的信息化。傳統的記錄管理方法是手動的：在單元中有一個特殊的文檔團隊，它手動記錄單元中發生的重要事件和小事件，并按時間順序進行排序。隨著我們的計算機網絡的發展，勞動力趨于信息化，檔案管理信息化的也傳入了檔案館，內部網絡的智能搜索讓智能網絡檔案的單位，可以實現管理檔案紙質向信息化過度，從而減少勞工，優化環境和提高經濟效益。此外，檔案管理過程非常豐富，如果采用傳統檔案管理模式，還有很多沒有資源，相比之下，引入信息化管理模式，使這些檔案資料的資源充分利用，所有需要檔案的，人人都有適合自己的服務，隨時找到所需信息。所以檔案管理信息化的這種模式是非常實用的，需要大力促進管理信息化的發展。

3）建立健全的檔案管理體系。健康科學中的記錄管理模式必須建立在良好的管理檔案記錄基礎上。檔案管理體制必須明確注明工作內容、工作紀律的人員，其任務是就為單位建立嚴格的管理制度，監督員工避免違反保密原則的管理檔案，檔案管理紀律單位內部的工人委員會的基礎是公開、透明、誠實和公正。一個完善檔案管理制度，還必須關心他們檔案收集、處理和整理，以他們的檔案管理，確保每一步都是受保護的相關條例，有關管理人員必須與時俱進，不斷學習新思想，不斷豐富和檔案管理系統。

4）提高檔案工作人員的素質。檔案工作人員的素質是檔案管理的一種無形動力：工作人員的素質越高，檔案管理就越順利。工作人員熱情更高和更嚴重的是，他們在一個單位工作中嚴格遵守準則來編寫檔案的保密和外部人員的同時，專業化、更容易的學習能力學習新辦法、檔案和記錄管理和合理，以實現提高檔案管理單位為尤為重要。

5）提高檔案利用率。在一個國家、一個單位或者一所大學建立檔案的目的是利用檔案。文件可能被記錄是一個人在這個單位贏得了冠軍，這個單位或企業或國家的文化發展或重大事件，也可能是系統或模式的過渡，因此，死亡或死亡數量信息生物資源為人們的需求是非常重要的，也是提高檔案的利用，檔案發揮它應有的價值。文件管理人員需要大量的信息文件到有效的信息人們需要文件，該文件對內部員工開放，讓內部人員監督這些記錄，確保信息文件的真實性，如果員工需要使用這些文件，可以很快發現自己的部分，從而減少工作人員的工作量。文件管理，使檔案信息的價值能夠充分發揮出來，促進單位或企業的發展或狀態。

6）樹立檔案管理科學發展觀。提高檔案科學管理水平需要樹立科學發展觀，這是落實科學發展觀的途徑之一。科學發展觀需要擺脫以往不合理的觀念，致力于解決制約檔案管理發展的問題，把科學發展觀貫徹到檔案管理的各個方面。科學發展觀的檔案管理要求員工加強服務意識，主動服務，并進一步的加強社會調查，了解社會的需求信息。因此，檔案管理在單位或企業更有針對性，與此同時，員工加強信息安全意識，維護單位和企業的合法權益。在檔案管理方面，要摒棄循規蹈矩的思想，消除一切妨礙檔案管理工作的因素，幫助檔案管理工作形成科學有效的氛圍。

綜上所述，提高檔案管理的科學水平有利于實現檔案管理的制度化和規范化，這是時代發展的必然趨勢。提高檔案管理的科學水平，必須使用科學的方法來管理檔案，充分利用各種科學和技術手段加快檔案管理的現代化，促進檔案管理、標準化和信息化建設，建立和完善可持續發展的人才培養機制。在實際工作中，要充分發揮人的主觀能動性，不斷創新，努力全面提高檔案管理的科學水平，為社會提供更好、更快的信息服務。

參考文獻

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