淺析新時期機關檔案管理工作的措施

摘要：隨著時代的發展和社會的進步，檔案資源日益成為一種重要的戰略性資源而受到相關各方重視，檔案管理工作也被提出了越來越高的要求。筆者結合自身工作體會就目前機關檔案管理工作存在的問題，及對于改進提高機關檔案管理工作的意見，淺顯地談一些思考。

關鍵詞：機關檔案；管理；措施

機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作，保證機關管理和業務職能活動得以延續的重要手段。各級機關檔案部門作為檔案工作體系中最基層、最具體、最普遍的專業部門， 是同級檔案館館藏檔案資源的重要源泉，各機關檔案室檔案的完整程度、價值高低、整理質量、保管狀況等直接影響到檔案館館藏檔案的資源建設，影響到國家檔案資源的連續積累和保護利用。因此，切實做好機關檔案工作，對于不斷豐富國家檔案信息資源和維護黨和國家各項工作的真實歷史面貌，具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。

一、機關檔案工作的現狀

（一）檔案工作還未引起足夠重視。當前，盡管國家層面對檔案和檔案工作的重視程度越來越高，全社會檔案意識越來越趨于自覺，但個別機關仍然存在對檔案工作不夠重視，有些部門對檔案法制意識相對淡薄，未能對檔案工作所需的人、財、物給予充分的保證。

（二）檔案管理硬件設施難以適應工作需要。檔案庫房存放空間不充足； 防火、防盜、防潮、防水、防日光及紫外線、防 塵、防污染、防有害生物等設施設備配備不齊全，達不到國家要求的機關檔案室建設標準。

（三）檔案保管、借閱等各項規章制度不健全，檔案工作責任制落實不到位。缺乏基本的檔案收集、整理、保管、利用、移交制度，不能做到有序科學地接收、管理和利用。檔案斷層、斷年問題突出。

（四）檔案員兼職過多，精力不足，業務水平低。有的機關根本沒有落實專職檔案人員，檔案業務工作歸口于機關辦公室，工作職責不明確，檔案管理基本處于癱瘓半癱瘓狀態；有的單位檔案人員一崗兼多職，疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作。

上述這些問題的存在，不僅嚴重滯約了機關檔案工作發展，也影響了檔案工作正常職能的發揮。機關檔案工作規范化開展，既是時代發展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。

二、改進和提高機關檔案工作應采取的措施

（一）加強領導，是做好檔案工作的關鍵

機關領導一定要重視、關心、支持檔案工作，進一步提高對檔案工作重要性的認識，領導對檔案工作價值的認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，在很大程度上決定著檔案工作的發展。要把檔案工作納入機關工作的重要議事日程，工作任務再重，檔案工作的重要地位不變。建立一支有分管領導、各科室主管負責人、部門檔案員組成的檔案管理隊伍，切實做到職責明確、責任到人、制度落實，以便本單位有關職能科室檔案整理歸檔有章可循，確保本單位檔案管理工作正常開展，形成全方位重視的新格局。橫向比較找差距，縱向比較求發展，定人員、擠時間、籌經費、擂進度，促進檔案工作上水平、上檔次。

（二）著力建設，是做好檔案工作的基礎

一方面，按照檔案工作規范化管理的要求，檔案庫房應該堅固，并力求逐步做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。另一方面，強化制度建設，健全各項規章制度，堵塞管理漏洞，建立健全立卷與歸檔、利用與借閱、鑒定與銷毀、檔案安全管理、檔案移交、保密管理等制度，嚴格履行查閱資格審查手續，有效防范案卷損毀、泄密問題的發生。最后，各機關應為檔案部門配備政治上可靠、專業合格、能夠勝任工作的相應數量的干部。建設一支既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，細心的工作態度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識和運用現代科技手段和先進管理方法管理檔案的技能的人才隊伍。

（三）狠抓管理，是做好檔案工作的核心。

要做好檔案管理工作就必須依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。《中華人民共和國檔案法》經過二十多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下來堅實基礎。《機關檔案工作條例》要求各機關單位都要因地制宜依法建立健全檔案管理制度，向制度要管理，建立檔案歸檔、保管、保密、利用制度，專職檔案工作人員職責等一系列檔案基礎管理制度，形成包涵收集、移交、整理、鑒定、保管、利用、編研、開發等環節在內的一整套科學規范的檔案管理運轉流程。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。要提高檔案員理論與實際相結合的運用能力，將固有的理論基礎更加靈活和創新地運用到實際工作中去，采取多種多樣的工作模式、豐富工作內容，提高檔案管理人員的工作積極性和創造性。加強對檔案管理人員的培訓力度，讓其掌握先進技術，及時發現和摒棄已有的工作弊端，突破和創新檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率。

提升機關檔案工作管理能力是一項充滿挑戰性的任務。要充分發揮機關檔案資源的價值就應直面機關檔案管理現狀，找出制約機關檔案管理工作提升的癥結所在，然后將改進措施落實到實際行動中，通過滿足群眾對檔案信息資源的各種需要來完善機關檔案管理的服務功能，提高機關的檔案管理水平，發揮機關檔案的重要價值。

參考文獻：

[1]趙輝.關于機關檔案管理工作存在問題及改進措施的思考[J]未來智庫.2018.6

[2]范興華.機關檔案管理工作之管見[J] 黑龍江檔案. 2013.4

作者簡介：

張艷娟（1979-），女，滿族，河北青龍縣人，大學本科，青龍滿族自治縣醫療保障局。