新時期企業(yè)人事檔案管理的深化和創(chuàng)新

王敏儀

摘要：現(xiàn)如今，我國的經(jīng)濟處在快速發(fā)展的新時期，帶動了中國各項產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷擴大，當下激烈的市場競爭環(huán)境既為企業(yè)提供了更多的發(fā)展機會，同時也為企業(yè)帶來了更大的挑戰(zhàn)。社會競爭的主題歸根到底是人才的競爭，人事檔案是對企業(yè)內(nèi)部人才進行配置的重要依據(jù)。目前，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時代的需求，企業(yè)管理必須打破傳統(tǒng)模式，不斷創(chuàng)新，帶動企業(yè)水平的提高。文章根據(jù)企業(yè)人事檔案管理工作的運用與創(chuàng)新進行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案管理工作；深化；創(chuàng)新措施

引言

人事檔案是對個人相關(guān)信息的詳細記錄，是人事管理工作的重要內(nèi)容。人事檔案的收集和整理工作對于實現(xiàn)人事檔案的最大化利用有重要的作用和意義。只有提高管理工作的各項水平，不斷挖掘人事檔案的內(nèi)在價值，并科學(xué)運用現(xiàn)代化信息科技手段，才能更好地發(fā)現(xiàn)人才和培養(yǎng)人才，從而不斷推動整個組織有序發(fā)展。

一、當前我國企業(yè)人事檔案管理面臨的主要困境

（一）企業(yè)人事檔案管理觀念過于落后

受傳統(tǒng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理模式的影響，當前我國大多數(shù)企業(yè)在進行認識檔案管理的過程中存在部分問題，無法有效發(fā)揮出人事檔案管理的作用和功能，也無法有效推動企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，增加經(jīng)濟效益。從一定意義上來講，企業(yè)所創(chuàng)設(shè)的人事檔案管理部門僅僅服務(wù)于人力資源管理工作，很多企業(yè)的決策人員和管理人員并沒有意識到人事檔案管理的重要現(xiàn)實意義。另外，當前仍有諸多檔案管理從業(yè)人員認為檔案管理就是將員工的信息進行存儲即可，并沒有對其進行開發(fā)利用，管理理念和觀念過于落后，仍停留在計劃經(jīng)濟時代，導(dǎo)致企業(yè)無法對檔案管理工作進行創(chuàng)新改革。

（二）人事檔案材料內(nèi)容不齊全

企業(yè)內(nèi)部的人事檔案必須要具備完整性，才能了解每個員工的實際情況，從而達到人力資源有效配置的目的。但是當前我國企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的內(nèi)容不齊全，導(dǎo)致了在參考過程中信息不足，從而造成了人事信息的不完整和不正確。企業(yè)內(nèi)部人事檔案的內(nèi)容包括很多，如員工的學(xué)歷證明、學(xué)位證明、技術(shù)職稱等，但是很多企業(yè)在與員工簽訂完勞務(wù)合同之后就沒有收集相關(guān)的人事資料，導(dǎo)致了資源的不全面。同時，在進行檔案收集時，由于沒有相關(guān)的標準，容易將一些存在問題、手續(xù)不完備，甚至存在問題的材料歸檔，影響了真實性。檔案的收集存在滯后性，也是當下造成人事檔案不完整的主要因素之一，如個別員工的資格證書已經(jīng)獲得，但是企業(yè)并沒有及時地進行回收并統(tǒng)計，在后期進行績效等分發(fā)的過程中，部分職工的福利待遇沒有得到保障，導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部管理容易出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。

（三）人事檔案現(xiàn)代化水平低

隨著現(xiàn)代化信息的快速發(fā)展，科技信息手段在檔案管理工作中得到了廣泛運用，但是，實體管理仍然是部分單位人事檔案管理工作的重心，還存在著大量紙質(zhì)檔案的管理工作，工作人員對檔案電子信息化建設(shè)沒有得到重視導(dǎo)致信息化水平低，造成工作效率不高，對人事檔案的利用帶來負面影響。同時，檔案管理硬件設(shè)施的缺乏也給工作帶來了諸多不便。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在很多缺點，比如不易保存、極易丟失等。人事資料的記錄、復(fù)印、掃描有難度，各種資料不能常年有效保存。

二、提升企業(yè)人事檔案管理工作水平的創(chuàng)新手段

（一）建立數(shù)據(jù)化人事檔案管理系統(tǒng)

當前我國企業(yè)并沒有建立專門的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，這是制約企業(yè)人力資源管理水平提升的重要因素之一。人力資源管理部門是企業(yè)的基礎(chǔ)管理部門，但是當前部分企業(yè)對于人力資源管理中的檔案管理工作的重視程度不夠，只是單純地過于注重企業(yè)發(fā)展過程中獲取的經(jīng)濟利潤，沒有投入豐富的資源結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)手段進行檔案管理工作。因此，應(yīng)當做好檔案管理數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的擴充工作，擴大數(shù)據(jù)檢索的范圍，不斷豐富內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息。在建立人事檔案信息庫之前，應(yīng)當根據(jù)企業(yè)員工的實際情況做好調(diào)查工作，如企業(yè)的員工人數(shù)、學(xué)歷水平、工作時間、職稱級別、技能證書等，做好檔案的收集工作，方便進行信息的錄入。其次，及時掌握企業(yè)人員信息變動情況，應(yīng)當對數(shù)據(jù)庫進行及時的更新，保證人事檔案的數(shù)據(jù)庫信息與企業(yè)的發(fā)展情況具有一致性，為信息的查詢提供準確性。

（二）加強安全保密意識，制度化和技術(shù)性的措施落實到位

維護檔案的安全性和保密性是每一個檔案保管單位和保管者的首要任務(wù)和職責(zé)。檔案的安全保密標準主要表現(xiàn)在檔案信息內(nèi)容的安全、檔案信息載體的安全、檔案記錄方式的安全以及信息網(wǎng)絡(luò)的安全等。人員的安全保密意識是檔案安全保密工作的重要前提和關(guān)鍵所在，主要是通過各種有形無形的方式對人員形成潛移默化的影響，例如以會議、郵件、主題活動等方式促使其加強檔案安全保密意識，樹立安全保密觀念。鑒于此，制度建設(shè)上企業(yè)應(yīng)在國家關(guān)于人事檔案管理規(guī)定范圍內(nèi)制定出適合本企業(yè)的人事檔案管理制度標準、信息安全標準、業(yè)務(wù)技術(shù)標準，給予相關(guān)工作規(guī)范性的指引。

（三）構(gòu)建先進的檔案管理信息系統(tǒng)

人事檔案管理隨著現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，對信息系統(tǒng)的構(gòu)建提出了更高要求。首先，信息數(shù)據(jù)庫要為人事部門保存職工完善的基本信息。其次，檔案目錄的建設(shè)要成為查詢?nèi)藛T方便進入信息系統(tǒng)的專業(yè)入口，因此要更符合人事工作的查詢習(xí)慣。

（四）優(yōu)化人事檔案管理流程，提高工作效率

企業(yè)在進行人事檔案的收集、整理、歸檔、存儲的過程中，應(yīng)當根據(jù)相關(guān)部門規(guī)定的檔案材料收集規(guī)范及整理工作細則，貫徹落實工作流程和工作規(guī)范。但是，隨著社會科技的不斷發(fā)展和進步，當前我國企業(yè)在短時間內(nèi)得到了快速發(fā)展，同時人事檔案管理工作本身具有一定的持久性和動態(tài)性，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足企業(yè)及社會發(fā)展需要，同時耗費了大量的人力物力資源，導(dǎo)致檔案管理工作事倍功半。

結(jié)語

當下，科學(xué)技術(shù)突飛猛進，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了引領(lǐng)時代潮流的主要技術(shù)手段，各大企業(yè)必須迎合時代需求，為保證自己不被市場所淘汰，重視人事檔案的管理工作，將檔案管理與信息技術(shù)手段相結(jié)合，提升企業(yè)人力資源管理質(zhì)量。企業(yè)負責(zé)人應(yīng)當認識到人事檔案管理的重要性，針對當前管理過程中存在的不足不斷地進行整改，從而擴大企業(yè)在市場上的競爭力，帶動企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻

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