巧用Access解決預算單位國庫支付回單打印問題

施永利

【摘要】? 預算單位國庫支付回單是單位財務的重要原始憑證，是期末進行對賬的重要依據，也是審計查詢的重要依據。由于預算單位國庫支付不能實現諸如企業網上銀行自助打印的功能，預算單位會計人員在打印處理回單上耗時又耗力。文章采用Access工具將國庫支付網上的回單信息巧妙地轉換成數據庫信息并充分和財務信息相匹配，實現自由實時打印，解決了回單打印整理問題，極大地提高了回單處理的效率。

【關鍵詞】? Access回單;打印

【中圖分類號】? F232? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2019）17-0105-02

一、預算單位國庫支付回單打印現狀分析

經過十幾年的建設，我國財政資金的支付已經建立起了比較完善的國庫集中支付模式，預算單位在實行國庫集中支付后，出現了兩種支付方式，一種是授權支付，另一種是直接支付，目前直接支付的占比越來越大，有些地方財政直接支付的比例已經達到了95%以上。授權支付時預算單位根據自行開具的授權支付單存根聯和原始憑證一并記賬，直接支付時預算單位根據代理銀行開具的《財政直接支付入賬通知書》（簡稱回單）及有關原始憑證記賬。單位直接支付時由單位在國庫集中支付網上申請，財政相關處室審核，再通知代理銀行支付，從單位申請到銀行拿到回單要有2—3天的時間，單位通常是定期到銀行打印回單，并將回單分插在憑證后面。近年來財政也進行了改革，在國庫集中支付網上的支付憑證欄增加了直接支付入賬通知書打印欄，但由于單位憑證記賬和銀行支付存在著2—3天的差異，再加上財政審批直接支付時由于內控分工的要求，財政審批的順序和單位申請的順序也不一致，導致單位記賬的憑證順序和國庫集中支付網上打印的回單順序不一致，在單位業務量比較大的情況下，財務人員將回單插入會計憑證往往費時費力。

為解決上述問題，有兩種方式可以考慮，一是考慮將回單打印好后單獨裝訂，目前有少部分單位這樣處理，但這種處理方式有不太合規的方面，因為《財政國庫管理制度改革資金支付管理暫行辦法》明確規定，對財政直接支付的支出，預算單位根據代理銀行開具的《財政直接支付入賬通知書》及有關原始憑證記賬，而且采用這種方式會計憑證的順序和通知書的處理順序完全不一致，造成了將來對賬、審計等工作的麻煩，不利于單位的財務管理;二是將回單標上記賬憑證號，然后分插到相對應的會計憑證后面，這種方式是完全符合規定的，但手工查找核對確認憑證號要花費很多時間。若能采用簡便的方法在裝訂憑證時實時打印出回單附在憑證后，這樣就可以有效地節約查找的時間，然而目前財政國庫網上的打印并不具備這樣的功能。

二、采用Access設計回單打印

針對上述狀況，筆者嘗試用Access來解決回單打印的問題。根據國庫支付網上報表欄中的支付信息直接導出Excel表，注意要刪除表頭和表尾的合計（這兩行是合并單元格的方式，將表導入Access中時，合并單元格是不能導入的），同時不建議刪除表列，盡管電子表的列很多是沒用的，但在Access中處理數據是可以選擇性使用表列的，這樣可有效減少修改的工作量。打開Microsoft Access 2010，建立數據庫Database1，在該數據庫中導入國庫支付信息Excel表，形成數據庫中的名為“第一頁”的表，然后對該表在創建功能下嚴格按照國庫網上代理銀行的回單格式和內容（見上頁表1）進行設計。

對于標題、固定內容可選擇設計工具中的文本框、標簽框設計，并按照上表內容準確填寫，對于需要自動生成的內容（即上頁表1中標*的內容），可選擇“添加現有字段”功能自由地選擇添加相關字段，按照上頁表1格式通過調整報表設計中各對象的格式將報表設計成和回單一樣的格式。表1中有一個較難處理的問題是大寫金額的問題（標“**”），由于國庫導出的Excel表中只有小寫金額，沒有對應的大寫金額，對此有兩種處理方式，一種是在導入前就在Excel表中增加一列大寫金額，并用函數自動將人民幣小寫金額轉換成大寫金額，假設小寫金額為A1格，大寫金額B1格=IF（A1<=0，）TEXT（INT（A1），[dbnum2]人民幣G/通用格式‘）&元&IF（INT（A1*10）-INT（A1）*10=0，IF（INT（A1）*（INT（A1*100）-INT（A1*10）*10）=0，，‘零），TEXT（INT（A1*10）-INT（A1）*10，[dbnum2]&‘角）&IF（（INT（A1*100）-INT（A1*10）*10）=0，‘整，TEXT（（INT（A1*100）-INT（A1*10）*10），[dbnum2]）&‘分））。然后可以運用拖動“十字”的方式將小寫金額自動轉換成大寫金額，這樣導入Access中大寫金額字段就有了。另一種是在表格設計中選擇大寫金額欄后選擇金額，然后在金額的控件來源中將上述函數寫入，也可以生成大寫金額（詳見圖1）。

對報表中內容的格式、字體等調試后，即可很方便地生成和代理銀行一樣的回單（詳見表2）。

三、打印回單的處理及回單規范性問題

（一）打印回單的處理

通常打印的回單在裝訂憑證時要分插到每一張對應的會計憑證后，實際工作中經常是按編號排好會計憑證，然后在一批回單中查找憑證對應的回單，耗時又耗力。為了更有效地處理回單，可以有兩種解決方法。方法一：在上述Access報表中設計查找功能，比如按單位名稱、按金額查找，在裝訂憑證時逐個實時打印回單附在相應的會計憑證后。方法二：可以將財務對賬工作和回單處理充分結合，即在國庫支付系統和財務系統中導出支付明細的Excel表，通過排序（通常可以按支付金額排序）并輔以摘要等信息將財政國庫支付和單位財務支付金額核對一致，單位財務支付信息中的憑證號就很方便地匹配到了國庫支付信息中去，這樣打印回單時可以按憑證號排序方便快捷地打印出回單。需要注意的是，如果財務系統的憑證號是文本格式，自動排序時并不能按照數值自然順序排列，這時需要將文本憑證號轉換成數值再進行排序，Excel中的文本格左上方的“！”可以很方便地將文本轉換成數值。回單的順序和會計憑證的順序都是按照會計憑證號從小到大排列，裝訂憑證時只要依次分插在憑證后面即可。從上述方法對比可以看出，方法一要多次查詢信息、多次打印信息，方法二將回單處理和財務對賬融合在一起，回單可以一次性打印，也不存在找回單問題，省時又省力。筆者建議采用第二種方法。

（二）單位自行打印回單規范性問題

目前對于單位自行打印回單會計制度并沒有一個明確的規定，單位自行打印的回單從實質上來說并不是銀行的真正回單，但不管是財政網上打印的還是導出財政數據在Access中打印的，筆者認為，只要反映的內容是真實完整的就是有效的。為了防止相關的舞弊行為，回單打印的功能不得由出納人員負責，防止出現出納人員為了掩蓋支付舞弊而人為修改打印數據的現象。

四、結束語

使用Access方式打印回單，不僅提高了會計憑證處理的效率，還提高了回單在其他方面的使用效率，比如報賬人員需要準確的支付信息時可以在Access中快速尋找和打印，回單也可以以電子方式方便地傳送給使用人，甚至還可以將這些支付信息進行分析、加工形成圖表信息，然而這些功能在財政國庫支付網上是無法實現的。希望本文的方法能夠給預算單位的會計人員提供有效的幫助。X

【主要參考文獻】

[ 1 ] 財政部.關于中央預算單位2012年深化國庫集中支付制度改革若干問題的通知[S].財庫[2011]163號.

[ 2 ] 財政部，中國人民銀行.關于印發《國庫集中支付業務電子化管理暫行辦法》的通知[S].財庫[2013]173號.

[ 3 ] 張強.Access 2010中文版入門與實例教程[M].北京：電子工業出版社，2011.

[ 4 ] 徐衛克.Access 2010基礎教程[M].北京：中國原子能出版社，2012.