財務共享理論下高校科研經費報銷模型構建

孫克雨 張雪梅

【摘要】? 國家對科研支持力度、學術研究的投資數額日益增長，而如何提高高?？蒲薪涃M管理水平，解決科研經費報銷難，以有效支持科研人員的科研活動，提高學術產出的效率，對高校財務部門的工作提出了挑戰，高校財務報銷模式亟待創新。財務共享的發展為高校報銷模式的改革提供了新的思路，文章在深入剖析目前高?？蒲袌箐N現狀及存在問題的基礎上，對已有的報銷模式進行優化升級，構建科研經費報銷的財務共享模型，并對該模型的運用進行了實證分析，以期為高校財務報銷模式轉型升級提供借鑒和思考。

【關鍵詞】? 財務共享;財務管理模型;高校科研經費

【中分類號】? F232? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2019）17-0036-06

一、引言

經濟新常態下，我國高校的科研經費來源日益增多，包括國家財政、企業、各類獎學金及校友基金會等多方面的支持，導致高校經濟活動和財務支出日益復雜，高?？蒲薪涃M顯著增加。科研經費報銷業務量巨增，并涉及多方面的政策性規定，給高校財務部門的工作提出了新的要求，“報銷難”成為各大高校都面臨的難題[1]，高校財務管理活動的轉型已經成為了一種發展趨勢。伴隨著我國大數據、智能化、移動互聯網和云計算等信息技術的不斷發展，財務共享為高校財務轉型開辟了新的路徑，高?；谪攧展蚕淼睦碚摻⒖蒲薪涃M報銷模型，能夠極大地解決現階段科研經費報銷中的突出問題，并從根源上彌補當前報銷方式中的漏洞，提高高校財務工作的整體水平。本文將以財務共享理論為基礎探討高?？蒲薪涃M報銷模型的建立及應用。

二、科研經費報銷現狀及問題分析

（一）基礎數據分析

伴隨著我國人才強國戰略和科教興國戰略的實施，我國對科技研究的重視程度逐年增加，在2017年，我國對科技研究的經費總投入為17 606.1億元，比上年增加了1 929.4億元，增長12.3%，增速與上年相比增加了1.7個百分點，可見我國對科技研究的資金投入數額巨大，并逐年增加[2]。以國家社科基金為例，表1為2017年度國家社科基金項目立項統計表，該表統計了2017年度國家社科基金新立項目情況，在2017年獲批項目共為5 785項，其中重點項目總數為344項（高校占89.53%），一般項目為3 852項（高校占69%），青年項目為1 097項（高校占87.33%），西部項目為492項（高校占93.5%），國家對每類項目資助金額為20—35萬元，其研究時間一般為3—5年，從表1的數據可以看出我國每年對國家社科基金項目立項的數量很大，而且大部分項目都來自高校。我國科研項目的種類繁多，國家社科基金項目只是科研項目中的其中一種。我國高校每年對科研項目的申報數量巨大，人均擁有高額的科研經費。下頁表2統計了某高校近10年內申報科研項目的所有類別，從表中可以看出該高校申請的國家級項目共有9類（文科5類，理科4類），省部級項目共21類（文科13類，理科8類），廳局級項目共14類（文科11類，理科3類）。在高校所有申報項目的人群中，申報人員大部分都為“新手”，對于有研究基礎的科研人員，他們會不斷申請高級別課題，而對于沒有研究基礎的科研人員，他們只能從低級別的課題起步，但無論申請哪一類對科研人員來說都可能是第一次，而且每類課題都有其各自的要求，報銷的標準也都不相同，“新手”對申報流程及日后的報銷流程都不夠了解，這給他們研究工作的進行帶來了很大的困難，甚至會延長研究周期，影響項目結題。對于各高校的財務工作人員來說，面對數量龐大的報銷群體，工作壓力劇增，每天要處理大量的報銷單據，導致單據積壓，報銷周期增長，報銷人員對財務工作人員的服務滿意度下降，財務工作人員的工作積極性也受到影響。

（二）報銷流程現狀

高?？蒲谢顒拥牟粩嘣黾?，使得傳統的財務報賬方法已不能滿足高校財務管理的需要，隨著網絡信息化的高速發展，越來越多的高校財務部門開始采用網絡自主報賬模式。網絡自主報賬模式的應用，一方面可以使報賬單據的填寫更加規范，從而減輕財務人員的工作量，提高財務人員的工作效率，另一方面也在一定程度上縮短了報賬的周期時間[5]。網絡自主報賬模式具體流程如圖1所示。根據圖1，項目負責人或經辦人通過網絡系統打印報銷審批單，之后找相應的部門領導審批簽字，當總金額超過一定數額或在報銷差旅費用中機票等單項金額超過規定的情況下，需要主管的校級領導進行審批簽字，如大批量購買產品或購買大型設備、儀器、耗材等，則需要進行政府采購并辦理相應的手續后才可提交到財務部門。在提交財務部門的方式上，傳統的方式為報銷人員直接將單據交到各個會計的手中，由于人數較多，在這種方式下往往會造成排隊等候的低效問題，而在網絡自主申報模式下，報銷人員統一進行投遞，由專門的人員負責收集，這樣不僅節省了報賬人員的時間，而且對會計人員來說可以有更多的時間進行賬務處理，提高了自身的工作效率。

（三）存在問題分析

與傳統的報銷方式相比，網絡自主報賬模式的應用的確提高了科研經費報銷的效率，減輕了財務人員的工作量，但是科研經費報銷中仍存在諸多問題需要解決[6]。

1.科研經費報銷規程信息不對稱。各高校對本學校的科研報銷流程和操作都有自身的流程規范。在“互聯網+”的信息時代，每個高校一定會對業務流程和操作規程進行不斷優化升級。當學校優化了科研經費報銷規程后，科研經費報銷規程會發生較大變化。作為財務人員他們一定是最先了解并實施新規程的群體。而作為報銷人員，一方面報銷人數眾多，既包括教師又包括學生;另一方面他們的報銷時間也不同，報銷時點分散，使報銷人員不能及時更新信息，了解新的流程規則。所以在新規程開始實施后，由于信息的不對稱，很長一段時間新規程不但不會提高科研經費報銷的效率，反而會拉低財務人員業務處理的速度。而且科研人員與財務人員由于互相缺少溝通，導致信息不對稱，嚴重影響了新規程的實施效果和對改進后績效評價方面的研究。

2.科研報銷人員流動頻繁。在高校中，進行科研經費報銷的人員可以分為兩大主體，第一主體就是教師，這也是最大的報銷主體。第二個主體是學生，雖然學生進行科研經費報銷的數量遠不如教師多，但是學生報銷存在的問題也不容忽視。首先，對于教師來說，受各種因素影響，流動頻繁。而每所高校對科研報銷的流程規范都會有所差別，新上崗的教師如果想要進行科研經費報銷就會有許多問題產生，例如：對報銷的整體流程不了解、報銷材料準備不齊全、相應負責人簽字困難等。這些問題的產生不僅會浪費教師的大量時間，影響科研項目的進度，而且降低了財務人員的工作效率，延長了賬務處理的工作時間。其次，對于學生來說，每年都會有新生入學，新生如果初次申報課題項目，一定對所有程序都不了解，在進行科研經費報銷時就會非常困難，產生與教師遇到的相似問題，不僅影響了學生的學習時間，而且會打消學生對學術研究方面的積極性。

3.科研經費報銷時點不均衡。科研經費報銷時點不均衡的原因可以大致分為兩個方面。一方面，科研經費報銷時需要多個領導進行審批簽字，而大多數領導工作都比較繁忙，經常外出辦事，這就增加了報銷人員的簽批難度，一張報銷單全部簽批完成需要耗費大量時間。為此許多報銷人員將不著急的多個單據都攢到一起，進行統一的簽批、投遞，導致報銷時點集中，給財務人員的工作帶來了巨大的壓力;另一方面，我國高校對科研經費的管理方面缺少相應的約束與激勵制度，科研人員經費管理意識淡薄，更加注重科研方面的活動，缺少對財務事項的關注，不能科學合理地運用科研經費，導致科研經費報銷時點不均衡、課題已經結束而經費還未用完、年末結題集中花錢等現象。就眾多高校的情況來看，每年年末高校財務人員處理的業務量大約比往常增加了三四倍，為了不影響科研人員的結題，財務人員每天都要加班處理，這不僅降低了財務人員的服務質量，而且降低了報銷程序的運作效率。

4.財務核算標準口徑不一，預算管理責任不明確。在我國，科研項目由多個部門共同管理，其科研經費的來源也各不相同，如：來源于國家地方有關部門撥付的縱向科研經費、企事業單位撥付的橫向專項科研經費或合同經費、不同單位自己單獨籌集的科研經費等[7]。因此，高校對科研經費也會分開由多個部門管理，但在使用經費的過程中會遵循相同的管理辦法和批復標準。然而，在實際的操作過程中，科研經費的使用標準并不統一，尤其當科研人員在進行預算申報時，各個管理部門缺乏溝通導致口徑不一、職責不明確，阻礙了科研人員的研究進程，影響了科研人員研究的積極性。在財務核算方面，同樣也存在核算標準不一致的情況，同一個報銷單據，在不同的財務人員手中核算，可能會產生不同的結果，比如在核算科研人員外出參會的差旅費時，因為沒有一個統一的核算標準來約束財務人員，每個財務人員在補助的給予方面就會有不同的結果。

三、高?？蒲薪涃M報銷的財務共享模型構建

（一）財務共享基本理論及發展現狀

1.財務共享基本理論。財務共享服務（Financial Shared Service，FSS）概念起源于20世紀80年代的美國，目前被大型企業集團廣泛應用于財務核算和材料物資采購等領域，以降低成本費用[8]。財務共享是一種新型的財務管理方式，其主要目的是要降低管控成本，提高財務工作者的工作效率及服務質量，為企業創造更多的價值。財務共享的基本理論主要包括三個方面：規模效用理論、專業分工理論和標準統一理論。

（1）規模效用理論。規模效用理論具體可以分為規模效用遞增理論和規模效用遞減理論。規模效用遞增理論是指，當大規模生產或運用某技術時，雖然總的成本增加，但平均成本會降低，從而提高了企業的利潤水平和工作效率。而規模效用遞減理論與之相反，當規模增大，平均成本升高，企業的利潤水平會降低。通過財務共享服務，可以使財務部門分散的業務進行集中處理，將業務標準統一化，使資源配置更合理，降低成本，提高工作效率，實現規模效用遞增的目標，同時，還可以緩解財務人員的工作壓力，提高財務人員工作的積極性。

（2）專業分工理論。專業分工理論主要就是將不同的工作崗位進行類別的細分，使之專業化、高效化。專業分工理論運用非常廣泛，許多學者在構建理論體系時都會應用。目前，我國經濟高速發展，市場競爭激烈，對于產品精致程度的要求越來越高，同時意味著對員工的專業技能要求也越來越高。通過專業化的分工不僅可以提高產品質量，而且可以降低企業成本，提高工作效率，工作崗位劃分越細致，員工在崗的工作處理就會越熟練，工作效率越高。高校的財務部門尤其需要對崗位進行標準的專業分工，包括預算科、會計科、出納科等部門涉及的崗位，使財務人員深入了解自身崗位的職責與權限，提高財務處理能力，增加對財務工作處理的熟練程度。

（3）標準統一理論。財務工作具有繁雜性、重復性、細致性等特點。根據財務工作的特點，可以看出標準統一化是其必須要遵循的原則。在財務工作過程中要以統一的標準進行操作，從而達到最佳的流程秩序，獲得最大的經濟效益。構建財務共享服務模型的關鍵就是需要制定標準統一的流程、標準統一的制度和標準統一的路徑，制定完成之后要進行科學的績效評價與審核，最終，達到標準統一的服務管理模式。

2.財務共享發展現狀。進入21世紀以后，我國網絡信息技術高速發展，IT、大數據、云計算、移動互聯網等技術受到廣泛應用，使財務共享服務得到了快速的建立與擴展。在起初發展階段，運用財務共享服務的企業大多為跨國公司，隨后越來越多的中國企業開始采用財務共享模式。在中國最早建立財務共享模式的企業是摩托羅拉公司，摩托羅拉在1999年將自己的財務共享服務中心設立在天津，該服務中心利用我國成本較低的勞動力向全球范圍提供服務，主要為韓國和日本。在2005年，我國本土企業中興通訊也開始引入財務共享的管理模式，將財務部門基礎性的業務集中管理，更加注重對財務部門戰略決策管理職能的培養。隨后我國的多家企業開始陸續建立自己的財務共享服務中心，如：長虹公司、中國人壽、海爾集團、輝瑞等。目前數量在不斷增加，而且很多企業已經可以提供“外包”服務，財務共享在我國擁有良好的發展前景。但是我國建立財務共享服務中心的企業大多擁有較大規模，而且財務業務處理需要以先進的網絡信息技術為支撐。所以，我國在財務共享的發展中還是存在一些不足，在技術和管理方面還需要不斷探索和完善，使更多的中小企業也能加入到財務共享服務中心的建設中。

（二）科研經費報銷的財務共享模型要素分析

1.互聯網技術支持。財務共享是在互聯網技術快速發展基礎上提出來的，所以財務共享的實施需要強大的互聯網技術支持，包括工作流技術、EPR技術、電子支付等。具體的運營系統可以分為四個部分：第一部分為影像管理系統，該系統主要是借助先進的掃描儀器將科研人員的報銷單據由紙質版轉為電子版并錄入到系統中，實現無紙化轉變。該系統可以以當前許多高校使用的“網上預約報賬系統”為基礎進行優化改進。第二部分為網絡報銷系統，目前的報銷流程是科研人員在網上預約申請后，需要拿著單據找各部門領導簽批。而通過使用網絡報銷系統，報銷人員只需要將報銷單據上傳至網絡報銷系統當中，各部門負責的領導可以直接在網絡上進行簽批審核，審核通過后直接上傳至財務人員手中，最后，財務人員進行業務處理。這種方法不僅加快了報銷的速度，而且使報銷單據更加規范統一。第三部分為銀企直聯系統，此系統主要是為財務人員設計的，財務人員通過該系統可以直接與銀行對接，實現信息數據的傳輸，這樣可以有效地減少財務人員的工作量而且更加安全可靠。最后一個部分為財務核算系統也是最核心的系統，目前多數企業都是采用EPR技術進行運營財務核算系統，該系統主要是為財務人員服務的，財務人員可以通過該系統進行基礎的賬務處理及報表編制，與以往手工記賬相比工作效率大幅提高，許多沒有實現財務共享的小企業也已經使用該系統進行賬務處理，所以，該系統目前已被廣泛應用。通過以上四個系統的配合使用，可以將會計業務的各個環節緊密相連，滿足財務人員與報銷人員的需要。

2.信息安全保障機制。在財務共享服務中心的環境下，幾乎所有的信息都會上傳到網絡當中，包括個人信息與財務信息。信息共享不單純是高校網絡內部共享，同時還要與外部銀行相連接，而且網絡具有開放和共享的特征，網絡中的數據流動性很強，如果發生微小的干擾就會使整個系統癱瘓。所以，在建立財務共享服務中心時一定要有信息安全保障機制來維護個人信息的隱私性與會計信息的保密性，保持整個系統順暢運行。信息安全保障機制可以從兩個方面建立，一方面可以提高網絡信息技術，在現有的保障技術下進行優化，提高破壞的技術難度;另一方面可以加強對網絡使用的管理和網絡維護的管理，做到嚴格規范使用人員的權限并定期進行系統維護排查異常情況，切實保證使用雙方的權益不受侵害。

3.財務人員技能考核。財務共享服務中心的運行需要財務人員擁有高標準的職業素養與職業技能。由于目前高校人員編制有限，多數高校會聘用許多臨時的財務人員，這使得財務人員頻繁流動，財務人員的業務水平良莠不齊，新到崗的財務人員對業務流程不了解、業務處理不熟練、職業技能不專業，會降低財務部門的工作效率，影響財務共享的實施。因此，對財務人員進行技能考核非常重要。財務部門可以對財務人員進行等級劃分，然后分級管理，對于新入職的人員可以安排一些基礎性的財務工作，待一段時間熟悉了業務流程后可以將其調到工作較繁瑣的崗位，這樣既緩解了新員工的工作壓力，又提高了工作效率。財務部門需要建立一套完整的員工技能考核體系，可以以工作完成數量、工作效率、對外提供服務的滿意程度等為依據，進行定期考核，確保每個崗位的工作人員都能完全勝任，人力資源合理配置。同時高校可以根據考核結果，對優秀的財務人員進行獎勵，可以是物質獎勵也可以是崗位的晉升，這樣在無形中提高了財務人員的工作積極性。

（三）財務共享的構建及實現

1.財務共享模型的流程框架。上頁圖2為財務共享模型的基本流程框架，項目負責人或經辦人對于一個新申請的項目，要通過網絡報銷系統提交預算申請表進行審核，審核成功后可進行后面的科研報銷。進行科研報銷時，報銷人員要通過影像管理系統將報銷單據準確掃描錄入，完成后通過網絡報銷系統傳送給各個審批部門，審批結束會計人員通過財務核算系統進行賬務處理，處理結束將單據傳給出納，出納通過銀企直連系統將數據傳給銀行，銀行將報銷金額匯入報銷人員的賬戶中，完成報銷。在該財務共享模型中各個部門之間都通過網絡報銷系統進行實時的信息反饋，確保溝通順暢，口徑一致，提高了會計信息質量，使科研報銷更加標準規范化。

2.財務共享模型的實現。高校通過對原有的科研報銷流程再造，構建了財務共享模型。當發生科研經費報銷時，報銷人員可以通過影像管理系統進行數據上傳，生成網絡電子報銷單據，并同步到網絡報銷系統中，得到各業務部門的審批，然后，財務人員可以根據申請單及報銷單據在財務核算系統中進行賬務處理，賬務處理完成后將賬務信息傳給出納人員，出納人員根據憑證信息通過銀企直聯系統與外部銀行進行信息數據對接，最終，銀行將款項打到報銷人員的銀行卡內。財務共享的使用使數據的處理和存儲得到了全面的覆蓋集中，極大地提高了財務人員的工作效能，實現了信息數據的共享，使科研報銷人員與財務人員對信息掌握方面的訴求得到了及時回應，確保了高校對財務目標的實現。高校采用財務共享模型進行科研經費報銷，在起初建立實施階段會對以前的報銷方式進行很大的變革，尤其是在財務人員崗位方面，高校應通過技能考核體系對財務人員進行技能考核，使每個財務人員都能勝任自身的工作崗位，充分發揮財務人員的專業技能，但崗位的大幅變動和新技術的引進對于員工來說還需要一定的適應時間，高校應對員工進行技術培訓和精神鼓勵。由于財務共享模型的建立主要是依托于網絡信息技術，需要影像管理系統、網絡報銷系統、銀企直聯系統和財務核算系統四個系統的密切配合，所以，高校在模型運行中要注重對系統的維護，確保網絡通暢并順利運行。

四、科研經費報銷的財務共享模型實證分析

（一）財務共享模型應用

H高校是其所在省份教育、藝術、人文社會科學和自然科學的重要人才培養基地和科學研究基地，是重點建設的高水平學校。學校擁有雄厚的學術研究實力和學術研究人才，有教育部重點科研平臺27個和22個不同學科的研究所。近五年，學校承擔國家自然科學基金項目、國家社會科學基金項目等省部級及以上科研項目近500項。因此，該校每年報銷人數數量巨大。該校財務處下設財務信息科、工薪科、財務科、出納科、預算科、會計科等。該校很早就開始應用網絡自主報賬模式進行票據申報，隨后以該模式為基礎通過流程再造，應用了科研經費報銷的財務共享模型，對財務業務處理進行了優化升級，將原有的財務信息科、工薪科、財務科、出納科、預算科、會計科等部門崗進行了更細致的劃分，明確了各方職責，其中財務信息科主要負責學校所有財務管理系統的程序安裝、調試、維護和完善，保證整個財務網絡系統運行通暢，同時還負責對新軟件系統的操作培訓。財務處的其他部門與報銷人員運用影像管理系統、網絡報銷系統、銀企直聯系統和財務核算系統進行財務報銷，實現財務共享[9]。通過財務共享該校實現了財務報銷單據的規范化、報銷審核流程的電子化、財務報銷系統的協同化和財務信息傳遞的自動化，提高了財務報銷的工作效率，極大地縮短了報銷人員的等候時間，緩解了報銷難的現狀。

（二）財務共享模型運用效果

1.數據對比。表3為財務模式改進前和改進后的對比分析表，通過數據對比可以看出改進后的科研報銷方式不論是對報銷人員還是財務人員來說，都有很大的益處，不僅節省了各自的時間，而且給各自都帶來了便利，滿足了廣大師生的報銷需求，提高了高校財務的運行效率和管理水平。

2.財務人員與科研報銷人員滿意度反饋。在財務共享模型運行了一段時間后，分別對財務工作人員與科研報銷人員進行了網絡問卷調查和實地訪談調查，得到使用雙方對新報銷方式的反饋情況，包括滿意程度和存在問題的改進意見。通過對調查結果的統計和整理分析，90%以上的使用人員都對新改進的方式有很高的評價。財務人員不僅提高了工作效率，而且處理賬務的標準更加統一規范，提高了會計信息質量。科研報銷人員不僅節省了簽批時間，而且縮短了報銷周期，使報銷金額能夠及時到賬，加快了科研項目的進展程度，為科研項目增添了新的活力。在調查的過程中，同時收集了對該模型的反饋意見，認為該模型在有些方面還需要進一步優化，還需要進行不斷的探索。

（三）結果總體分析

1.加強了財務人員與科研人員的溝通。通過運用財務共享模型，高校對財務模式進行了優化改進，所有報銷人員及財務人員都可以通過網絡進行數據信息共享，及時獲取當前最新的科研報銷流程與標準，使報銷人員可以以標準規范的操作進行科研經費報銷，并且使所有人員能夠快速地適應新的財務報銷模式，促進高校財務更好更快的發展。而且當進行科研報銷時，所有報銷人員、財務人員、領導層級都可以通過該系統進行及時的信息反饋，財務人員與科研人員能夠獲得一致的財務信息數據，雙方在網絡信息系統之間也可以進行及時的溝通，保證了所獲信息能夠完全對稱。

2.科學管理，簡化流程。財務共享模式在網絡信息技術的依托下，將科研經費報銷進行了流程化，去除了以往繁瑣復雜的程序并進行了新的電子化改進，使科研經費報銷更加簡單容易操作，而且在每個報銷環節，系統終端都可以進行實時監控，進行科學化的管理。報銷的教師或者學生都能夠通過網絡系統了解最新的報銷流程，當遇到問題時也可以與財務人員進行及時溝通，所以盡管是第一次進行科研報銷也不會發生任何問題阻礙報銷的進行，節省了報銷人員的大部分時間，使科研人員能專心進行科研研究和學習，提高了科研人員對學術研究的積極性，給科研的發展增添了新的活力。

3.提升了服務質量及運作效率。高校運用財務共享模式后，極大地縮短了科研人員的報銷時間，科研報銷人員無需為找不到領導簽批而苦惱。通過網絡簽批，科研報銷人員可以直接上傳數據進行簽批，使科研報銷人員的票據能夠及時報銷，不必將報銷票據都攢到一起進行集中報銷。而且，在財務共享模式中，高校對科研經費的管理更加嚴格，制定了標準的約束條件和激勵制度，增加科研人員對科研經費管理的意識，避免了年底結題集中花錢的情況發生。通過這兩方面的問題解決，緩解了財務人員工作量集中的現象，使財務人員能夠更好地為科研報銷人員提供服務，提高了財務的服務質量及報銷流程的運作效率。

4.提高了會計信息質量。面對科研經費來源廣泛的現象，高校按其來源劃分，交由不同部門進行分別管理，在財務共享的新模式下，科研經費每個崗位都有明確的工作職責，而且各個管理部門之間溝通密切，財務人員擁有統一的核算標準，不會發生以前各部門核算口徑不一、核算標準參差不齊的現象，使財務核算結果更加準確，提高了會計信息質量。

五、結語

通過以上的研究分析，高校在財務共享模式下的科研經費報銷可以實現報銷流程化、規范化的管理，使各個部門之間有了更多的信息交流，提升了財務人員的服務質量與工作效率，保證了會計數據信息更加真實、準確和規范，提高了會計信息質量。但是財務共享在高校中的應用還處于發展階段，在軟件技術和管理模式的細節方面，還需要進行不斷的探索和優化升級。未來對財務共享在高校中的應用研究，還需要不斷學習、強化理論知識、吸收先進的理念與思想，將之運用到高校科研經費報銷模型當中，使高校的財務報銷體系更加完善。J

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