縣級檔案管理信息資源交流平臺構建研究

高亞慶

【摘要】目前我國正處在一個信息高速發展的時代，縣級檔案局（館）在當前形勢下如何適應新變化，把檔案工作提升上去，以便達到資源共享、服務其他單位并共同發展的目的。這是擺在我們面前的一個重要課題。通過分析縣級檔案館管理現狀，闡述信息資源交換平臺的必要性，由此提出相應地對策，建立起符合當地實際情況的初步的檔案信息資源交流平臺模型，以便為有關單位和有關人士提供參考。

【關鍵詞】檔案管理 信息資源 交換平臺

一、信息資源交流平臺概述

信息資源交流平臺主要的作用就是幫助縣級檔案館進行檔案信息的匯總和交流，這是一項非常關鍵的內容。其具體的組成部分，可以分為兩個部分：第一個部分就是資源儲備部分。這是一個極為關鍵的內容，其主要在于能夠全面的將縣級檔案館的相關內容都融入到信息系統之中，因為這樣才能通過信息系統來進行信息的交流。這就需要檔案館具有成熟的信息系統和相關的信息設備，從而能夠通過人工或者掃描等方式將傳統的紙質檔案內容j全面的整編，從而輸入道信息系統之中。但是需要注意的是，這種保存需要具有一定的備份等，因為網絡是一個開放的空間，一旦進行系統交流，那么可能會導致檔案問題出現，例如丟失等。第二個部分就是交流平臺。交流平臺顧名思義就是交流所使用的平臺，這個平臺的核心內容就在于是檔案館之間的相互交流，或者是對外開放的檔案館內容查詢，這樣可以更好的方便于檔案館整理資源和其他的企業等來進行資料的查詢，從而滿足人們的需求，促進檔案館服務內容的升級。這也是當前縣級檔案館建設中的核心內容。不過需要注意的是，檔案館中很多內容是具有加密性質的，在資源交流共享的過程中，需要做好權限分類的工作，按照權限來進行相關的信息瀏覽，否則可能出現問題。

二、縣級檔案館當前信息資源交流平臺構建存在的問題

（一）縣級檔案館存在工作人員能力不足的問題

由于我國很多的縣級檔案館并不注重檔案工作的評價機制，從而導致很多的縣級檔案館在檔案人員的構成上，都選擇一些瀕臨退休的老員工，或者是一些超編的閑雜人員，這些人員本身并不具備檔案管理的相關工作經驗。很多的檔案人員就單純的認為，檔案管理工作就是就是最簡單的整理檔案，因此，檔案的管理并不規范。這是一種常態。而且很多的縣級檔案館為了節省開支，往往檔案管理人員的薪資也是最低的，所以很難獲得一些高水平的檔案管理人員。

（二）縣級檔案館存在信息化建設不夠全面的問題

我國大部分的縣級檔案館中，檔案信息化建設都存在很大的問題，其主要的原因在于，這些縣級檔案館在進行檔案工作建設的時候就不夠重視。雖然我國提倡縣級檔案館在進行縣級檔案管理的時候，要做好相關的信息化建設問題，但是在實際的過程中，往往不會被落實，一些專門撥給檔案室信息化建設的費用，往往會因為一些其他的緣故被私自挪用，從而導致檔案信息化相關建設的問題非常的嚴重。甚至很多的縣級檔案館中，連一套設備也沒有，只是單純的一臺電腦，象征性的表示已經完成了信息化建設。這樣的模式不改變，那么檔案室信息交流管理平臺建設也會存在很大的問題。

三、縣級檔案局（館）建立信息平臺問題的解決

（一）優化人員結構

要使本局整體功能和人的主觀能動性得到充分發揮，必須要有組織人事部門的配合，對干部作適當調整，從而在整體上體現“精簡、精悍、高效”的原則。更重要的是，要體現該縣特色。

（二）改革現有體制

局（館）合并的格局實行這么多年來，經過觀察，其中存在著許多毛病，因此檔案人員業務水平和學術水平應提高，同時調動檔案人員工作積極性和學習積極性。芷江縣檔案館人員應形成寶塔式結構。

在以上結構中，可根據社會發展情況和工作需要進行適當調整：副研究館員或研究館員1人（館長，主持工作），館員1人（負責檔案保管），館員1人（負責編研），館員1人（負責檔案管理現代化建設），助理館員1人（檔案征集與接收），管理員1人（保管與提供利用。后勤等），助理館員1人（目錄采集，計算機管理與維護），管理員1人（目錄采集與上報）。

（三）在新形勢下要注重局（館）員工的知識更新，以提高干部素質

過去上級要求檔案干部最低要具備五門知識：《文書學》、《檔案管理學》、《檔案保護技術學》、《檔案文獻編纂學》、《科技檔案管理學》。現在實際工作中，僅具有這五門知識還遠遠不夠。檔案干部需要掌握的知識實在太多了，按檔案專業本科和專科的課程設置，達到幾十門，芷江縣檔案局（館）現有人員掌握的知識是遠遠不夠的。但掌握基本的知識則是必要的。目前迫切需要掌握的除了前述的老五門課程外，還有《檔案法》、《電子計算機》、《古代漢語》、《地方黨史》及《地方史志》等。

如果出現相當一部分人缺乏上述知識的現象，例如不懂電子計算機的人不能更好的從事信息化建設工作，不懂古代漢語就讀不懂清代檔案和民國檔案，這樣就要“以熟帶生，以舊帶新”來取得一定的效果。

（四）開源節流，努力實現檔案管理現代化

首先，要把局館的困難向上級反映，爭取上級的支持。有一句話叫“領導重視是第一生產力”，雖然是一句開玩笑的話，然而有一定的哲理。局館領導要經常向縣委、縣政府領導以及上級關心和支持檔案工作的領導者反映檔案部門的疾苦，請他們幫助排憂解難，增加檔案業務經費的投入，有助于工作的順利開展。

其次，要求縣財政按人口提取檔案管理費。可參照計生部門提取計生統籌費的作法在全縣按比例提取檔案管理費。與此同時下基層聯系整理檔案，收取整理檔案的費用。經費由省州統一管理，統一計劃，統籌兼顧。

總之，由省級檔案行政管理部門統一制訂轄區內基層檔案部門的信息化建設總體方案及一系列規范與標準，并負責具體的組織實施工作是基層檔案部門信息化建設整體跟進的保障;基層檔案部門盡快完成符合標準的各類數據庫的建設跟進，將檔案館建設成政府信息查閱場所。這樣就能將檔案管理與實際生活緊密結合起來，為社會發展提供良好的資料保障，為地區的整體經濟推進創造良好的檔案環境起到重要作用，

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