加強和規范高校合同檔案管理的對策探析

【摘要】為切實規范和強化對高校合同檔案的管理行為，確保學校利益不受侵害和損失，本文從對必要性的認識出發，對當前高校合同檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并對加強和規范合同檔案管理的對策進行了探討。

【關鍵詞】高校?合同檔案?管理對策

隨著國家對高等教育事業的投入不斷加大，高校在經濟活動中產生的合同檔案數量激增，涉足的領域范圍不斷擴大，許多合同檔案涉及學校重大利益，加強和規范合同檔案管理對高校改革發展穩定意義重大。

一、高校加強和規范合同檔案管理工作的必要性

1.合同檔案是具有約束力的法律憑證

合同自身具備的憑證性對簽訂合同的當事人具有不可違背的法律約束力，當協議雙方或多方訂立合同之后，合同檔案就隨之形成并成為合同履行過程中具有唯一性的法律憑證，合同訂立者必須完全依據合同檔案的記載處理相關事宜，進而有效維護自身的合法權益，否則將承擔相應的法律后果或蒙受利益損失。

2.合同檔案是保障合同法律效力的重要推手

合同是否具有法律效力，成為合同檔案能否具備法律約束力的決定因素。通過這一分析進行反推不難看出，通過規范合同檔案管理來確保合同檔案的法律約束力，能夠以“倒逼”的方式來確保合同在訂立時具備法律效力。

3.合同檔案是合同履行時效的最佳鑒證

在合同的履行中，時效性是法律對合同時間效力的唯一認同。因此，當訴訟雙方因合同時效發生爭論和糾紛時，合同檔案就成為明確合同時效的最有力鑒證，也成為決定訴訟結論的重要依據，這對合同訂立者來說，是必須承擔的法律后果。

二、高校在合同檔案管理工作中存在的主要問題

1.思想認識不到位

高校中的一些檔案工作人員對管理合同檔案的思想認識比較保守和落后，存在“守攤思想”，認為合同檔案的管理工作與其他檔案管理工作沒有區別，不如學科建設、人才培養、科學研究這些關系學校命脈的工作重要，只要做到不丟、不損、不泄密就是管理到位了，而沒有認識到合同檔案管理工作雖然不能給學校創造經濟效益，但其卻是保障學校規范內部管理、提升辦學水平、維護安全穩定、保護學校利益的重要工作。

2.制度建設不完善

在當前高校制度體系建設中，檔案管理規章制度所占比重極小，僅是一些如歸檔、借閱、安全等基礎性的管理制度，基本不涉及合同檔案管理。而合同檔案中包含的各類信息資源，必須在完善的管理制度框架內才能發揮有效作用。管理制度出現缺失，合同檔案的管理就沒有了依據和約束，不僅導致合同檔案管理各工作環節無規可依、無章可循，嚴重的還會導致合同檔案的遺失、缺損、毀壞乃至泄密，給學校帶來不利影響和重大損失。

3.檔案內容不完整

通過調研發現，一些高校進行訴訟時經常出現因合同檔案出現“證據滅失”的情況而導致敗訴，究其原因，主要是由于在合同草擬時，高校一方的合同起草者在條款的編制上文字組織不夠嚴謹，對權、責、利的闡述不夠精準深入，極易產生誤解，發生歧義;還有些高校在合同出現變更時，沒有把相應的變更條款寫進合同或訂立補充合同，造成合同檔案的缺失;一些高校的教學院系、科研機構、管理部門都有自行簽訂合同的權利，各類合同種類眾多、紛繁復雜，而學校檔案管理部門與這些單位信息不對稱，對這些合同進行收集歸檔不及時，加之簽訂合同單位缺乏歸檔意識，導致一些長期滯留在各單位的合同出現了遺失、缺損、泄密等現象。

4.從業人員不專業

在高校，檔案館、檔案室往往是歸類于教學輔助部門，多數高校對檔案管理部門從業隊伍的專業性不夠重視。從目前的情況來看，各高校檔案管理從業人員的平均年齡都在45歲以上，且基本沒有合同檔案的管理經驗。在合同檔案管理工作中，時常出現少收、漏收合同檔案的若干組成部分的現象，導致合同檔案的法律效力出現嚴重不足乃至全部喪失。

三、加強和規范高校合同檔案管理工作的對策

1.提高思想認識

思想是行動的先導。要提高合同檔案管理的工作水平和質量，就必須首先提高從業人員的思想認識。合同的重要性對于高校是勿庸置疑的，而合同檔案管理工作也因此顯得尤為重要。高校合同檔案管理人員必須從這一重要性出發，充分認識合同檔案對學校發展核心利益的支撐作用，強化盡職盡責抓好各類合同檔案管理的各個環節工作的思想認識，對不符合歸檔要求或者有缺失的合同及時整改和補遺，對不同密級的合同檔案要嚴格做好保密工作。

2.加強制度建設

高校要結合自身工作實際，制定切實可行的諸如《合同檔案管理辦法》《合同檔案管理流程控制規程》等制度，針對合同檔案管理的各環節行為進行明確的制度要求和約束。在此基礎上，還應健全和完善合同檔案管理的責任制度，促進相關工作人員不斷提升責任意識、擔當意識，在各項管理工作中主動考慮、認真謀劃、積極作為，不斷提升合同檔案管理工作效能和質量。

3.規范檔案內容

高校要組建專門的法律事務部門，調配具有較強法律意識和文字能力的工作人員負責合同的起草和編制工作，確保合同具有維護自身權益的法律效力;要明確一切代表學校訂立的合同都應由學校出面簽訂，嚴禁各二級單位擅自訂立合同;要提升對合同檔案管理工作的重視程度，適當增加專職合同檔案管理員編制，遴選責任意識強、具有從業經驗的人員負責合同檔案管理工作。通過這些舉措，形成高效合理的合同檔案監管體系，確保合同檔案內容完整規范。

4.提升從業素質

高素質的人才隊伍是做好檔案管理工作的基礎和關鍵，對于合同檔案管理工作來說，從業人員不僅要有強烈的責任意識和甘于奉獻的精神，還必須具有一定的法律意識和素養。針對當前高校合同檔案管理人員年齡普遍偏大，管理經驗和能力欠缺等情況，高校不僅要通過教育培訓、參觀學習等手段來提升合同檔案管理人員的政治思想素質、專業技能和法律意識，還要重視對具備專業素質能力的合同檔案管理人才的引進，通過“內培+外引”，為學校建設一支“政治合格、熱愛事業、業務精通、履職盡責、成效突出”的合同檔案管理專業人才隊伍，推動學校合同檔案管理工作水平實現質的提升。

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作者介紹：李華章，男，沈陽大學檔案館館員，實習研究員。