簡析事業單位檔案管理工作中存在的問題及對策

李周融

【摘要】事業單位的檔案是事業單位人員構成、工作進展和發展歷程的重要記錄，在人口增長、經濟快速發展、信息化技術改革的今天，事業單位的檔案管理工作中存在的問題不斷顯現出來，傳統的工作管理方式已經無法滿足如今信息量巨大、效率提升的時代要求，事業單位的檔案管理人員，需要結合本單位的實際情況及檔案管理的先進經驗和技術，不斷探索改革對策，讓事業單位的檔案管理工作得到進一步提升，適應社會發展的需要。

【關鍵詞】事業單位?檔案管理?問題?對策

事業單位是指由政府利用國有資產設立的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織，是國家設置的帶有一定的公益性質的機構，但不屬于政府機構。事業單位參與社會事務管理，履行管理和服務職能，其宗旨是為社會服務，主要從事教育、科技、文化、衛生等活動。事業單位的職能決定了其檔案管理的特點，信息量大、數據詳盡、涉及教育、科技、文化、衛生等多個領域，其保存的檔案是與國計民生直接相關的基礎資料，是國家進行政策決策、社會公益、社會服務的信息來源和基礎。其工作的重要性不言而喻。

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

事業單位的檔案具有真實性、準確性和保密性的特征，在管理工作中，要保證材料的真實性和權威性，相關管理人員要具有專業的鑒別和整理能力。隨著事業單位效率的提升，工作量和處理信息數量的大幅增加，檔案管理工作的總量也隨之增長，這就很容易暴露出管理工作中的問題。另外由于具有保密性質的需要，檔案管理工作還容易出現安全性和保密制度的問題。

（一）檔案管理制度不規范

大部分事業單位并沒有意識到檔案管理制度的重要性，仍然沿用舊有的傳統管理辦法，管理方式缺乏科學性和合理性。使得工作人員沒有相關的管理制度作為依據，管理無序、責任不明，嚴重影響檔案管理工作的發展。有些單位簡單建立了管理制度，但是缺乏監管，執行力度大大折扣，制度成為紙上談兵，不能落于實處。

（二）檔案管理信息化發展落后

傳統的紙制檔案管理模式，在處理大量檔案文件時顯得非常落后，很多單位還在依靠人力來完成主要的工作內容，缺乏信息化設備及檔案管理技術的引進，無法滿足事業單位發展的要求，在文件檢索、信息統計等方面影響了工作效率，造成了人力資本的浪費，也影響了檔案管理的效率和準確性。

（三）檔案管理人員專業素質不夠

事業單位的檔案管理人員有很多并非檔案管理專業出身，到崗后也沒有經過系統的專業培訓，造成檔案管理人員專業素質匱乏，缺乏管理知識和責任意識，無法正確的掌握檔案信息的采集、統計、分析和管理辦法。

二、事業單位檔案管理工作中存在問題的對策

根據目前事業單位檔案管理存在的管理制度不規范、信息化發展落后、檔案管理人員專業素質不夠的情況，可以采取如下對策：

（一）建立健全的檔案管理制度

首先事業單位要對檔案管理工作的重要性產生充分的認知，在單位總體規劃統籌中，將檔案管理工作列為重要工作之一，積極建立健全的檔案管理制度。各部門加強交流和配合，將單位的資源充分調動起來，建立完善的檔案管理工作流程，并且要求各部門嚴格執行，建立相關工作人員的檔案管理意識。將檔案管理制度落實到實處，保證其真實性、準確性和保密性。

（二）加強檔案管理信息化

在計算機信息技術飛速發展的今天，檔案管理工作可以依靠先進的信息化技術，實現從傳統管理模式向現代化信息管理模式的改革，不斷提升信息化技術的利用范圍。事業單位要為檔案管理信息化提供充足的資金支持，將完整的檔案資料納入到信息化管理系統當中，建立檔案信息庫，提高檔案資料的利用率。同時注重信息化安全管理，保證相關信息系統和服務器的安全，保證事業單位的檔案管理信息化工作在安全管理的保護下快速發展。

（三）提高檔案管理人員專業素質

事業單位要重視對檔案管理人員的專業要求，聘請專業人才主持工作，提供專業的管理經驗和實踐方法。另外要重視加強在崗人員的專業培訓、定期考核，培訓內容以檔案管理方法、政策法律法規、先進的檔案管理流程技術、檔案信息化技術等。建立健全的人員考核機制，與績效考評相關聯，并且建立完善的獎懲機制，加強人員愛崗敬業精神的培養，讓檔案管理人員的專業水平和綜合素質得到進一步提升。

結束語：綜上所述，事業單位的檔案管理工作必須引起單位的高度重視，在社會經濟飛速發展的今天，要建立健全的檔案管理制度、加強檔案管理信息化、提高檔案管理人員專業素質，讓事業單位的檔案管理工作真實、準確、安全、高效。為我國教育、科技、文化、衛生等領域的發展做出積極的貢獻。

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