淺析大數據時代下檔案信息化管理工作

許蓓蓓

摘 要：在大數據時代下，檔案管理信息化已經成為未來發展的主要方向。在本文研究中，筆者詳細了解了檔案管理的現狀，并立足于大數據時代，闡述了檔案信息化管理的策略與方法，旨在進一步提高檔案管理信息化水平，最終為全面強化檔案管理能力奠定基礎。

關鍵詞：大數據時代;檔案信息管理;大數據意識

引言

隨著社會經濟和信息技術的穩步發展，企業的檔案工作變得愈發重要，對企業檔案進行有效地開發利用已成為當前企業發展壯大的重要途徑，并對企業的技術發展和市場策略調整起到十分關鍵的指導和參考作用。隨著大數據時代的到來，對企業檔案進行信息化管理，將能提升檔案資源的利用率，推動企業進一步發展。

1企業檔案信息化建設的必要性

1.1適應網絡信息時代企業管理的需求

當前絕大多數企業已經采用網絡信息化工作模式，企業信息的收集、存儲、分析和傳遞均依靠計算機網絡系統進行。傳統的紙質檔案已經不能適應當前企業管理的需求，亟須進行信息化改革。

1.2提升檔案資源的利用率

傳統的紙質檔案管理需要經過出具證明、調閱、編寫、答疑等一系列復雜程序，工作進展較慢，也不具備深度挖掘、分析檔案數據的能力，無法適應當前企業工作的高效率要求。對企業檔案進行信息化建設，可以有效提升檔案資源的利用率，將企業的檔案信息高效整合起來，使用大數據方法對檔案資源進行快速、精準地分析，為企業提供更加全面的信息資料。

2檔案管理信息化現狀

2.1檔案管理中應用大數據技術的意識差

在檔案信息化管理中，工作人員尚未形成具體的大數據管理意識，這就導致在日常工作中大數據技術的先進性沒有得到徹底的發揮。雖然已經開始了有關大數據技術的嘗試，但是存在大數據技術水平低、數據規模不統一、使用方法不恰當等問題，這些問題的存在會直接影響大數據下檔案管理工作的實施效果，不利于提高工作效率。同時也有研究認為，目前各單位尚未構建相應的信息化管理制度，這對于檔案管理是不利的。

2.2單位各部門的管理數據相對獨立

在檔案管理中，為了彰顯檔案管理工作的先進性，需要確保檔案管理部門能夠充分收集各部門的資料，并將其匯集到一起，這樣才能讓管理層以及相關業務人員了解單位的實際情況。但是在實際上，單位各部門之間存在層級關系，各個部門之間相互監督、相互制約，再加之部門之間的職權與職位不同，這些都決定了信息的獲取、處理方式存在差異，最終導致在數據護理中存在漏洞，影響了檔案管理水平。除此之外，現階段各部門在檔案信息管理中存在信息獨立的問題，這也為檔案統一管理增加了難度。

2.3缺乏對檔案信息的統一管理

在大數據環境下，檔案管理需要全面采集單位各員工資料，然而各單位在這方面的建設是很欠缺的，甚至沒有構建完整的信息化檔案管理平臺，很多檔案資料都是紙質的，檔案信息缺乏有關的組織與管理，很多不同時間段的檔案信息都是以孤島的形式存在的，沒有被錄入到統一的大數據信息管理平臺上，最終影響了檔案管理的整體水平。

3大數據背景下企業檔案信息化建設的發展方向

3.1改革檔案管理思維和制度

企業應改變傳統的檔案管理思維以適應大數據時代的發展方向，認識到當前檔案信息化管理的內容不再局限于信息收集和儲存，還要充分重視檔案數據的分析、挖掘和預測，為企業發展和進步提供實時、高效的信息。為了適應大數據背景下的檔案管理需求，企業還應進行檔案管理制度的改革，明確檔案部門的管理權限和信息化管理制度，加強檔案部門與企業生產、銷售部門的溝通協調，使得企業內部的各類生產經營信息都能有效服務于檔案管理工作，推動企業信息化水平的不斷提升。

3.2建立完善檔案信息化管理系統

企業應加快推進紙質檔案的信息化工作，將各類紙質檔案轉變為結構化的數字檔案，在檔案收集、儲存工作中，要進一步規范檔案的標準格式和結構，提高檔案的結構化水平，使得檔案信息能夠得到高效分析、利用。不同種類、不同來源的檔案信息要結合企業具體情況進行科學地分類整理與儲存。在檔案信息化管理系統中，要配備先進的大數據分析工具和云計算方法，采用現代化的統計學方法對檔案信息進行挖掘分析，剔除重復、無效的內容，將低價值密度的大數據信息轉變為高價值密度的分析結論。此外，還要對檔案信息數據進行動態分析對比，將不同部門乃至其他行業的數據進行充分整合，最終得到有利用價值的分析結果和預測結果，為企業的未來發展提供參考依據。在檔案管理系統建設過程中，還要注意提升系統的安全水平，配備防火墻、入侵檢測系統等安全防護措施，并設置專門的系統管理員，積極排查系統運行過程中的各類問題，防范不法分子入侵系統，造成企業檔案信息的泄漏與損壞。

3.3實現各部門檔案數據的統一管理

在大數據的檔案管理中，實現各部門檔案數據的統一管理是保證檔案管理水平的關鍵，因此對于這種情況，需要持續改進檔案管理路徑，并注意發揮大數據技術的優勢。針對這種情況，需要工作人員進一步協調各部門之間的關系，在了解檔案管理中信息孤島現狀的基礎上，強化各個職能部門之間的信息溝通，這樣才能強化檔案管理能力。從目前相關技術的發展情況來看，在數據時代下，檔案管理實現了云存儲、云計算，通過標準化建設，工作人員可以將各種檔案管理工作內容進行創新，在統計整個單位的檔案信息資料之后，通過標準化建設，可以將可攜帶式檔案管理設備、指標檔案、電子病歷、人事檔案等不同來源的檔案信息，匯聚到一個統一的云數據平臺中，以供檔案管理的各個業務流程、不同業務主體所共享使用，實現各方檔案數據的優化共享，這樣才能適應未來檔案管理工作需求。

3.4加強培訓提升管理人員素質

面對由于檔案管理人員專業意識薄弱而導致的影響檔案信息化建設的情況，首先要重視管理人員素質的專業化培養，檔案信息化管理人員的素質高低有著直接且重要的影響。而以往的情形多是檔案管理人員責任意識并未充分得到重視，會出現部分檔案管理人員對所從事的工作以最低標準要求自己，便會導致檔案管理信息化建設得不到進一步推進。基于此，要定期開展相關的專業知識培訓講座，完善崗位考核機制，讓管理人員從根源上意識到所從事工作的重要性，進而，端正態度并促進檔案信息化建設。

結語

隨著當前市場環境和網絡環境的不斷變化，企業發展越來越依賴于對市場信息的高效分析和掌握。對企業檔案資源進行高效地開發利用，可以充分提高企業的市場應變能力，明確企業的發展方向，為企業創造更好的市場前景。傳統的紙質檔案管理程序繁瑣、效率較低，已不再適用于當前信息化時代的企業管理需求。對企業檔案進行信息化改革，并使用大數據方法進行分析、挖掘和預測，已經成為當前企業發展的必然趨勢。

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