深入挖掘實用的Excel打印秘訣

周建峰

被忽視的打印預覽

大多數人將Excel的打印預覽窗口當成打印過程中的一個過渡，其實它里面包含了不少隱秘的實用功能，可以讓我們事半功倍。

單擊菜單“文件一打印”即可進入打印預覽窗口（圖1），單擊其中的“顯示邊距”按鈕，可以看到周圍出現調節線，拖動可以調節上下左右的邊距，以及頁眉頁腳的邊距。在“縮放窗口”中則可以調節工作表的大小，比如，將行或列或整個工作表調節為一頁。

按需打印指定內容

有時我們只需要打印工作簿中的一小部分內容，這時可以切換到“頁面布局”選項卡，選中表格中需要的內容，然后單擊“打印區域”下的“設置打印區域”。如果有多項內容則分別選中后，再單擊“添加到打印區域”即可（圖2）。

另外在打印預覽窗口中，還可以設置打印活動工作表、整個工作簿或者指定頁面等。除此之外，在這里還可以指定頁面寬度或高度的頁數，對整個頁面進行縮放打印。

重復打印某個區域

若要讓打印的表格標題重復，可以在“頁面布局”的“打印標題”中進行設置，但是如果要重復的部分在頁面底部該怎么辦呢？比如我們的表格打印出來，要求每一頁底部都要有簽名、時間等相同的信息。其實這種情況，我們可以將這一部分內容做成圖片，然后插入到里面作為頁腳。

首先切換到“視圖”選項卡，單擊“頁面布局”讓表格分頁顯示，再在表格底部制作好相關信息，以及設置好格式。完成后，用QQ或微信將這部分內容截屏成圖片并保存。

返回Excel中，進入“頁面布局”選項卡，打開“頁面設置”窗口（圖3），切換到“頁眉/頁腳”，單擊“自定義頁腳”彈出對話框，然后單擊“插入圖片”按鈕，將底部信息圖片插入到頁面中間。如果要重復打印Logo，則可以插入到頁眉中。也可以將Logo的位置擺放在頂端標題位置，這樣該區域的圖片也能重復打印出來了。

其實在“頁面設置”窗口中，也還有其他不少實用設置，在“頁邊距”選項中，可以設置讓打印出來的表格水平或垂直居中，在“工作表”選項中，可以設置頂端標題和左側重復列（圖4）。對于單元格底紋不需要打印的，可以選擇“單色打印”，工作表中的注釋內容也可以選擇“空白”而不打印（或設置將其打印在表中間位置或工作表的底部）等等。