玩轉單元格選擇和定位

俞木發

精準定位——快速找到符合條件的單元格

在統計數據的時候，我們經常需要對特定行列的數據進行統計排序。比如公司每月都要對銷售額排名前三的員工進行獎勵，以下圖所示的銷售數據為例，現在每月輸入員工的銷售數據后，要將排名前三的數據自動同步到A2：C2帶顏色的單元格中（圖1）。

我們首先利用Colum門函數，在C列中定位前三名數據，然后使用Large函數填充到A2：C2單元格。現在定位到A2單元格，輸入公式“=LARGE（$C$5：$C$12，COLUMN（A1》”，然后右拉填充到C2即可。由于這里使用公式填充，因此只要員工的銷售數據變化，排名就會同步發生變化，始終選取的都是前三名的數據（圖2）。

公式解釋：

使用Colum門函數在指定列（C2：C12，使用絕對引用）之間獲取銷售數據的列號，然后使用Large函數進行排序并填充到指定的單元格。

模糊定位——單元格數據查詢

在日常數據統計中，我們經常需要對不特定的對象進行查詢。比如在上述例子中，為了查看某個業務員的實際業績，現在需要制作一個查詢數據庫，只要輸入特定員工的姓名就自動列出他的銷售業績數據。對于這類模糊定位，可以借助Match和}ndex函數實現。

定位到A15單元格，點擊“數據→數據驗證→設置”，在允許列表中選擇“序列”，點擊來源后的按鈕，序列的內容選擇“=$B$5：$B$12”，即員工姓名列表的內容，這樣通過下拉列表就可以直接選擇需要查詢的員工（圖3）。

返回工作表，定位到B15單元格，輸入公式“=MATCH（A15，$B$5：$B$12，0）”，公式的意思是使用Match函數根據A15輸入的內容在B5：B1（使用絕對引用）找到員工對應的行數。在C15輸入公式“=INDEX（$C$5：$C$12，B15）”，意思是根據C15顯示的行數，找到對應函數的銷售額數值。這樣當我們在A15下拉列表選擇特定員工的姓名時，比如選擇“黃可”，其所處行數是6（相對B5），對應的銷售額為156，如此通過Index函數就可以輕松進行特定數據的查詢了（圖4）。

高亮定位——快速顯示指定單元格

為了方便在一堆數據中快速找到自己所需的數據，我們可以設置特定的單元格高亮顯示，這樣方便我們一目了然找到所需的數據。比如在上述實例中，銷售數據還要經財務核算才最終生效，為了方便查看數據是否已核算，我們可以利用條件格式對已核算的單元格數據進行高亮顯示。

選中A5：D12區域（如果只要D列單元格高亮，則選擇D5：D12區域），點擊“添加格式→新建格式規則”，在規則列表選中“使用公式確定要設置格式的單元格”，在公式欄輸入“=$D5=”已核算””，點擊“格式”，在打開的窗口中選擇“填充”，將符合條件的單元格填充為“綠色”（圖5）。

如此一來，在A5：D12區域中，只要我們在D5：D12單元格中輸入“已核算”，那么這列的單元格就會自動被填充為綠色高亮色，這樣數據是否核算是不是一目了然了呢（圖6）？

分類定位——隱藏特定單元格

日常操作中，為了方便后續的輸入，我們在一些工作表中經常會預留很多不連續的空白行（預備行不可刪除，以備后續填充內容），現在工作表制作完成后，為了美觀需要隱藏這些空行的顯示（圖7）。

以上借助SpecialCells函數結合VBA腳本就可以輕松實現。按Alt+F11鍵啟動VBA編輯器，點擊工具欄中的“插入一模塊”，將下列的代碼粘貼到代碼框，完成后運行這個腳本就可以隱藏指定的空行了（圖8）。

寫在最后

單元格作為Excel中最基本的獨立單元，幾乎所有的操作都是圍繞單元格進行的，因此熟悉單元格的選擇和定位可以給我們的日常操作帶來很多的便利。不過由于單元格只是基本獨立的單元，這些定位函數也只有基本的應用，所以我們應該將其和其他函數結合起來，這樣才能充分發揮這些定位函數的作用。