雙劍合璧Excel+Visio制作組織流程圖

小文龍

Visio+Excel快速制作流程圖

小王在一家私企做文秘工作，由于私企人才流動比較頻繁，因此公司宣傳欄中，表示各級領導隸屬關系的組織結構圖也得經常更換。以往此類流程圖，小王都使用Visio繪制，沒個把小時根本弄不好，不過請來Excel“幫忙”，短短幾分鐘就繪制好了。

首先是制作領導隸屬關系表。運行Excel，創建一個Excel文檔（圖1），其中A列單元格是不同等級的領導的姓名，B列單元格是每位領導的上級（本例中“呂國慶”是大Boss，所以他的上級為空），D列和E列單元格則分別是每位領導的職務及所在部門。上述信息編輯完畢，將該Excel文檔保存到硬盤任意位置備用。

下一步是導入數據生成流程組織結構圖。運行Visio，單擊“文件一新建一組織結構圖向導”命令，打開“組織結構圖向導”對話框。接著單擊“下一步”并選中“Excel文件”選項，然后將上一步保存好的‘人員信息表.XLSX”添加進來，最后繼續單擊“下一步”直至完成即可。這樣一來，Visio就生成了表示領導隸屬關系的組織結構圖（圖2）。

“拿來主義”讓流程圖更美觀

小馬是一家汽車4S店的銷售人員，由于許多客戶都是貸款買車，因此他每天都得重復N次貸款買車的流程，弄得自己口干舌燥，心情也不好了。其實，將貸款買車的諸多環節用流程圖表示，客戶獲取相關信息就省事多了。

運行Visio，單擊“新建→空白繪圖”，創建一個空白繪圖文件，然后單擊“插入”選項卡中的“插入圖片”按鈕，插入事先準備好的若干張PNG格式的素材，并如圖所示進行排列（圖3）。同時選中這些圖片，右擊之，在彈出的右鍵菜單中選擇“組合→組合”，將其組合到一塊兒即可。

單擊Visio“插入”選項卡中的“文本框”按鈕，往Visio編輯區域插入一個“文本框”，輸入與所制作流程圖有關的說明性文字（如“某4S店貸款買車業務辦理流程”）。接著選中所輸入的文字并右擊之，在彈出的右鍵菜單中，設置好字體、字體大小及顏色等參數，使之整齊美觀。重復上述過程，再在小圓里輸入與貸款買車各環節所對應的文字（圖4）。

最后單擊菜單“文件→導出”命令，將制作好的流程圖導出為PDF格式文件，這樣無論是打印還是直接通過微信、QQ等途經分享給客戶，都非常方便。

素材變模板 流程圖制作更簡單

如果大家經常制作同一類型的流程圖，不妨將常用到的一些圖片素材保存為模板，這樣以后制作此類流程圖時，就更省事了。

開始之前先搜集圖片素材。打開第1PP網（ http：//www.1ppt.com/），以“流程圖”為關鍵詞進行搜索，并下載自己喜歡的素材（圖5），然后選中幻燈片中的某個圖片（如圖5中所示的紅色的樹），右擊之，選擇“另存為圖片”，將其保存為PNG格式的圖片備用即可。

重復這一步驟，再將該PPT模板中自己喜歡的其他圖片素材保存為PNG圖片備用就可以了。

現在來制作流程圖模板。在Visio的主界面中，單擊菜單“文件→打開”命令，打開“C：＼Users＼Administrator＼Documents＼我的形狀”目錄下的“收藏夾.VSSX”文件（Administrator是當前登錄的系統賬戶），接著在Visio左側的“模具”模板中（圖6），右擊并選擇“新建主控形狀”，按照提示創建一個名為“樹”的主控形狀，然后在右邊的顯示區域，插入剛剛準備好的對應的PNG圖片。重復上述步驟，再創建多個主控形狀，并將其他PNG圖片素材添加進來。

最后將該文件保存為“我的模板.VSSX”就可以了。以后創建相關流程圖文件，只需打開模板文件，將左側“模具”面板中的相應素材拖到右側的顯示區域，就可以很方便地制作新的流程圖了。