關于加強事業單位固定資產管理的思考

錢吉菲

摘要：2017年12月中共中央印發《關于建立國務院向全國人大常委會報告國有資產管理情況制度的意見》。自此，管好用好事業單位固定資產便成為國資管理的重要組成部分。然而，事業單位種類多且固定資產頗具特點，在管理中存在不少問題。較常見有管理意識淡薄、管理能力缺乏;管理制度不健全或沒有得到落實;信息化管理程度較低;監督及監管不合理等現象。文章針對事業單位固定資產管理中出現的上問題，提出幾點應對措施，供同行參考。

關鍵詞：事業單位;固定資產管理;問題;措施

一、事業單位固定資產管理的重要作用

（一）事業單位的固定資產

事業單位固定資產大致分為六大類：房屋及構筑物;專用設備;通用設備;文物和陳列品;圖書、檔案;家具、用具、裝具及動植物。不包括公共基礎設施、政府儲備物資、保障性住房、文物文化資產等。

（二）加強事業單位固定資產管理的作用

1. 滿足國家對國有資產管理的需要

首先，加強事業單位固定資產管理，提高財務報表數據質量，可以為國家資產負債管理、宏觀調控及經濟決策提供有用信息。其次，良好的固定資產管理，可以使事業單位固定資產產權明晰，防止由于管理不善造成毀損及不當處置，避免國資流失。最后，良好的固定資產管理可避免固定資產重復購買、提高使用效率、使其得到妥善保管而更耐用，杜絕浪費，從而用好納稅人每一分錢。

2. 符合對事業單位內部日常管理的需求

一方面，符合管理當局對會計報表認定的需要。報表所列示的固定資產是否真實存在;完整與否;其權利義務是否歸本單位所有;折舊是否計提，金額是否準確;是否計入錯誤的會計期間;相關披露是否恰當等，都與事業單位的財務狀況、事業成果密切相關。另一方面，摸清家底可以為財務管理提供重要決策依據。無論是財務預測、財務決策、財務計劃、財務控制、財務分析，均離不開對固定資產數據的運用。

3. 為社會各方提供更優質服務的同時，即提升競爭力、又能展現軟實力

工欲善其事，必先利其器。事業單位提供的服務或多或少需要仰仗固定資產協助完成。設備是否完好、有無缺損、擺放位置等信息都與其對外提供的服務質量相關。另外，不少事業單位（如：高校、醫院）的等級評定都與固定資產及其質量相關，是構成競爭力與軟實力的重要因素。

此外，良好的固定資產管理還具備提高工作與管理效率、防錯降弊等重要作用。

二、事業單位固定資產管理存在的問題

（一）固定資產管理意識淡薄，相關人員管理能力亟待提高

不少單位負責人出生于業務領域，擁有精湛的業務能力，但缺乏管理知識及經驗，容易造成重業務輕管理現象。這導致一些事業單位缺少資產管理崗位、未建立健全相關管理制度等現象。其次，事業單位人員流動性低，部分財會人員年齡偏大、財務知識陳舊，職業判斷能力較弱，對固定資產相關的經濟業務采取錯誤賬務處理方式。如：錯誤的入賬價值、折舊計提、資本性支出與費用性支出的劃分等。最后，資產使用人員缺乏保管意識，資產被胡亂堆放，公物私用也成了普遍現象。

（二）固定資產管理制度不健全或形同虛設

部分事業單位固定資產管理制度不健全，主要存在以下幾方面問題：有的單位未建立相關管理制度;有的單位相關制度建立過于簡單或不合理;有的單位制度建立較早，已不符合當下對固定資產管理的需求;更有單位雖然建設了相關管理制度，卻未被執行。

分析原因，除上述提到管理意識淡薄外，對本單位固定資產管理方法研究不到位，缺乏科學的管理思想也是重要原因。最終導致管理不善、家底不明、產權不清、賬實不符、賬賬不符等現象出現。

（三）缺少高效率的管理工具

有些單位雖不存在上述問題，卻缺乏高效率的管理工具，如未開展信息化建設，或信息化建設不合理。由于固定資產日常管理中存在大量數據需要處理，涉及節點廣，參與人員多。因此，手工資產記賬存在工作量大，信息變更不及時，少記或重復記錄，數據調取困難，盤點工作量大，與財務對賬復雜等問題，使得固定資產日常管理效率低下。

（四）監管、監督不合理

首先，財政或上級主管部門雖重視基層事業單位的固定資產管理，也統一了相關制度或信息系統，然而其監管更側重自身需求而忽視基層事業單位實際管理需要。于是基層事業單位只能結合實際情況另行開發固定資產管理系統，造成資源浪費。其次，在事業單位年報審計中，審計人員容易忽視資產的完整情況與質量好壞、制度設計與執行的有效性問題。

（五）固定資產管理理念缺少“精”與“細”

小細節也能成為成敗的重要因素。一些容易忽視的操作流程也可能會導致嚴重的后果。例如：固定資產閑置后便不予重視，被隨意堆放，長期缺少養護而損壞;一些歷史悠久的單位可能存在古玩字畫、古董瓷器等“寶貝”，未被以名義價值入賬，加上平時疏于管理，便“不翼而飛”了。這些容易忽視的問題隱蔽性強，盤點中不易被發現，在審計中也不易被查出問題，卻能造成嚴重的后果。

三、針對加強固定資產管理的幾點思考

（一）增強固定資產管理意識，加強相關人才隊伍建設

首先，單位負責人對固定資產管理的重視程度是首要問題，對事業單位固定資產管理能達到何種程度起決定性作用。因此，監管單位可加強對所屬事業單位負責人就相關方面進行指導與培訓;單位資產管理員或財會人員也可向領導提出建議。

其次，對尚未設立資產管理崗位的事業單位進行崗位設置，并配具備專業工作人員。

再次，財會人員應當通過參加業務培訓等方法掌握固定資產核算方式。

最后，建立“單位資產管理員—部門—使用人”的三級管理模式，全員參與及遵循“誰使用，誰負責，誰管理”的原則。

（二）建立健全固定資產管理制度

制度建設需邀請各職能部門及專業人員參與。對固定資產采購前的決策到固定資產最終處置為止的業務流程進行全面梳理與再造。流程設計應當高效、簡潔、符合管理需求。以下對流程各環節制度的制定及考慮的因素做簡單介紹：

1. 對固定資產的獲取進行前期分析

（1）控制權是否歸單位所有、金額是否達到標準、是否超出六大類范疇。租入、代購固定資產，公共基礎設施等不應計入。（2）分析添置必要性，租入是否更合理可行（3）分析采購可行性。（4）采購環節是否納入本年度預算，是否違反相關法律法規及三重一大規定。（5）工程類固定資產，需考慮監理、竣工、決算等有關規定。

2. 對固定資產的獲取進行管理

主要包括購買、自建、接受捐贈、置換、調撥等方式。主要有：（1）對審批人及審批權限的規定。（2）是否符合政府采購制度。（3）接受捐贈或置換是否需要資產評估。（4）妥善保管質保、保養、使用說明書，配套軟件等相關資料。（5）卡片登記與財務登賬。（6）估計預計使用年限。（7）驗收工作等相關規定

3. 妥善的使用與保管

主要包括年末盤點、內部轉移、離職及退休的移交、閑置移交及保管、出租出借管理等。考慮因素有：（1）年末盤點工作的牽頭及配合，對盤盈/盤虧資產的處理方式。（2）及時辦理退休、離職、換崗、閑置固定資產的移交手續。（3）對出租出借固定資產建立上報、審批、備查制度。（4）收回出租出借固定資產的驗收及損壞責任的規定。（5）卡片信息及時更新的規定。（6）對高價、特殊固定資產的安全管理的規定。（7）對閑置固定資產妥善保管的規定。

4.處置管理

包括對固定資產報廢毀損、贈與、調撥的管理。主要有：（1）設置審批權。（2）符合財政或上級主管部門對資產處置監管的相關規定。（3）符合國有資產評估的規定。（4）處置流程關鍵節點。（5）貨比三家確定資產回收單位的方案。（6）符合廉政建設的規定。

5. 制度中應當規范相關人員的責權范圍

主要有：（1）符合不相容職務的規定（審核和審批;申請和采購;談判與合同簽訂等）。（2）考核及獎懲機制。（3）資產管理員的崗位職責。（4）損壞、遺失的賠償。（5）采購及處置人員簽署廉政責任書等規定。

6. 財務人員在進行固定資產會計處理方式時應當注意的問題

（1）取得真實、合法、有效的原始憑證。（2）確定折舊范圍及折舊政策，合理估計殘值及折舊年限（3）確定盤/盤虧盈固定資產入賬/銷賬的流程與依據。（4）注意與非固定資產的區分。

（三）選擇合適的信息化管理方式

相較人工管理，對固定資產信息化管理存在很多優勢，目前市場上有單機版與互聯網版可供選擇，其各具特色。事業單位可根據實際情況選擇合適的軟件提高管理效率及效果。

1. 單機版軟件主要適用于職工人數較少、職能部門不多、固定資產數量有限的單位

相較于互聯網版，其特點有：（1）資產管理員全程參與固定資產增加、日常維護、處置的管理的操作，數據維護量大、容易遺漏。（2）數據利用率低，較難主動被決策者獲取。（3）盤點工作量大，需資產使用人高度配合。（4）缺乏溝通、不利于數據及時更新。（5）不易與財務軟件整合。（6）資產管理員權限大，易產生不相容崗位，容易產生舞弊現象。（6）軟件價格較低且易于維護。

2. 互聯網版軟件主要適用于人數較多、部門復雜、固定資產擺放分散或數量及種類繁多的單位使用

隨著智能手機的普及，互聯網版軟件的功能已變得更強、也更易于使用。其特點有：（1）資產管理員、使用人均能安裝客戶端并獲取相應權限。（2）隨時隨地對固定資產信息予以變更或盤點。用手機對標貼掃碼確認存在，拍照確認資產狀態，可大幅減少工作量。（3）與財務軟件輕松整合，顯得更智能化。相關記賬憑證隨資產變化自動生成，使賬賬相符變得輕而易舉。（4）整合國有資產管理系統，與監管單位分享資產信息。（5）數據獲取方便，決策人員易于獲取。（6）資產移交工作方便，發起、接收一鍵完成，資產管理員只需輕松審核，無需額外錄入數據。（7）使用人獲取質保信息，發票信息簡便快捷。（8）但售價及運營維護成本較高。

（四）監管與監督應當滿足事業單位實際需求

第一、建議監管單位合理調整對事業單位固定資產監管方式，使之更人性化。比如：監管單位統一指定廢舊資產回收單位;各單位閑置資產相互調劑;監管單位統一開發固定資產管理信息系統時，兼顧基層事業單位對固定資產管理實際需求，而非僅滿足監管單位的監管要求。

第二、調整審計評價方式。由內審或CPA對固定資產管理進行專項審計。除進行監盤測試外對管理制度設計是否合理、是否被有效執行進行綜合評價。評價結果可以與職工績效相掛鉤。

（五）注重精細化管理及成本效益原則

例如：事業單位應當加強閑置固定資產管理，對閑置固定資產予以妥善保管，避免受損;新增采購前分析，盡可能避免被重復購買;管理時兼顧成本效益，對規模小、人員少或經費有限的單位制定固定資產管理制度設計時可適當簡化處理。

總之，科學的固定資產管理可提高事業單位運行的效率與效果、滿足國家對國資監管的需要、用好納稅人每一分錢。單位負責人的態度對固定資產管理十分重要，建立適應本單位的固定資產管理制度，使每一位員工參與其中。除達到賬賬相符、賬實相符等基本要求外盡可能為單位管理、決策提供有效信息。加強與監管部門的溝通，使數據的傳遞更為順暢。適當利用社會中介（會計/評估事務所、信息公司等）的力量滿足事業單位對固定資產管理的需求。

參考文獻：

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（作者單位：中國福利會少年宮）