新政府會計制度下大型儀器共享系統(tǒng)財務(wù)功能板塊的研究與實(shí)踐

李朝明，吳中全，周志云，陳昌友

新政府會計制度下大型儀器共享系統(tǒng)財務(wù)功能板塊的研究與實(shí)踐

李朝明，吳中全，周志云，陳昌友

（西南大學(xué) 實(shí)驗室與設(shè)備管理處，重慶 400716）

教育部根據(jù)國家預(yù)算法及改革方案等文件精神要求直屬高校2019年全面實(shí)施政府會計制度，明確要求各高校加快推進(jìn)信息化建設(shè)，牢固樹立“業(yè)財融合”的理念，推動經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與財務(wù)管理系統(tǒng)的有效深度融合與對接。大型儀器共享系統(tǒng)作為支撐高校教學(xué)實(shí)踐、科學(xué)研究和對外服務(wù)的重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的深度對接顯得尤為迫切。該文通過介紹學(xué)校大型儀器共享系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的深度對接，為高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的有效對接提供可行性方案。

新政府會計制度；大型儀器共享；財務(wù)深度對接

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，科研設(shè)施數(shù)量與儀器設(shè)備規(guī)模的不斷增大，更多高精尖的儀器設(shè)備越來越多地運(yùn)用到高校的教學(xué)、科研中來[1-2]。各高校根據(jù)自己不同的實(shí)際情況，開發(fā)了各具特色的共享系統(tǒng)和功能版塊。共享工作也從最早的線下登記發(fā)展到現(xiàn)階段的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的線上記錄和抓取，使數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可參考性大大提高。

但是，在現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)整合與分析的背景下，各高校研發(fā)的大型儀器共享系統(tǒng)較為獨(dú)立，無法與科研、人事、財務(wù)等系統(tǒng)進(jìn)行信息交互和數(shù)據(jù)共享，造成使用人需在不同的系統(tǒng)重復(fù)填報相同數(shù)據(jù)，增加了教師的負(fù)擔(dān)，同時現(xiàn)行的財務(wù)報銷簽字手續(xù)繁瑣、工作量大、周期長，師生報賬意見較大。另外，不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)的分割和不交互也不利于數(shù)據(jù)的深層挖掘和開發(fā)，容易造成數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)。如何利用信息化和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理好、利用好、共享好大型科研設(shè)施是現(xiàn)階段高校設(shè)備資源共享工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)[3]。

1 我國高校大型儀器共享管理系統(tǒng)財務(wù)功能建設(shè)現(xiàn)狀

目前，各高校和科研院所現(xiàn)行的大型儀器有償使用模式中測試費(fèi)的收繳和報銷還較為繁瑣，存在一定的問題[2-3]。部分高校大型儀器共享系統(tǒng)雖然開發(fā)了財務(wù)功能板塊，但還是僅限于經(jīng)費(fèi)的額度凍結(jié)或透支使用，并未形成測試經(jīng)費(fèi)的預(yù)算與實(shí)際報銷的一一對應(yīng)，同時存在暫存科研經(jīng)費(fèi)的風(fēng)險。另外，大量的線下簽字及財務(wù)現(xiàn)場報銷手續(xù)及程序，極大地消耗了報賬 人員的時間和精力，也大大增加了財務(wù)部門的報賬壓力[4-5]。再就是很多高校大型儀器共享系統(tǒng)也存在著多個經(jīng)費(fèi)向同一個經(jīng)費(fèi)卡充值的現(xiàn)象，測試報銷時無法確認(rèn)從哪個項目支出，導(dǎo)致報賬、科研項目結(jié)題工作較為混亂[6]；同時，結(jié)存的經(jīng)費(fèi)在課題結(jié)題時無法轉(zhuǎn)回，只能暫存在某一個賬號里，也使科研經(jīng)費(fèi)的使用存在暫存和轉(zhuǎn)移的風(fēng)險[7]。

隨著高校新政府會計制度的實(shí)施，如何規(guī)范高校大型儀器共享過程中保證測試費(fèi)在使用過程中的預(yù)算與報銷既能相互分離，又能相互銜接的關(guān)系，保證測試服務(wù)后測試費(fèi)的及時收繳，避免經(jīng)費(fèi)暫存等風(fēng)險，設(shè)計一種可復(fù)制的符合財務(wù)審計要求的大型儀器共享測試費(fèi)的收繳管理制度，這些都成為現(xiàn)階段高校大型儀器設(shè)備共享工作中亟待解決的問題[8-9]。

2 我校大型儀器共享管理系統(tǒng)定制開發(fā)情況

我校實(shí)驗室與設(shè)備管理處通過充分調(diào)研學(xué)習(xí)，并與校財務(wù)處、審計處多次溝通協(xié)作，在我校信息中心及財務(wù)處的指導(dǎo)幫助下，于2016年通過多個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享與打通壁壘，成功定制開發(fā)了基于與財務(wù)系統(tǒng)深度對接的大型儀器設(shè)備共享系統(tǒng)[10-11]。該系統(tǒng)除綜合了現(xiàn)階段國內(nèi)主流的大型儀器共享平臺核心管理功能外，還著重開發(fā)了與財務(wù)系統(tǒng)深度對接的財務(wù)中心功能板塊[12-13]。

該系統(tǒng)具有信息化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理功能，實(shí)行統(tǒng)一身份認(rèn)證。可實(shí)時在線反映共享儀器的預(yù)約、使用、計費(fèi)情況，為我校大型儀器資源合理配置、有償使用和效益評價提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支撐。我校40萬元以上所有大型儀器均納入平臺統(tǒng)一管理。

平臺管理和維護(hù)由實(shí)驗室與設(shè)備管理處負(fù)責(zé)，儀器的日常運(yùn)行管理和維護(hù)由儀器負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。平臺上的所有儀器面對校內(nèi)外提供測試服務(wù)。系統(tǒng)從根本上解決了測試費(fèi)收繳難、管理混亂、線下報賬繁瑣等問題；解決了測試費(fèi)預(yù)算項目與實(shí)際支出項目不符、課題結(jié)題而經(jīng)費(fèi)未使用完全的暫存等問題。我校的大型儀器測試費(fèi)線上財務(wù)報銷模式對各高校和科研院所開展相關(guān)系統(tǒng)對接建設(shè)方面具有十分重要的借鑒意義。系統(tǒng)設(shè)計流程見圖1。

圖1 西南大學(xué)大型儀器共享管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

3 核心功能板塊

為方便廣大師生使用、簡化繁瑣的報賬手續(xù)、規(guī)范測試費(fèi)的使用，我校著重開發(fā)了以財務(wù)深度對接為基礎(chǔ)的線上結(jié)算模式，在大型儀器共享系統(tǒng)中可實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的查詢、充值授權(quán)、經(jīng)費(fèi)使用確認(rèn)、線上報銷分配等功能。經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)教師只需進(jìn)入系統(tǒng)將經(jīng)費(fèi)中的測試費(fèi)充值到平臺并授權(quán)給學(xué)生使用即可，確認(rèn)及報銷均在大型儀器共享系統(tǒng)線上實(shí)現(xiàn)，極大地解放了科研人員的勞動力。

3.1 校園網(wǎng)賬號一鍵注冊登錄

平臺實(shí)現(xiàn)了校園網(wǎng)賬號一鍵登錄及預(yù)約使用平臺儀器設(shè)備的功能，大大方便了教師和學(xué)生使用。新用戶注冊只需登錄自己的校園網(wǎng)賬號，并核實(shí)系統(tǒng)自動從信息中心和人事系統(tǒng)抓取的個人信息。教師登錄后直接進(jìn)入默認(rèn)為本人名下的課題組，學(xué)生需選擇所屬指導(dǎo)教師的課題組，校外用戶注冊需在實(shí)驗室與設(shè)備管理處登記。系統(tǒng)設(shè)定為經(jīng)費(fèi)授權(quán)模式，只需經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人線上充值并授權(quán)使用人即可，解決了以往加入不同的課題組需要重新注冊賬號，并開設(shè)經(jīng)費(fèi)使用賬號等問題。

3.2 充值授權(quán)

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與財務(wù)系統(tǒng)項目經(jīng)費(fèi)管理功能板塊的數(shù)據(jù)共享對接。注冊成功的課題組教師（經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人）可在系統(tǒng)上調(diào)取自己負(fù)責(zé)項目的測試費(fèi)明細(xì)，并進(jìn)行線上充值。系統(tǒng)默認(rèn)每位教師都是獨(dú)立的課題組，課題組之間可以相互充值，并可指定經(jīng)費(fèi)使用人員、限制使用金額及使用時間段。通過經(jīng)費(fèi)授權(quán)的方式解決了不同課題組之間使用共同經(jīng)費(fèi)的問題，同時也減少了為使用經(jīng)費(fèi)而重復(fù)注冊賬號的問題。充值成功的經(jīng)費(fèi)，系統(tǒng)將同步實(shí)行凍結(jié)。

3.3 在線預(yù)約使用

系統(tǒng)前臺有儀器設(shè)備展示，包括設(shè)備名稱、存放地、所屬學(xué)院、儀器負(fù)責(zé)人等信息，平臺用戶也可通過組合搜索實(shí)現(xiàn)儀器搜索，搜索成功后即可以關(guān)注該儀器，以后自動顯示在常用儀器目錄里，方便下次使用。

被授權(quán)經(jīng)費(fèi)使用的用戶，可在系統(tǒng)中進(jìn)行儀器搜索，并在共享儀器開放的時間段預(yù)約使用該儀器。預(yù)約時系統(tǒng)會提示讓用戶選擇預(yù)計支出經(jīng)費(fèi)項目及金額，選擇后系統(tǒng)會對可能發(fā)生的金額進(jìn)行二次凍結(jié)，若預(yù)計使用金額超出授權(quán)金額，系統(tǒng)則會提示用戶重新充值。另外，系統(tǒng)上無充值或授權(quán)經(jīng)費(fèi)的用戶無法在平臺預(yù)約儀器，這樣就保障了后期測試費(fèi)的收繳問題。

3.4 收費(fèi)確認(rèn)

用戶根據(jù)預(yù)約成功的時間段送樣或自測。測試完成后，用戶與儀器負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行雙方確認(rèn)，確認(rèn)完成后儀器負(fù)責(zé)人將測試結(jié)果上傳到系統(tǒng)，用戶可在系統(tǒng)下載測試結(jié)果。同時，根據(jù)是否需測試補(bǔ)貼，由中心管理員確認(rèn)測試費(fèi)的補(bǔ)貼比例，確認(rèn)后系統(tǒng)自動將金額分配至相應(yīng)的收入賬戶。

3.5 測試補(bǔ)貼功能

為促進(jìn)我校大型儀器設(shè)備共享工作，系統(tǒng)開發(fā)了測試補(bǔ)貼功能板塊。原則上對外的測試均實(shí)行1:1測試配套補(bǔ)貼機(jī)制，但機(jī)組自身使用及對校外服務(wù)不予補(bǔ)貼。測試費(fèi)和補(bǔ)貼總額的65%返還給機(jī)組，由所在二級單位監(jiān)管使用，主要用于該共享大型儀器的耗材補(bǔ)充、設(shè)備維護(hù)、人員培訓(xùn)和學(xué)生助理及臨聘人員的勞務(wù)等支出；總額的20%用于學(xué)校共享大型儀器維修基金及共享平臺日常維護(hù)等支出，由大型儀器共享辦公室管理；其余的15%上繳學(xué)校，納入學(xué)校統(tǒng)一績效管理。編制內(nèi)人員的儀器開放共享工作量及績效，按照學(xué)校相關(guān)文件核定。我校根據(jù)每個二級單位每年的大型儀器使用效益考核情況，調(diào)整補(bǔ)貼比例，分配時由中心管理員在系統(tǒng)確認(rèn)執(zhí)行。

3.6 報銷分配

中心管理員打印分配單交至財務(wù)處，財務(wù)處根據(jù)測試單的二維碼進(jìn)行掃碼核實(shí)，信息無誤后觸發(fā)凍結(jié)經(jīng)費(fèi)的解凍功能，凍結(jié)經(jīng)費(fèi)解凍的同時完成經(jīng)費(fèi)的分配。報銷無須師生走線下報賬流程，分配完成后財務(wù)系統(tǒng)自動推送報銷憑證號至大型儀器共享系統(tǒng)，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人可在系統(tǒng)查看經(jīng)費(fèi)使用的進(jìn)度及已完成財務(wù)報銷的經(jīng)費(fèi)使用憑證編號，便于課題結(jié)題時查閱原始報賬材料。

4 實(shí)施成效

我校大型儀器共享服務(wù)平臺在全國首次實(shí)現(xiàn)了測試費(fèi)的線上充值、實(shí)時凍結(jié)、線上結(jié)算、測試分配和批量解凍等功能。在平臺上使用人只需確保有授權(quán)的經(jīng)費(fèi)使用即可，報賬和結(jié)算流程皆由系統(tǒng)自動生成并推送到財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)處掃碼核實(shí)無誤后，即可進(jìn)行處理并完成報銷手續(xù)。

現(xiàn)系統(tǒng)累計納入我校40萬元以上大型儀器290臺，實(shí)現(xiàn)了對總值2.87億元的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的財務(wù)管理，系統(tǒng)所有設(shè)備的測試費(fèi)充值、授權(quán)、凍結(jié)、解凍、均走線上處理。目前注冊課題組620個，成員注冊2515人，生成2.02萬條使用記錄，測試樣品9.48萬個，設(shè)備使用總機(jī)時37.58萬h，課題組充值總金額259.62萬元，已使用報銷金額172.79萬元。

5 結(jié)語

我校定制開發(fā)的大型儀器共享系統(tǒng)在全國首次實(shí)現(xiàn)了與財務(wù)系統(tǒng)的深度對接，用戶可在大型儀器系統(tǒng)內(nèi)完成測試經(jīng)費(fèi)的線上劃轉(zhuǎn)與結(jié)算，具備財務(wù)真實(shí)、相關(guān)節(jié)點(diǎn)清晰、信息完整的特點(diǎn)，符合財務(wù)和審計的要求。系統(tǒng)既便于教師經(jīng)費(fèi)的使用，又大大減輕了師生和財務(wù)人員的報銷壓力。同時系統(tǒng)通過自動解凍有效解決了未使用經(jīng)費(fèi)的返還問題，避免了科研經(jīng)費(fèi)暫存和轉(zhuǎn)移的審計風(fēng)險。另外，系統(tǒng)中經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人審批節(jié)點(diǎn)代替財務(wù)支出報銷簽字也為我國現(xiàn)階段財務(wù)報銷提供了十分有效的借鑒模式。

大型儀器是高校開展高水平科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新和人才培養(yǎng)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和條件保障。只有在不斷總結(jié)和實(shí)踐的基礎(chǔ)上，充分利用信息化和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)簡化使用流程，在方便用戶和儀器操作人員的使用前提下，加強(qiáng)管理部門對大型儀器共享工作的管理，才能讓大型儀器共享工作更易推廣和接受，更好地提高大型儀器的有效使用效益，增強(qiáng)我國的科技創(chuàng)新能力。

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Research and practice of financial function section of large-scale instrument sharing system under new government accounting system

LI Chaoming, WU Zhongquan, ZHOU Zhiyun, CHEN Changyou

(Office of Laboratory and Equipment Management, Southwest University, Chongqing 400716, China)

In accordance with the spirit of documents such as the State Budget Law and the Reform Program, the Ministry of Education requires the directly affiliated universities to implement the government accounting system comprehensively in 2019. The universities are clearly required to accelerate the construction of information technology, firmly adhere to the concept of “Integration of industry and finance” and promote the effective and deep integration and connection of economic business and financial management system. As an important business system supporting university teaching practice, scientific research and external service, the deep connection between the large-scale instrument sharing system and financial system is particularly urgent. By introducing the deep connection between the university’s large-scale instrument sharing system and financial system, this paper provides a feasible scheme for the effective connection between university's business system and financial system.

newgovernment accounting system; large-scale instrument sharing; financial deep connection

G475；F251

A

1002-4956(2019)10-0293-04

2019-02-22

2019-08-27

全國高校實(shí)驗室工作研究會農(nóng)業(yè)高校分會基金項目（NYSY1906）；西南大學(xué)教改項目（2017JY075）

李朝明（1986—），男，新疆霍城，碩士，實(shí)驗師，研究方向為儀器設(shè)備管理。E-mail: chaoming@swu.edu.cn