簡析市政工程檔案管理存在的問題和對(duì)策

胡曉莉

摘? ? 要：近些年，我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，推動(dòng)了我國城市化進(jìn)程的不斷加快，市政工程行業(yè)也獲得了很大的進(jìn)步。在實(shí)際的工程建設(shè)管理中，檔案管理工作非常重要，從開始的施工階段到驗(yàn)收階段的管理，對(duì)勘查設(shè)計(jì)以及開工報(bào)審到竣工驗(yàn)收的備案等文件和資料，施工企業(yè)和監(jiān)理單位的內(nèi)業(yè)資料和竣工圖的收集以及整理等工程對(duì)于工程建設(shè)的質(zhì)量有著很重要的作用。重視對(duì)市政工程檔案的管理是工程建設(shè)工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，需要利用先進(jìn)的技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。

關(guān)鍵詞：市政工程;檔案資料管理;問題;措施

1? 引言

做好市政工程檔案管理是項(xiàng)目本身的需要，同時(shí)也是檔案管理對(duì)市政工程的客觀要求，市政工程檔案管理意義重大，然而，在實(shí)際的市政工程施工過程中，檔案管理中還存在一些問題和不足。因此，本文以市政工程檔案管理中存在的問題與對(duì)策分析為重要內(nèi)容展開寫作，希望通過本文的寫作，為市政工程檔案管理提供發(fā)展性的思路和策略性的建議。

2? 市政工程中檔案管理的重要作用

在市政工程建設(shè)過程中，應(yīng)利用新型的管理方式不斷提升檔案管理工作水平，并根據(jù)市政工程的特點(diǎn)、規(guī)律等對(duì)檔案進(jìn)行有序管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理在市政工程中的價(jià)值。在對(duì)市政工程檔案進(jìn)行管理時(shí)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是市政工程發(fā)展的主要目標(biāo)，并可以實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一性，同時(shí)，還應(yīng)確保市政工程建設(shè)與檔案管理的一致性，以確保檔案中所收集、整理的資料可以為后期工程的決策、施工、維護(hù)提供有效的參考。也就是說，市政工程檔案管理應(yīng)始終貫穿于整體工程建設(shè)的過程中，所以要想進(jìn)一步提升市政工程建設(shè)質(zhì)量，應(yīng)保證市政工程檔案管理的準(zhǔn)確性、完整性，并對(duì)資料收集、整理時(shí)所發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行改進(jìn)與完善。

3? 市政工程檔案管理現(xiàn)存問題

3.1? 市政工程檔案資源利用率不高

實(shí)現(xiàn)市政工程檔案管理創(chuàng)新，能夠減少資料查閱時(shí)間，減少查閱資源的手續(xù)，提高工程檔案資源利用率和利用價(jià)值。但是在市政工程檔案管理實(shí)際工作中，很多檔案資源都沒有被充分使用，很多邊緣化的工程檔案資料沒有被重視，在信息化檔案管理系統(tǒng)中查詢不到。同時(shí)雖然有些市政單位進(jìn)行了市政工程檔案管理的改革，也得到了一定的成果，但是檔案信息化管理工作的本質(zhì)仍舊以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式為基礎(chǔ)，再進(jìn)行稍加修補(bǔ)，根本沒有做到真正的市政工程檔案信息化管理工作的創(chuàng)新，許多檔案資源都無法發(fā)揮出其自身的價(jià)值和作用。

3.2? 缺少相關(guān)機(jī)制支持，未能實(shí)現(xiàn)科學(xué)保存管理

無論對(duì)于什么工作來說，健全的機(jī)制都是工作開展的重要保證，這一點(diǎn)同樣適用于市政工程的資料管理工作。然而，目前我國很多市政工程在資料管理方面都缺少完善的機(jī)制，導(dǎo)致資料的收集、整理工作舉步維艱，各部門配合度不高，缺少收集重要資料的意識(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料丟失的情況。而在資料的管理方面，正常來說要設(shè)立專門的檔案盒，但是在實(shí)際的管理過程中卻經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案目錄與內(nèi)容不符、文件編號(hào)不統(tǒng)一、混亂等問題。有的甚至在部門進(jìn)行檢查之前臨時(shí)進(jìn)行整理、分冊(cè)，未能實(shí)現(xiàn)資料的科學(xué)保存與整理。

4? 市政工程檔案管理問題的對(duì)策

4.1? 應(yīng)用云計(jì)算創(chuàng)建數(shù)字工程檔案

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，市政單位想要做到工程檔案全信息化管理，就必須要不斷更新信息技術(shù)的應(yīng)用，目前云技術(shù)作為一項(xiàng)剛剛興起的技術(shù)，對(duì)工程檔案信息化管理工作具有重要推進(jìn)作用，近年來越來越多的單位將之運(yùn)用到檔案信息化管理工作中，為用戶帶來更高質(zhì)量的服務(wù)。因此，想要?jiǎng)?chuàng)新互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代市政工程檔案信息化管理，就要積極分析云計(jì)算的特點(diǎn)，應(yīng)用云計(jì)算的優(yōu)勢(shì)結(jié)合單位實(shí)際情況，推進(jìn)檔案信息化工作的進(jìn)度，充分整合工程檔案數(shù)據(jù)資源，通過應(yīng)用云技術(shù)達(dá)到工程檔案資源信息的共享，從而給用戶提供更加豐富、更加全面的檔案信息服務(wù)。

4.2? 完善管理機(jī)制，設(shè)置明確的管理制度

在市政工程項(xiàng)目開始之前，負(fù)責(zé)人應(yīng)該邀請(qǐng)相關(guān)專家結(jié)合實(shí)際情況制定相關(guān)的資料管理機(jī)制，明確具體的管理制度，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理工作人員，確保資料管理工作能夠規(guī)范化進(jìn)行。為了讓管理制度真正落實(shí)、避免成為擺設(shè)，建設(shè)單位還應(yīng)該進(jìn)行全面地宣傳、教育，將制度落實(shí)、細(xì)化到各個(gè)不同的部門，嚴(yán)格控制檔案資料質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)各環(huán)節(jié)資料收集整理的監(jiān)督，協(xié)調(diào)各部門配合檔案管理工作開展，依據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及市場(chǎng)條件需求，完善管理機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，以確保收集資料的真實(shí)性、有效性。除此之外，資料管理工作應(yīng)該與其他管理制度相結(jié)合，激勵(lì)或約束工作人員，如與薪酬績效等制度掛鉤。

4.3? 提升市政工程檔案管理人員的素質(zhì)

在實(shí)際的市政工程中，由于檔案管理人員的薪資待遇不高所以很難吸引人才，這樣在一定程度上降低了管理人員的整體素質(zhì)，再加之對(duì)信息化技術(shù)使用能力較弱，降低了檔案管理的信息化水平，同時(shí)也降低了檔案管理人員的工作效率，因此盡快提升管理人員的素質(zhì)可以提升市政工程檔案管理的水平。同時(shí)，市政工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)化、信息化的培訓(xùn)力度，不斷提升管理人員的專業(yè)水平與整體素質(zhì)。此外，市政工程企業(yè)還應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的要求，順應(yīng)檔案管理工作的變化潮流，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)市政工程檔案管理的高效性目標(biāo)。

4.4? 嚴(yán)格控制市政工程檔案竣工的資料驗(yàn)收

在市政工程竣工驗(yàn)收的時(shí)候，相關(guān)的檔案資源管理人員需要按照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案制度》中的相關(guān)技術(shù)規(guī)定，對(duì)該市政工程中涉及到的所有工程檔案資料，進(jìn)行全面、科學(xué)、有序的核查。將工程竣工檔案資料的驗(yàn)收和上交工作，看作和項(xiàng)目工程質(zhì)量進(jìn)行整體移交的過程，有效保證工程施工項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。在施工工程和竣工資料檔案進(jìn)行移交的過程中，要嚴(yán)格按照工程竣工檔案管理的相關(guān)工作流程進(jìn)行資料的整理分類，及時(shí)做好工程檔案資料的驗(yàn)收準(zhǔn)備，同樣是保障工程的檔案資料涵蓋了項(xiàng)目開工建設(shè)到竣工完工的所有施工檔案資料，上交的資料要分為開工的檔案資料、施工階段的過程檔案資料、竣工之后的項(xiàng)目工程資料并同步形成。

4.5? 提高市政工程檔案人性化管理能力

市政工程檔案部門在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新中要堅(jiān)持以人為本的工作理念，圍繞用戶的實(shí)際需求開展檔案信息化管理工作，提高人性化管理服務(wù)的意識(shí)，積極運(yùn)用信息化檔案管理手段和技術(shù)為用戶帶來更優(yōu)質(zhì)的個(gè)性化服務(wù)。為了滿足互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)市政工程檔案管理工作創(chuàng)新的要求，市政工程部門要重視對(duì)檔案資源的管理，明確用戶的重要位置，增加與用戶的互動(dòng)和交流，及時(shí)了解并掌握用戶檔案需求，提高檔案服務(wù)的有效性。同時(shí)，市政檔案部門要科學(xué)合理地管理檔案資源，利用信息化檔案資源管理系統(tǒng)整合、分類檔案資源，提高檔案信息化管理質(zhì)量。

5? 結(jié)語

綜上所述，市政工程檔案創(chuàng)新內(nèi)容是非常復(fù)雜的，它既包括了健全和創(chuàng)新市政檔案管理機(jī)制、統(tǒng)籌原始資料收集、市政工程檔案編制、管理、查詢與利用各相關(guān)環(huán)節(jié);同時(shí)還要暢通市政檔案各相關(guān)部門銜接機(jī)制，大力推進(jìn)市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、改擴(kuò)建和維修管養(yǎng)過程中各種原始資料保存形式的標(biāo)準(zhǔn)化改革，希望通過本文研究能夠大大提高當(dāng)前市政檔案管理水平和管理效率。

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