提高辦公檔案管理效率的方法

孟洋

摘?要：目前，檔案在各企事業單位管理工作中扮演著重要的角色，是一種記錄著重要信息的資源，記錄包括文字、圖像、聲音等信息。隨著信息時代的不斷發展，檔案管理工作也暴露了一些漏洞，在這個日益更新的時代里，檔案管理工作應及時把握住機遇，將其與自動化、網絡化緊密聯系起來，最大生產力并且做到為更多的人提供豐富有用的信息資源。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;信息資源

信息時代升級于檔案管理而言有利有弊。首先，信息化為檔案管理提供了許多便利。此外，它還加大對檔案管理的要求程度，充分激發了人們在檔案管理工作中的熱情度。所以應該在日常檔案管理中充分利用信息技術和自動化平臺，改進工作流程，更好地適應信息時代的趨勢。創新檔案管理不僅可以顯著提高工作效率，還可以優化資源配置，節省人力、物力和財力等。

1 信息時代的檔案管理概況

1.1 檔案管理信息化的簡介

檔案管理信息化是指接收、收集和存儲信息技術應用文件以提供存檔信息資源供使用服務的過程。簡而言之，它是從傳統的物質記錄存檔到現代化和數字化管理。因此，如果沒有統一的組織和規劃檔案的組織機構，則無法執行檔案管理。

1.2 檔案管理信息化的特點

檔案管理信息化的特點包括：第一，在檔案管理過程中，必須遵循檔案管理部門制定的法律法規和相關政策文件。第二，檔案管理信息化的表現已經從傳統的紙質檔案演變為電子檔案，這就是檔案載體從實物向電子轉變的具體象征。第三，檔案信息管理不同于傳統方式，其具有獨一無二的優勢。能夠在檔案信息管理的過程中，實現其系統化、數字化和網絡化，大大提高了檔案管理的工作效率。

1.3 檔案信息化管理建設的任務

要做好檔案管理信息化建設工作，我們必須合理地利用現代信息技術，提高檔案管理辦公工作水平，豐富檔案管理信息資源。在檔案管理機構的統一組織規劃的基礎上，結合現代信息技術，最終達到提高員工信息管理水平，合理管理檔案，存儲檔案，進而提高檔案管理效率等等。

1.4 檔案信息化管理建設的內容

（1）基礎設施建設。要完成檔案管理信息化建設的這個目標，完整的硬件設施是不可或缺的。硬件設施作為開展檔案管理的基本保障，如果存在缺乏硬件基礎設施，那么將嚴重影響到檔案管理的質量。因此，在檔案管理信息化的構建中，必須快速，及時地配備好軟件，計算機和局域網等硬件設施，以加速檔案信息的數字處理環節。

（2）標準規范建設。建立出一套標準規范文件是檔案管理工作順利開展的前提，檔案管理規范是否標準化，是衡量工作效率的標準。建立規范化的檔案管理標準文件，要求各單位的檔案管理部門要立足崗位，制定出適合本部門的標準，實現檔案信息網絡資源共享。

（3）檔案管理意識建設。檔案管理工作充分發揮出其有效性，與檔案管理意識的構建是密不可分的。如果單位的員工缺乏檔案管理意識，它將改變檔案管理工作的進度，耽誤時間。因此，在實現檔案管理工作的過程中，應不斷豐富員工的檔案管理意識建設，使檔案工作更能滿足于經濟社會發展的需要。

（4）應用系統建設。只有在相應技術的支持下，才能確保順利、持續地進行檔案信息化。該技術對應于應用系統，它應與功能設計和標準兼容。應用系統中使用的軟件應盡可能保證高效和通用，以實現更好的一致性。

（5）人才隊伍建設。人才隊伍建設是檔案管理工作成功之基本要素，其工作的開展過程離不開人員參與。人才隊伍建設支配著檔案信息前進的快慢和質量，對檔案信息的管理工作具有重要意義。檔案管理所需的專業知識領域與各行業相關，必須組織針對相關行業的業務培訓學習活動。此外，檔案管理員工還應主動參加自己的工作，積極參加信息化學習活動中，不斷增強人才隊伍的信息化水平。

2 信息時代檔案管理創新的對策

2.1 創新思想觀念

要改革檔案管理的概念，在重視檔案館藏本身價值的前提下，必須更加重視檔案館藏的實用價值。隨著信息時代的不斷更新與發展，檔案管理員工的思想觀念必須推陳出新，不斷創新進步，力爭為社會提供更好的檔案管理信息資源。

2.2 創新優化服務

創新優化服務的第一步是建立網絡服務平臺。傳統的檔案管理是手動編輯來存檔的，這會導致麻煩的檔案提取過程，耗費勞動力和材料資源，降低效率。要構建網絡服務平臺，必須加強電子檔案的自動管理，即自動下載和整理電子數據。則可以通過下載上傳的電子文件資料以獲得實用價值。

2.3 加強檔案信息的安全管理

在錯綜復雜的網絡世界中，先進的信息技術將檔案信息安全置于極大的風險之中。因此，我們必須注意檔案信息的安全與否，并確保檔案信息是安全和機密的。

2.4 無紙化辦公技術

隨著檔案管理信息化建設步伐的加快，為了施展出OA的最大功能，我們正朝著現代化辦公的方向發展。因此，必須推行和使用無紙化辦公，提高文件辦公效率，提高急件的處置工作及時率，節省時間，降低成本。

2.5 加強檔案管理信息化建設

網絡電子檔案比紙質檔案操作更有效，它提高了檔案管理的準確性。因而我們應該充分利用計算機技術存儲，建立網絡信息平臺和電子數據庫，利用網絡電子信息技術進行檔案管理工作。用電子信息化管理辦公室檔案取代傳統的管理模式不僅可以實現對單元的各類檔案分類和管理，還可以有序地組織龐大的檔案。此外，它不會造成辦公用品的長期積累，避免了尋找和節省大量的人力、物力和財力的困難，這是為了提高工作效率，及時分類和整理各種檔案的能力，使檢索工作更加準確和方便。

3 結語

檔案管理一直是社會發展過程中的關鍵環節。總而言之，為了順應信息時代發展的要求，我們必須在信息時代改革辦公室的檔案管理工作。積極將信息技術整合到檔案管理工作中去，從而不斷提高檔案管理效率。此外，創新檔案管理工作必須從創新理念入手，著眼檔案的實用價值，強化創新服務意識，使檔案信息資源能夠更好地服務于社會。

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