淺析科研院所秘書工作

馮一瀟

摘?要：研究所科研秘書工作是一項綜合性工作，在科研所管理工作中占有重要地位，其工作范圍廣泛，涉及實驗室、科技、資產、人事、外事、財務、后勤等諸多方面。科研秘書在實際工作中會遇到各種各樣難以預測的問題，因此其工作具有靈活多變性。科研秘書是有效聯系相關管理部門和科研單位的橋梁，其工作的及時有效性將直接影響科研所的科研工作質量。

關鍵詞：研究所;科研秘書;工作特點

秘書一詞具有廣泛的含義，較為通用的的觀點認為：秘書是輔助領導者或主事者工作的人員。秘書具有輔助決策、處理信息、協調關系、處理具體事宜的等職責。而科研秘書就是科研人員的助手，負責整理科研人員需要的科研資料，協助科研人員完成相關科研工作，是從事科研管理工作的專職人員，其主要意義就是讓科研人員可以全身心投入到科研工作中去。

1 研究所科研秘書工作的特點

1.1 輔助性

和傳統秘書工作一樣，科研所科研秘書工作也具有輔助性。不過科研秘書工作具有其特殊性，在日常工作中，科研秘書面對的是科研人員，而且不是一名科研人員，在實際工作中科研秘書要做好一般行政秘書的管理性工作，同時還要負責科研管理工作，在科研工作中要從旁輔助，成為科研人員的助手，從事一些輔助性的常規工作。研究所的科研工作會涉及到很多專業技術知識，往往會有許多資料和文獻，包括電子文檔和紙質資料，這些工作作為科研人員不可能面面俱到，因此需要科研秘書從旁協助或提醒。

1.2 復雜性

科研所工作的獨特性決定了科研秘書日常工作需要負責很多事宜，因此其工作具有復雜性。研究所并不是單單從事某一類科研任務，往往會涉及到多個領域多個項目，領域之光項目之多是其他行業行政秘書所無法相提并論的。因此便決定了科研秘書的工作也會相應涉及很多領域，而不同的項目都需要科研秘書做好相應的輔助工作，例如科研項目的管理申報、科研任務的通知，科研項目的預算和決算。另外，科研秘書還要負責日常活動策劃組織及安排。

1.3 保密性

作為科研項目，往往具有很高科學價值，項目涉及諸多利益關系和難以估量的經濟效益，甚至會涉及到國家機密。因此要求科研所的科研秘書必須具有高尚品德和良好的職業操守，嚴于律己，規范自己的行為，做到踏實負責、仔細認真，同時具備保密意識和法律意識。科研秘書的工作會涉及到相關科研項目的財務問題，包括預算和決算，會了解到一些科研成果，這就要求科研秘書遵紀守法，杜絕暗箱操作，嚴格保護科研資料和科研項目的一切信息。

2 對科研秘書工作的探討

2.1 科研秘書工作不夠重視

為了適應科研工作的需要，更好的服務于科研工作，許多研究所都進了相應的體制改革和人事制度改革。從現階段科研所的人才需求來看，一方面大力引進科技人才，另一方面嚴格控制行政管理人員。科研秘書人員嚴重不足，科研秘書往往要服務于研究室所有的科研人員，其面對的科研管理工作量巨大，同時需要兼顧研究所其他行政方面的工作及許多瑣碎的雜事，一名科研秘書往往是身兼數職，既是科研秘書也管行政工作，面對繁瑣的工作想，許多科研秘書力不從心，導致工作中出現一些遺忘、不及時等現象，進而影響工作效率和科研質量。

2.2 科研秘書工作缺乏激勵機制

目前科研秘書要面對繁瑣的工作，要保證工作效率和工作質量，這對科研秘書的個人素質提出了高要求。但是科研秘書的付出與回報不均等，長此以往勢必會消磨科研秘書的工作熱情，使其產生懈怠心理。另外，在職稱晉升方面，科研秘書不會承擔科研課題，無法發表高水的科研文章，在科研所這種以科研成果為考核標準的單位，科研秘書幾乎不能獲得任何獎項，也因此很難獲得晉升機會，導致一名科研秘書要獲得晉升往往需要很長的時間。再者，科研秘書沒有足夠的培訓機會，科研所對于員工的培訓會優先考慮科研工作人員，對于科研秘書培訓資源配置不夠，而且局限很大，對于科研秘書的職培訓往往局限在工作所需的業務知識和公文寫作方面，科研秘書的業務技能有限，造成科研秘書的業務能力、工作水平與目前工的作需要都存在一定的差距。

2.3 科研秘書人員缺乏歸屬感

很多研究所受限于編制人數，于是對科研秘書采用人事代理制度。所謂人事代理制度是指：人才服務機構依據用人單位或勞動者的代理委托，根據國家的法律法規，按照一定的人事管理規范，運用社會化服務的方式，對用人單位和勞動者的人事事務實行代理的已匯總人事制度。人事代理制度在一定程度上可以緩解科研所對行政管理人員編制緊張的狀況，但是由于科研秘書的的人事關系在代理公司而不屬于科研所，容易導致科研秘書人員沒有歸屬感，并且人事代理人員的工資待遇和保險及其他福利遠遠低于科研所正式職工，這就導致人事代理人員離崗現象頻繁，科研秘書團隊處于長期不穩定的狀態，影響工作效率。

3 科研秘書工作要求

科研秘書工作具有輔助性、復雜性、保密性等特點，其工作紛繁復雜，因此對科研秘書人員的職業素養提出了很高的要求。

3.1 科研秘書要具有優秀的道德品質

做事先做人，道德品質是個人思想和行為的體現，是從事事業的的理念基礎，一個人必須具備良好的道德品質才能保證對于其所從事的事業認真負責。一個優秀的科研秘書首先應該具有良好的道德品質，才能保證在工作中認真負責，細心周到，才能保證對科研所應有的忠誠度。

3.2 科研秘書要善于學習

科研秘書要善于自我審視，樹立正確的學習觀念，在實際工作中要善于發現領導及同時身上的優點，并虛心學習，以此來客服自身不足，充實自我，不斷提高自己的能力，豐富自己的職業技能，包括專業基礎知識和職業技能。另外，在實際工作中要善于領會領導意圖，多想多思考，注意日常工作細節，形成良好的工作習慣，對于自己的工作要有整體規劃，分清主次，理清重點，做到從容不迫有條不紊。

3.3 科研秘書要具備良好的溝通能力

作為科研人員的助手，科研秘書必須要具備良好的溝通協調能力。當下社會氛圍十分開放，人與人之間往來越來越密切，良好的溝通能力有助于我們維持人際關系，增進人與人之間的感情，這樣才能在工作中密切合作，才能提高工作效率。溝通能力包括優秀的文字表達能力和語言表達能力。文字表達能力有助于科研秘書迅速準確地撰寫出觀點正確、內容充實、文筆精練的科研文本資料。語言表達能力有助于科研秘書在與領導以及科研人員交流時言簡意賅的表述自己的觀點。優秀的科研秘書，除了具備一定的專業知識技能外，必須具備較強的人際溝通能力，要學會溝通技巧、學會平易近人、不擅權越位、公私分明，保持一顆平常心，這樣才能順利完成工作任務，形成融洽的工作氛圍。

3.4 科研秘書要有高效的執行能力

科研秘書的工作相當繁瑣，因此要善于整合工作，制定合理的工作計劃，切記領導說一樣自己才做一樣，要掌握好自己的工作進度。在一項科研工作開始前準備好相應的材料，做好準備工作;在科研項目進行中，記錄相關進程和注意事項，為可能發生的突發狀況做好準備;在科研項目結束后，妥善整理保管相應資料，并做好自我評價和總結，發現自己的不足，并加以改進。日常工作中應該主動與領導和科研人員溝通信息，調節關系，以便提高工作效率。在協調中需要謙虛謹慎，樹立服務意識。對于所辦事項在處理、決策之前，要及時與有關部門人員協商溝通、明確工作意圖。科研秘書由于承擔大量事物性工作，常會出現一些特殊情況，這就要求秘書要有隨機應變能力，處理問題既要符合規章制度，又要懂得靈活變通，對于突發狀況要善于總結經驗教訓。

3.5 科研秘書要有高度的責任感

科研秘書光有服務意識還不夠，要發揮主觀能動性，將服務意識轉化為自覺，行動不僅要有吃苦耐勞甘于奉獻的精神，還要善于思考提高工作效率。在實際工作中，科研秘書難免會受氣，因為自己的工作不夠完善，便會招來領導或大或小的指責，因此要求科研秘書做好“逆來順受”的思想準備，正確對待批評和牢騷，并且善于自我疏導排解，妥善處理負面情緒，進行換位思考，找到失職的原因，不斷完善。科研秘書的工作繁瑣復雜，工作時間長，工作內容多、工作強度大，自己辛辛苦苦任勞任怨工作卻沒人知道，這就需要我們有吃虧是福的覺悟，因為工作經驗都是來源于日常積累，經歷得多感悟才深，才能幫助我們不斷摸索規律，提高工作效率。

4 總結

隨著我國科學技術不斷發展，科研事業生機勃勃欣欣向榮，科研實力有了長足質的飛躍，前景一片廣闊，但前進的道路依舊曲折，這對科研工作人員提出了新的高要求，而科研秘書能讓科研人員從繁瑣的事物中解放出來，讓他們全身心投入到科研項目中去。這就要求科研秘書的專業素質和自身修養也要不斷提高，以適應工作的需要。一名好的科研秘書于科研人員科研項目乃至科研所而言都有著非常重要的作用。

參考文獻：

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