淺談建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進策略

馮丹丹

摘要：本文從建中工程竣工資料的管理特點入手，從資料管理人員的個人素質、資料標準和企業體制方面論述了如何采取有效措施和辦法提升和彌補當今建筑工程竣工資料管理中人員的能力和存在的問題。

關鍵詞：建筑工程;竣工;資料管理

建筑工程竣工資料管理看似很簡單，但是其實其工作量之大、工作對象之多、工作要求之高等方面都使資料管理工作呈現出非良好發展態勢，要想迅速解決此問題，就要從源頭入手，從根本抓起，建立健全個人素質、行業標準以及企業體制。

一、建筑工程竣工資料管理特點

（一）時間性特點——過渡性

由于建筑工程竣工的時間性特點，資料管理員的工作職責在于將尚未投入使用的房屋等建筑物狀態，轉化為具有使用資格的建筑物狀態。同時其工作作用也在于對整個建筑工程各個部門人員的工作成果進行認可的過渡階段。建筑工程竣工資料管理者不但需要將各種繁冗復雜的票據、圖紙、檢驗報告等資料內容進行有序的搜集和有效的歸納，成為完整的檔案，還須在必要時，將完整的竣工階段后的檔案遞交給專門機關部門，對整個建筑施工工程的合法性、合規性、合理性進行驗收。

（二）人員性特點——復合型人才

建筑工程竣工階段的資料管理人員應該屬于復合型人才。對于建筑工程竣工資料管理員來講，由于建筑工程本身的特點要求，應該對施工的各個階段的資料進行專業的搜集和歸納，不但要求其具備檔案員的專業知識，還需要其懂得建筑工程的基本流程，以及每個流程所產生的重要資料，還需要其遵守法律法規規章政策的要求到導向，及時的將工作成果匯報給相關部門機構。

（三）對象性特點——動態性成套化

竣工資料管理方面必須按照一定法律法規規章進行，如實地動態地進行追蹤、總結、歸納、搜集。那么就不可避免的造成資料管理工作搜集資料的重復性、動態化。例如，一棟樓竣工后，如果只有建筑專業資料，那么它一定是不完整和不合法的，一套完整的建筑工程檔案需要多方面的資料搜集，諸如：建筑結構、水供應、強弱電處理、設備規格型號、外墻材料、埋線方法方案以及裝飾施工方面的資料才算完整。

二、建筑工程竣工資料管理的現狀

（一）資料管理人員個體問題

1.資料管理人員的專業化素質有待提升

由于建筑工程竣工階段的管理資料具有過渡性特點和動態成套性特點，所以要求資料管理從業人員應該具備檔案管理常識和能力，同時，還需要其對建筑工程的流程進行一定的了解，能夠將復雜的單據簡單化，有理有序的進行搜集、整理、歸檔、查詢和做好歷史性記載。最后，還需要其對有關建筑工程的法律、政策、規章有一定的了解。但是我國現在許多建筑工程資料管理人員只能稱之為資料員，由于其不具備檔案管理常識、對建筑工程施工不了解、同時對與建筑工程有關的法律、法規、規章、政策沒有做到及時的接收和總結，造成其資料管理工作無章可循，單單的只做資料接收，沒有將這些資料統一歸類、系統性的檢查和整理，使建筑工程竣工時的資料雜亂、混亂，沒有勝任的能力。[1]

2.資料管理人員人格素質有待提高

資料管理人員的人格素質也有待提高。例如，我國“營改增”后，許多大型建筑企業為了規避稅務風險，將工程項目逐層外包、分包，建筑商們還按照原來的經營模式，對于地料的購進渠道進行就近取材，依舊尋找無證經營的銷售個體工商戶。[2]這就給資料管理人員的工作加大了難度，其無法順利地搜集到“發票”，使檔案質量低劣，不完整，不具備成為合格資料管理員的人格素質，違法亂涂、亂寫、亂改票據信息，以次充好、以假充真。如果出現了這種幾種情況，將會導致建筑施工單位的驗收推遲，不利于其以后的健康發展。

（二）資料本身問題

由于建筑工程本身的特點，其竣工資料往往出現質量不佳，甚至資料丟失的情況。因為資料管理人員的素質有待提升，其對法律、法規、規章的了解不透徹，往往忽視了看似價值、額度小，但是在竣工結構報驗的項目支撐證據搜管不當的事實。資料本身還具有復雜多變的特點，由于施工不能完全按照施工設計圖進行，后來修補的現象繁多，要想在同一個時間段內完成很多工作量是不可能的，所以也造成了搜集資料的效率低缺點。而且在資料管理歸檔后，總會有借閱檔案的工作人員，有些工作人員長期不還借閱資料，再加上資料管理員并沒有仔細做好檔案借閱登記，致使檔案丟失的現象也屢有所聞。[3]如果出現了這種幾種情況，將會導致建筑施工單位的驗收推遲，不利于其以后的健康發展。

（三）建筑單位管理方面的問題

1.尚未設置專門的資料管理員辦事機構

由于建筑工程施工特點，建筑商們經常只建起部分樓盤，縣賺取利潤，然后再建造其他同一地點的樓盤。這就使得資料管理的工作缺乏連續性，很有可能造成資料員的流失，隨之，資料也發生缺失，缺乏一定成規的交接手續。[4]更加缺乏一個長時間辦事機構的辦公室所在點兒。這就為建筑工程本身帶來了不必要的麻煩，建筑商們只看到眼前利益，忽視對其資料整理歸檔，最后造成嚴重損失的現象大有人在。

2.傳統管理模式依舊殘存

施工單位的管理不健全，容易導致竣工資料與施工階段的不良對接，不但降低了工作人員的辦事效率，同時也造成企業的經營利潤無法得到及時的補給。對于資料管理人員缺乏培訓，造成資料管理人員雖有素質，但是卻對單個建筑施工企業的單據缺乏標準性了解，哪里少個字填進去就算無效、日期時間要寫準確等等，致使資料管理人員搜集的資料都是無效的和尚待承認的，在法律效力方面缺乏一定的證據支撐作用，一旦出現糾紛，給建筑商們帶來了巨大的損失結果。[5]

除此之外，建筑工程施工單位并未對資料管理人員進行有效的激勵，使得其工作積極性不高，對績效評價的錯誤反饋并沒有仔細思索原因，造成“再犯”的現象也很多，不利于建筑企業的成長和壯大。

三、完善建筑工程竣工資料管理問題的對策

（一）優化資料管理員的綜合素質

對于當今建筑施工工程狀況，應該從第三個方面對資料管理人員的綜合素質進行優化，首先，要求資料管理人員經常參加單位安排的培訓，分為外部培訓和內部培訓，檔案管理知識培訓和相關文件法律效力宣傳，以及對建筑工程施工流程進行多方面知識多角度的學習和掌握。例如，設計圖紙的臨時修改，是必須在圖紙背面進行原因標記的，而且如果這種設計變更與工程規模、環境、消防、人防等政府監管項目有關的情況下，必須得到有關部門的額許可，而且應該將許可和設計變更的紙質版、電子版數據一塊裝袋封存。對有關材料的接收，要讓資料管理人員提高警醒意識，對不合格的材料遞送者的遞送材料不予以接收，或者做手寫的委托權書情況下才可以接收，如果時間來不及，還可以通過電話等媒體聯系方式對遞送者進行后期默認的跟蹤，不可以隨意收受與材料無關的人員的遞送材料。其次，增強資料管理員的人格素質，這就要求資料管理員不但應該積極要求上進，而且還應該具有愛崗敬業的精神，永遠對資料管理工作充滿熱情。例如，對資料管理人員的愛崗敬業精神進行大力宣傳等等。

（二）建立統一可行性的資料標準

對于建筑工程施工單位來講，其資料質量很容易質疑，急需對其進行統一可行的標準制定，才能有序完整的歸檔、排擋。對于竣工階段的資料主要有兩種需要注意的，它們是圖紙會審、聲像資料。（1）圖紙會審方面，應該規定圖紙的變更應該注明在原版的施工圖上面，并且使用壽命長得標記資料進行標記，事實中總有一些資料管理人員不負責任，草率的接收檔案袋，對檔案袋里的內容不做仔細觀察就收檔的事件也時有發生，資料管理人員應該對圖紙變更做以上規范性的考察才可以歸檔。除此之外，還應該將“受控章”以紅色的標記蓋在圖紙的空白處，將章不完整和顏色不對的資料通通認定為不合格的資料搜集整理。（2）聲像資料方面，對聲像的基本要求在于主題明確、影像清晰、內容完整，未經裁剪和添加。對于照片和數據應該規定嚴格的內容描述，必須有工程名稱、建設單位、設計單位、施工單位名稱、地點、竣工、開工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結構、層數、拍攝日期和拍攝人員的姓名。

（三）完善建筑單位資料管理方面的對策

現實工作中，由于資料管理人員不具備相應的綜合素質，導致資料管理方面不利的屢見不鮮。采用何種辦法才能使資料管理人員的綜合素質得到有效上升成為了建筑施工單位比較擔心的問題。本人認為建筑施工企業應該與資料管理人員簽訂合同，要求其保證在客觀環境良好的情況下認真、準確的對竣工有關資料進行搜集和整理，不做違反道德、和工作不允許的事情。

除此之外，為了防止資料丟失，建設施工單位應該采取信息化平臺的建設和專門部署辦公地點方式方法來提升資料管理的效率和質量。

四、結語

綜上所述，面對當今資料管理的弊病百出現象，建筑工程竣工資料管理員肩負重任，應該不斷要求優化自身綜合素質，規定檔案的審核標準，不斷完善建筑單位資料管理方面的體制，使建筑施工竣工時期的資料檔案管理呈現出健康發展的態勢。

參考文獻：

[1]黃兵.建筑企業檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2017（19）：106.

[2]蔡桑桑.建筑企業檔案管理問題及對策[J].辦公室業務，2016（7）.

[3]王向利.新時期建筑企業人事檔案管理存在的問題及對策[J].陜西檔案，2017（2）：46-47.

[4]劉愛云.建筑企業電子檔案管理存在的問題及對策[J].建材發展導向（下），2017（7）.

[5]姜莉.光伏技術在檔案館建筑中的應用研究[J].檔案學研究，2017（05）：119-122.