財務檔案管理中的問題及優化方式研究分析

劉歡

摘 要：加強財務檔案管理，對企業的進一步發展具有重要意義，有必要進一步確定財務檔案的實際情況，并根據企業的發展狀況，有效開展相關的財務檔案管理工作。另外，作為現代財務檔案管理人員，應該跟上時代通過不斷提高自己檔案管理的素質和技能，為企業檔案管理的發展做出貢獻。

關鍵詞：財務檔案管理;重要性;存在問題

1 緒論

財務檔案管理是企業財務系統中的關鍵環節，它對整個企業的經營和發展起著非常重要的作用，作為企業活動的基礎和前提，財務檔案管理必須確保它的有效性和正確性。隨著社會的不斷發展和進步，財務檔案管理中的作用也在提高。本文的目的是分析現有的財務檔案管理存在的問題，并針對這些問題提出合理有效的解決方案，以確保財務檔案管理的順利開展，為公司的未來發展提供正確的方向。

2 財務檔案管理工作的重要性

從財務檔案管理的角度看，財務檔案為企業單位的一些高層決策提供了依據，也為一些經濟費用和重大經濟活動提供了依據，企業部門的經濟活動將反映在財務檔案中。財務文件將真實有效地反映單位的財務信息分析，整合和分類，甚至反饋過去的企業狀況。它反映的財務信息對于企業單位的管理層作為經營決策，不僅有很好的參考，還有更重要的參考。作為企業單位預算的依據，可以說根據財務檔案更為合適，只有進行有效的財務管理，企業單位才能獲得良好的經濟效益。無論企業單位的規模如何，單位的通常收入和支出以及單位的主要經常活動和費用都反映在會計檔案中。所以無論企業部門的優化和升級如何，改善單位管理，有效開展財務管理也是非常有益的。

3 財務檔案管理中存在的問題

3.1 財務檔案管理沒有統一化的標準

財務檔案管理的標準不是財務管理中最明顯的問題。如果沒有統一的文件管理標準，在管理文件的統一管理時，很難對文件管理進行制度化和統一的管理。會有問題。目前，我國信息化水平較高，但財務檔案管理信息化利用水平較低，即使一些單位在財務檔案管理中使用信息技術，所使用的信息技術也不統一，結果，文件管理工作不能以統一有序的方式進行，這降低了文件管理的效率。

3.2 財務檔案管理信息化程度不高

財務檔案管理信息化是對傳統檔案管理技術的變革，是經濟、文化、政治背景下的必然選擇。從目前企業財務管理檔案的信息化水平來看，大多數企業還只是處于初始的信息化水平，簡單地配備電腦，在電腦上添加索引和搜索，提高了數據調整和查看的效率。但相對較高的數字化掃描和全方位、多媒體類型的大程度信息的使用，結合實際情況，綜合信息的程度不僅需要時間的投入，而且需要注入大量的資金，這是一個長期的過程，它需要采取合理措施，不斷改進。

3.3 財務檔案管理制度不健全

鑒于我國目前的市場環境，國家還沒有建立統一的財務檔案管理制度，這直接導致缺乏相關的制度來保護檔案管理的人員和設施。此外，現有的管理人員和設施無法滿足新時代不斷變化的財務需求，雖然有些單位為財務部門定制了相關的檔案管理系統，但實際情況難以有效實施。

4 財務檔案管理問題的優化方式

4.1 財務檔案管理工作中，制定統一的規范標準

針對缺乏統一、有效的管理財務檔案管理規范，相關財務檔案管理部門需要制定相應的統一的管理標準，確保財務檔案管理的順利發展。只有當統一財務管理標準統一、財務檔案的管理可以有序的保障，統一和有效的財務檔案管理系統可以在一定程度上促進管理的發展。同時，要加強對各單位財務管理的監督，確保按照《財務檔案管理統一標準》管理，落實國家制定的《財務檔案管理統一標準》。

4.2 完善信息化檔案管理工作

首先，要加強基礎設施建設，即軟硬件基礎設施建設，形成檔案信息網絡，同時廣泛應用新的存儲方式，推廣信息技術的應用，改進傳統的檔案管理形式。其次，要選擇安全、優質的文件存儲介質，并將其備份到確保信息的完整性。電子檔案管理還需要防范計算機病毒，避免信息泄露或丟失導致重大損失，有關科研人員和財務管理人員應采取有效手段和科學嚴謹的管理措施，確保檔案信息的保密性。根據新文件載體的特點，需要對其進行有效的保護，以保證文件信息的完整性和安全性。同時為了保證檔案資料的保密性，應建立完善的電子文件存儲和內部控制體系。在同時，應嚴格管理一些磁性介質材料，防止因磁性介質退磁而丟失檔案信息，并保證財務檔案資料的完整性。

4.3 加強管理者重視和財務檔案管理的隊伍建設

一是加強財務檔案管理系統的實施監督。一方面，應明確規定系統監督和處罰措施，定期檢查財務檔案管理人員的檔案管理，包括檔案的收集，分類，備案，登記等。文件管理人員必須嚴格遵守法律規定，完成財務檔案的備案，歸檔和存放。一切檢查、復制和銷毀，必須嚴格遵守企業財務記錄管理規定。另一方面，考慮到教育的實施培訓時，公司應要求財務總監對參與培訓的相關經理進行嚴格的考核，通過考試的人員可以繼續參加崗位工作，懲罰和要求繼續參與研究，學習期間待崗，只能在考試通過后可重新使用。二是財務檔案管理應當納入績效考核。在績效考核中，財務檔案管理應被視為績效考核的重要組成部分。除了評估和獎勵相關管理人員的工作，評估結果將成為管理人員的工資和待遇有聯系。薪酬與財務文件管理出色的性能處理是通過一定量的提高。薪水的表現不佳是根據在一定程度上降低。只有這樣，才能管理者充分重視財務檔案管理。

5 結語

金融檔案是企業財務工作和內容的重要體現，是企業進一步發展和有效經營的重要依據，是企業健康發展的重要參考。在企業財務部門工作的過程中，不僅要求相關財務檔案管理人員具備切實有效的工作技能和素質，還要求財務檔案管理人員改變工作意識，創新工作方式和改變工作模式，有效提高財務檔案的管理效果。

參考文獻：

[1]王慶云.財務檔案管理中存在的問題和對策探究[J].企業文化旬刊，2017（10）.

[2]張曉紅.財務檔案管理中存在的問題及對策探討[J].辦公室業務，2016（5）：77.