醫院檔案管理工作的現狀與應對策略

王琳琳

摘要：檔案管理工作是醫院醫院管理工作的重要組成部分，因此醫院檔案管理的水平對醫院發展的有重要意義。本次研究對醫院檔案管理工作的現狀進行分析，并提出應對策略。

關鍵詞：醫院；檔案管理；現狀分析；應對策略

醫院檔案主要是醫院在從事醫療、科研、教學及其他業務活動過程中形成的有價值的歷史記錄。[1]傳統檔案管理無法使檔案資源被最大限度的大限度開發和利用，同時檔案使用效率，不能滿足當前現代化醫院對檔案資料的使用需求。因此實施規范性、科學化的檔案管理，對減少醫療資源浪費，提高醫院管理工作效率和推動醫院事業的蓬勃有重要意義。本文就醫院檔案管理工作的現狀與應對策略予以綜述，具體如下。

1 醫院檔案管理工作現狀分析

1.1 醫院檔案管理人員專業能力不強、綜合素質不高

檔案管理人員的文化程度、專業能力和綜合素質良莠不齊，外出進修機會少，對現代檔案管理知識的認識不足，掌握匱乏，這就增加了檔案管理的難度。同時醫院安排非專業人員參與檔案管理，導致其對檔案的收集、歸檔、裝訂等流程掌握不熟練，責任心不強，易導致資料丟失，影響檔案歸檔質量。此外醫院管理中未能將檔案管理人員納入管理考核中，導致其整體水平不高，這就阻礙了檔案管理事業的發展。

1.2 檔案管理制度不健全

目前，在我國仍未形成醫院檔案管理評審制度相關標準，主要是靠各醫院在實際工作中逐漸摸索出檔案管理制度，這就導致了檔案管理制度相對陳舊落后且不健全。此外，在檔案管理過程中，對于檔案資料的納入、收檔及裝訂工作均缺乏統一的管理標準，這導致在實際工作中工作人員不能受到嚴格的約束力，在工作中出現檔案資料的收集不全，歸檔隨意，查找困難等問題。

1.3 對檔案管理的重視度不高

多數醫院的工作重心傾向于臨床一線，對檔案管理工作在醫院發展建設中的重要性認識不夠，同時缺乏對檔案管理工作的足夠的重視，硬件和軟件投入不足，不能合理利用檔案資料。在醫院工作的大部分人員多為醫護人員，他們一般會單純的認為檔案工作屬于檔案專職人員的工作，缺乏資料歸檔的責任心，因此不能在臨床工作中形成完成、準確的檔案記錄和保存，在檔案管理工作中易出現工作疏忽，從而忽視了檔案資源在醫教研和醫院發展建設中的重要作用。

1.4 檔案信息化管理程度普遍較低

隨著現代經濟的不斷發展，信息化的發展已經成為當今社會發展的趨勢。而在現代多數醫院的檔案室中，仍然缺乏現代化的檔案信息管理系統。對檔案資料的管理仍然采用原始的紙質儲存方法，未能進行數字化的處理與加工，易出現丟失、損毀事件，降低了檔案資源的利用度和使用效率。另外大量的紙質資源也占據了大量的空間，這就要求增加硬件設施的投入，導致了資源的浪費。

2 醫院檔案管理的對應策略

2.1 提高醫院檔案管理人員的專業素養

醫院對檔案管理工作人員加強相關管理知識培訓，組織其積極參加會議、講座，并進行繼續教育，以提高其責任意識。同時糾正“重管輕用”的陳舊管理方式，以便充分調動工作人員的積極性和能動性，從而使檔案信息資源的功能得到最大化的利用。此外讓檔案工作人員樹立檔案教育屬于終生教育的觀念，增強服務意識，以滿足醫院的檔案使用需求，實現醫院檔案的現代化管理。

2.2 完善健全的檔案管理制度

醫院檔案管理工作能夠積極開展的前提在于具備完善的管理制度和體系。[2]因此醫院相關部門應在實際工作的基礎上結合政府部門檔案管理制度規范，積極改進和完善原有的檔案管理規范，制動一套完善的檔案管理系統，內容主要既包括檔案工作人員的工作管理規范檔案，也包括檔案資料的收集、整理、歸檔、利用、保密以及銷毀等規定。明確各自的任務和職責使各項工作均有法可依，有章可循，以提高檔案工作效率，確保檔案管理工作能夠高效完成。

2.3 加強對檔案工作重要性的重視

首先應該加強領導干部對檔案管理重要性的認識，讓其認識到檔案管理工作是醫院管理工作中不可分割的重要組成部分，通過檔案工作反饋的信息能夠指導醫院的工作配合，對醫院的改革和進步有著長促的推動意義。同時應該加強對檔案管理工作人員相關專業知識的培訓，使其認識到檔案工作的重要性，提高其自覺性和責任心，使各項工作均實行統一領導和分級管理，以確保檔案資源物盡其用。此外，在全院范圍內擴大利用面，向廣大醫務人員提供檔案的有效信息，以便更好的為臨床醫療、科研等進行服務。

2.4 提高檔案管理的現代信息化管理水平

檔案管理的最終目的在于檔案資源的最大化利用，而檔案資源的信息化水平高低對其利用效率起著決定性作用。檔案管理的現代化水平主要兩點，一方面在于檔案資源存儲的數字化，這就要求醫院需要引進完善的檔案信息管理系統，對對檔案進行科學的收集、分類和保存；另一方面在于檔案利用的網絡化，將檔案管理系納入到整個醫院信息系統中，使檔案子系統能夠被最大化使用，更好的為醫院綜合系統服務。

3 小結

綜上所述，通過綜合分析醫院檔案管理工作中出現的問題并提出對應策略，有利于提高檔案管理工作效率，促進醫院的長足發展。而在在實際工作中，這要求醫院檔案管理人員提高對檔案管理重要性的認識，不斷提升自身專業水平，掌握檔案資源的現代化信息管理系統的應用，從而提高醫院檔案管理工作水平，進一步促進醫院的改革和發展。

參考文獻：

[1]王芳.醫院文書檔案管理的問題及應對措施[J].卷宗，2016，6（2）：83.

[2]董新剛.醫院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國繼續醫學教育，2015，7（1）：3334.