辦公自動化的影響研究

王輝

摘 要：計算機技術已應用于辦公任務的自動化。雖然很多該技術的出發點可能不是提高現行辦公程序的效率，但卻改變了辦公室工作方式。辦公自動化的發展給公司和組織帶來了許多問題。公司里的員工將如何學習該技術？它將如何影響傳統意義上的辦公室工作？它對個人有什么影響等等。本文從需求出發，討論在推廣和實施自動化辦公系統時，可能潛在的積極和消極的影響。

關鍵詞：辦公自動化;辦公系統;影響

一、總述

通常認為“辦公自動化”一詞指使用計算機和通信軟件來管理辦公環境，優化辦公效率。自動化辦公系統是指通過網絡處理業務，文本，以及通信的結構化方法，該辦公網絡可能包括用于生成即時通信，電話會議，傳真，電子文檔系統以及公司對內部和外部的web系統。 在自動化辦公室中，不僅辦公工作的執行效率更高，而且辦公工作的理念將會發生改變。辦公自動化的最大潛力其實并不是所謂的改善辦公環境，而在于管理效率的大大提升，企業或機構的管理人員可以大大增強對相關單位或組織的有效管理。

兩個主要因素促使企業管理者考慮使用自動化辦公系統。 首先是利用即時通訊，郵件，電子文檔等工具提升辦公效率，間接減少辦公開支。比如在沒有普及辦公自動化的1975年到1985年十年間，雖然對辦公室的投資費用翻了一番，但實際的辦公效率卻只提高了百分之四。據估計有多達95%的管理者將時間花在書面和口頭交流上，這其實是可以通過辦公自動化系統的普及而節省的開銷[1]。

管理者對辦公自動化感興趣的第二個原因是組織決策和信息需求日益復雜。傳統通訊方式，例如電話、郵件和面對面的會議可能無法有效地快速處理大量信息。在未來的辦公環境下，辦公自動化技術可能是處理日益復雜的信息以及管理快速變化的組織架構唯一可行的方法。

二、自動化辦公系統的組成

OA系統的組成包括硬件和軟件兩部分。硬件有通信設施（如計算機局部網絡、程控交換機、電話網、用戶電報網、公用數據網、綜合業務數字網等），數據處理設備（超級微型計算機系統或OA工作站），終端設備（如電傳打字機、交互式終端、智能終端、圖像終端、傳真機、書寫終端、可視文字處理終端、可視用戶電報終端等），辦公自動化設備（如文字處理機、繪圖機、激光打印機、智能復印機、電子照排輕印刷設備等），接口設備（如調制解調器、適配器、集線器等）。OA系統的硬件通過計算機局部網絡連成一個整體，實現資源之間的相互共享。

OA系統的軟件有系統軟件（如操作系統、編譯系統、數據庫管理系統等），通信軟件（如通信規約、網絡協議、電子郵件、電子會議等），應用軟件（如文字處理、表格處理、圖形處理等工具軟件以及針對OA系統專項業務而編制的軟件，如人事管理、財務管理、庫存管理等專用軟件）。OA系統的性能在一定程度上決定于軟件的功能?，F在已有功能齊全的OA軟件包，如 IBM公司的PRROFS，DEC公司的All-in-One，王安公司的WangOffice，DG公司的CEO等。組合軟件Lotas 1-2-3-4-5已把文字處理、電子數據表、圖形、數據庫和通信結合在一起。OA系統還常采用窗口軟件。

三、組織中的自動化辦公系統

辦公系統自動化的改革分為硬件，軟件兩方面。硬件是指我們所能看的辦公設備，用電腦、鍵盤、傳真機、投影等逐漸取代筆紙以及距離帶來的不便。辦公室不在拘泥于狹小的空間，辦公自動化支持移動辦公和異地辦公，讓工作人員從桌面解放出來，不受時間和空間的限制;軟件則是運用網絡和計算機，鋪助文秘工作盡善盡美，推進辦公室管理的現代化、決策的科學化、和業務的標準化，還能節約紙張節省經費。

實現辦公自動化的過程，也就是促進辦公室管理工作改革的過程。實現辦公自動化后，可以實現時間管理自動化。員工的考勤不必要浪費時間簽到、點到，利用指模輕輕一點就能清楚了解每天考勤情況，方便管理且不能投機取巧。電子日程表和電子備忘錄可以在兩三分鐘之內安排好一個會議，還會巧妙地解決同一段時間中多人參加的多種會議，輕易地應對大量會議改期或撤消等情況;能及時地發出信號，提醒人們不要錯過會議或遲到;還能科學地調配會議室、交通工具和其他服務設施。

四、辦公室自動化對工作性質的影響

過分的依懶計算機和網絡，領導需要秘書人員些什么文件、報告、總結，由于對網絡產生一種依懶養成惰性，無需自己動大腦只需在網站上找到相似的文章，復制、粘貼就形成了自己的文章。導致辦公室人員的文字功底逐漸降低，文章都是千篇一律，原創是越來越少，自身的文字才能在無形中浪費，竟而影響領導的決策。

辦公室事務性工作錯綜復雜，辦公室人員在為領導提供決策輔助的過程中，一般通過面對面的傳統溝通模式。辦公自動化引入了計算機網絡等現代化辦公設備后，取代辦公室人員與領導之間、員工與員工之間面對面的溝通模式。過分依賴辦公自動化系統，單純點擊幾下鼠標，忽視了語言、表情、肢體等面對面的交流，容易造成溝通不良，甚至造成彼此間的誤會，使工作變成了“機器”與機器之間的工作，不利于及時有效地開展工作[2]。

辦公自動化使辦公室人員工作離不開計算機以及網絡的應用，因此，計算機帶來的安全問題就成了相關人員工作不容忽視的問題。辦公室人員平時沒有養成資料存盤備份的良好習慣，那么一旦計算機發生故障或遭受病毒攻擊，計算機里的信息資料完全消失，就將無法正常開展工作，甚至導致工作癱瘓。辦公室人員過分依賴辦公自動化系統，將文字工作當成完成任務，長期不動腦筋就到網上復制、粘貼，借用計算機網絡的方便操作，通過互聯網隨便下載一些相關內容的資料來應付完成。而對于調查報告，沒有調查就沒有可信的資料，只有通過調查，才能使資料具有真實性。相關人員過分依賴互聯網或相關自動化設備，會逐漸喪失工作的主動性和積極性，也會使自身的創造性思維得不到良好的發展，長此以往必定會使工作處于一種被動、消極的局面，形成不踏實的工作作風，也不利于自身發展[3]。

五、結論

自動化辦公系統可以提供強大的功能，提高生產力和改善管理，通過改變基本信息即時高效的處理的方式，對整個企業或組織工作方式產生了重要的影響。本文的討論旨在為研究自動化辦公的影響提供一個起點。希望相關研究可以為未來出現更精確更強大更有效率的辦公自動化系統提供觀點，通過這些系統使得企業或組織的管理效率大大提高，相關開支降低，從而造福社會。

參考文獻：

[1]Stewart，J.The inhuman office of the future.Saturday Review'6，13 （June 23， 1979） 14--17.

[2]陳榕.辦公自動化及其發展趨勢[J].黑龍江檔案館，2003，02.

[3]曹德蘭，蘇新操.論計算機給秘書工作帶來的負面影響和解決方法[J].決策探索，2007，01.