基層檔案管理信息化建設途徑和策略分析

鄭鐵成

摘要：在科技迅速發展的社會，信息化已經普遍用在各類工作中，已經成為了一種趨勢。基層檔案是基層開展各項活動的基礎，也是對活動的記錄。所以，基層檔案管理工作的信息化進程也要不斷加快，適應現代化社會的需要，提高工作效率。基于此，以下對基層檔案管理信息化建設途徑和策略進行了分析，以供參考。

關鍵詞：基層檔案管理;信息化建設途徑;策略分析

中國分類號：G270 ? ? 文獻標識碼：A

引言

檔案管理規范化是檔案管理工作不斷追求不斷努力的方向，基層檔案管理工作是檔案管理的薄弱環節。由于一些因素當前基層檔案管理工作還面臨一些問題，要規范基層檔案管理工作首先要明晰當前基層檔案管理中存的問題，根據問題提出解決的途徑。

1基層單位檔案信息化建設的必要性

基層單位傳統的檔案管理方式中，檔案是紙質材料，包裝在檔案盒中。這種保管方式占據的空間較大，對保管環境有著很高的要求，在保管的過程中容易出現損壞。并且，查找檔案時不方便，需要耗費較多的時間，降低了工作的效率。為了將紙質檔案保管妥當，基層單位每年需要在檔案管理方面投入不少的經費，增加了基層單位的開支。而檔案的信息化管理能很好地解決掉傳統檔案管理的弊端，提升基層單位的辦公效率，創造更多的經濟效益。信息化檔案管理下，只需將檔案錄入到信息管理系統中，使用信息化平臺，能對多種檔案做出分類。并且信息平臺能對存入的檔案備份，以防檔案出現丟失或者損壞的現象。信息化管理有著一套完善的流程，保管時更加安全，查詢時更加方便，解放了檔案保管人員。因此，加強檔案管理的信息化建設非常有必要。

2基層檔案管理工作中的問題

2.1檔案意識薄弱

多年來，基層開展各項工作只重視實踐，投身地方建設中，不重視檔案管理工作。很多管理檔案工作的領導不是專業的，沒有時間和精力花在管理檔案上，制定出工作制度不符合實際。這樣使得一些工作人員錯誤的認為檔案管理工作只是記錄的功能，并不能給基層的各方面發展帶來什么效益，所以導致檔案管理工作混亂，工作人員散漫。

2.2基層檔案管理信息化、網絡化較弱

基層檔案管理信息化和網絡化主要是指在基層的檔案管理中網絡的使用情況和信息的現代化程度。主要表現在：一是當前基層檔案管理中對網絡化和信息化的認識不強，有的工作人員認為基層檔案管理工作做好檔案的整理查閱和歸檔等工作就可以了沒必要建立電子檔案，對于檔案的信息化和網絡化認識不到位。二是基層檔案工作設施比較落后，實現信息化和網絡化的檔案管理工作存在困難。基層對檔案管理的工作重視不夠，很難優化和更新檔案管理的硬件系統，如不對現行的硬件設施等更新換代，無法實現基層檔案管理的網絡化和信息化，阻礙了基層檔案管理工作的網絡化。

2.3檔案人員素質低

檔案管理工作對工作人員的素質要求并不高，甚至有的基層部門都沒有專門負責檔案管理工作的人員。基層領導的不重視，導致了檔案管理人員素質低，不了解檔案管理相關法律法規，工作散漫，不重視檔案管理工作。而且，檔案管理部門工作人員調動頻繁，工作交接不明確，工作人員的素質水平不一很容易出現檔案缺失和保密性不高的問題。

2.4對基層檔案管理信息化建設重視程度不夠

在信息化不斷發展的今天，各行各業都在追求信息化水平，在基層檔案管理工作中，信息化建設是未來工作的主要發展趨勢，需要給予高度的重視。但是在傳統檔案管理理念的影響下，很多基層單位從領導到檔案管理工作人員都沒有認識到信息化建設對檔案管理工作的重要性，重資料收集、輕資料利用的現象普遍存在，將檔案管理工作的地位放到其他工作之后的情形經常出現。

3基層檔案管理信息化建設途徑和策略

3.1增加信息化建設檔案的資金投入

資金的投入主要分為兩個方向，其一是做好檔案管理信息化技術的投入，信息化建設對設備要求很高，需要基層單位根據信息化建設的相關標準配備計算機、復印機等多種設備，對已經老舊的設備要及時換新，同時為了確保檔案管理信息化建設的有序開展，有條件的單位可以積極引進檔案管理相關的軟件，推動檔案管理智能化發展，讓基層單位檔案得到更充分的利用;其二是要加強對檔案管理專業人才的引進，現代化的復合型檔案管理人才不僅要具備專業的檔案管理水平，而且要求對計算機有較高的信息化素養，才能夠有效推動基層檔案管理信息化建設工作的有效開展。

3.2樹立先進的檔案管理觀念

基層檔案管理者要樹立先進的檔案管理觀念，加大對檔案管理信息化建設的重視。管理者的重視是開展各項檔案工作的保證，也是信息化建設的速度和質量的保證。所以管理者一定要制定出合理的管理制度，進入基層，了解各項工作得開展情況，定期和工作人員交流，認真聽工作人員的回報，一旦發現問題，及時改正。同時，管理者要檔案管理部門，合理分工、明確職責、規范工作流程，定期開展檔案管理理念的培訓工作，培養工作人員的先進觀念，解決管理工作混亂的問題。

3.3提高基層檔案管理信息化意識

很多基層單位檔案管理信息化建設工作受到經濟發展水平等多種因素的影響，在具體工作開展中依然依賴于人力，對信息化的認識還不夠充分，需要進一步加強檔案管理信息化建設的宣傳教育工作，從意識上對基層檔案管理工作進行改變，讓廣大基層檔案管理工作人員深刻認識到檔案管理信息化建設的必要性;將信息化建設意識融入到日常管理工作中去，針對已有的檔案管理制度建立信息化檔案管理制度，切實指導日常管理工作的開展。

3.4持續提高對基層檔案管理信息化建設的認識

通過提高人們對檔案管理信息化建設的認識，能夠使人們更加重視檔案管理信息化建設工作的開展，一是要提高基層檔案管理工作人員對檔案管理信息化建設的重視度，使他們認識到開展檔案管理信息化建設的重要性和必要性，這樣才能使其在具體工作中更多地運用信息化知識，更好地保管檔案、利用檔案，提高檔案信息化建設水平。二是要提高基層單位領導對檔案信息化建設工作的重視度，使其充分認識到信息化建設的重要性，將信息化建設工作當作一項重要工作來做。

3.5加強人才團隊培訓

與一般的工作有所不同，基層單位檔案管理工作中，必須不斷提升人才團隊的培訓力度，該方面的工作實施具有很大的影響力。1.基層單位檔案管理的所有人員，都要按照新的標準、新的規范來操作。例如，我國對于檔案的分類以及不同的基層單位檔案管理任務，都做出了良好的指引，我們需要在具體工作的實施過程中，按照正確的路線前進，從而確保每一項工作的開展，都能夠創造出較高的價值，使潛在性的問題轉化為成績。2.人才團隊的培訓工作開展，要不斷提升考核的力度。例如，基層單位檔案管理的嚴謹性，大家在日常的工作中不斷完善應加強合作，這對于基層單位檔案管理的進步，可以提供更多的指導。

結束語

我們知道檔案管理信息化建設是信息化時代的要求，也是其自身持續發展的要求，因此基層單位應重視檔案管理信息化建設工作的開展，一方面要持續提高領導對檔案管理信息化建設工作的重視程度，另一方面要持續加大對基層檔案管理信息化建設的投入，再一方面要持續提升基層檔案管理工作人員的工作能力。

參考文獻

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（作者單位：烈士陵園管理處）