大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作創(chuàng)新探究

馮雪

摘 ?要：隨著“數(shù)字中國”戰(zhàn)略的實施，數(shù)字化工廠、智能企業(yè)建設(shè)快速發(fā)展，信息技術(shù)更加廣泛地應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動的各個方面，由此產(chǎn)生了大量的數(shù)字資源，傳統(tǒng)檔案資料正在不斷被這些電子檔案所替代，并呈現(xiàn)出數(shù)量劇增、類型多樣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、更加分散等新的特點。大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)檔案的管理方法和技術(shù)已經(jīng)無法滿足需要，對于檔案大數(shù)據(jù)，應(yīng)該有新的理論、方法和技術(shù)重新定義檔案管理，挖掘檔案價值，方能適應(yīng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要，在新時代找到新的發(fā)展動力。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;對策及措施

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的模式也發(fā)展了極大的改變，其中最為突出的就是電子數(shù)字檔案管理模式，它的出現(xiàn)使得檔案管理出現(xiàn)新的功能，不僅可以實現(xiàn)大量文檔的有效管理，同時還管理著龐大的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。被存儲的數(shù)據(jù)價值要遠大于其文件自身的價值，同時其檔案管理的范圍也發(fā)生了巨大的變化，除了企業(yè)中的基本文件檔案管理外，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理還需要獲取企業(yè)外部的信息資源。檔案管理人員必須不斷收集滿足企業(yè)發(fā)展需求的數(shù)據(jù)信息，并將其集成以幫助領(lǐng)導(dǎo)者做出正確的決策。因此，在大數(shù)據(jù)背景下加強企業(yè)檔案管理建設(shè)是促進企業(yè)長遠發(fā)展的重要舉措。

1大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理的重要意義

所謂信息化的檔案管理，就是指應(yīng)用先進的電子信息技術(shù)，以更高的效率完成檔案信息的采集、整理和歸納。具體而言，在管理過程中，利用現(xiàn)代化技術(shù)可提升檔案管理的工作效率，同時，削減了復(fù)雜的工作步驟，讓檔案管理趨向簡明化、高效化;借助信息技術(shù)進行高效管理，還可實現(xiàn)檔案信息資源的高度資源共享，在當下時代，信息資源始終占據(jù)重要的地位，所以，在網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達的條件下檔案管理工作也充分借助信息化為其服務(wù)，為各部門的工作提供便利的條件。因此，從這層意義上來看，檔案信息化建設(shè)在整個管理工作中占據(jù)著重要的意義。

2大數(shù)據(jù)時代優(yōu)化檔案管理發(fā)展的應(yīng)對措施探究

2.1加強培訓(xùn)提升管理人員素質(zhì)

面對由于檔案管理人員專業(yè)意識薄弱而導(dǎo)致的影響檔案信息化建設(shè)的情況，首先要重視管理人員素質(zhì)的專業(yè)化培養(yǎng)，檔案信息化管理人員的素質(zhì)高低有著直接且重要的影響。而以往的情形多是檔案管理人員責任意識并未充分得到重視，會出現(xiàn)部分檔案管理人員對所從事的工作以最低標準要求自己，便會導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)得不到進一步推進。基于此，要定期開展相關(guān)的專業(yè)知識培訓(xùn)講座，完善崗位考核機制，讓管理人員從根源上意識到所從事工作的重要性，進而，端正態(tài)度并促進檔案信息化建設(shè)。

2.2加大開發(fā)和利用檔案信息資源的力度

在檔案資料管理工作中，電子信息技術(shù)能夠提供諸多便利，也能擴大資源挖掘的深度和廣度，同時還可提升對檔案資源的利用效率。所以，在檔案管理工作開展期間，要圍繞檔案目錄構(gòu)建檔案管理體系，對分散的檔案信息實現(xiàn)有效整合，利用信息技術(shù)加大資源的開發(fā)力度和利用程度。在對檔案信息資源進行充分整合時，要科學構(gòu)建資源管理體系，對檔案資源信息實現(xiàn)分級管理，促使檔案資源更加充分地得到利用，滿足社會對檔案資源的共享需求。

2.3完善相關(guān)的檔案管理體制

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息管理模式以及處理方式較之以前都有了極大的改進，但仍需重點關(guān)注的是檔案信息的安全性，因此在其安全性管理上還需要不斷的加強與改進。此外，文件處理系統(tǒng)不完善、檔案管理混亂等問題也降低了檔案信息管理的效率，因此加強對檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)也是必要的，例如在進行文件信息處理過程中，檔案管理相關(guān)部門應(yīng)該制定出相應(yīng)的配套措施，讓檔案管理工作更加的清楚明晰。

2.4加強電子檔案管理安全系統(tǒng)

第一，加強準入安全建設(shè)。訪問控制是實現(xiàn)檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源符合要求的有效措施。訪問控制是檔案網(wǎng)絡(luò)安全保護的重要渠道，發(fā)揮著關(guān)鍵作用。訪問控制技術(shù)能夠合理地控制和認證用戶的訪問權(quán)限，確保資源不被非法用戶竊取。常用的訪問控制措施包括身份認證、密碼加密、文件權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限控制等。第二，加強接入安全建設(shè)。訪問控制是實現(xiàn)電子檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源訪問符合要求的有效措施。一方面，為了保護電子檔案信息資源的存儲安全，檔案部門在將電子檔案信息上傳到綜合共享平臺時需要進行掃描，防止惡意數(shù)據(jù)的入侵。另一方面，檔案部門應(yīng)開展數(shù)據(jù)加密存儲，尋求適合檔案存儲系統(tǒng)的加密存儲技術(shù)、密鑰長期存儲和共享機制。這不僅可以保護檔案用戶的隱私，還可以保護檔案云平臺和檔案信息資源集成共享平臺信息存儲的安全訪問控制，是檔案網(wǎng)絡(luò)安全保護的重要渠道。簡而言之，檔案可以充分利用大數(shù)據(jù)集成安全、存儲安全、處理安全、訪問安全和云平臺安全技術(shù)，加強電子檔案信息資源安全體系建設(shè)，保護檔案信息資源免受非法侵權(quán)以及惡意披露。

2.5利用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方式

在大數(shù)據(jù)時代背景下，需要檔案管理人員根據(jù)實際工作狀況，科學制定檔案信息建設(shè)方案，通過信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方式。在檔案管理信息化建設(shè)中，要立足企業(yè)管理現(xiàn)狀科學構(gòu)建信息化管理模式，同時要合理設(shè)置遠期管理目標和階段性管理目標，保證檔案管理人員可以有針對性、有目標地逐步開展工作。檔案管理人員還要積極通過數(shù)字化方式加強檔案資料的處理和管理，通過文字、數(shù)據(jù)、圖片、視頻等相結(jié)合的形式，全面轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案資料，保證資料在轉(zhuǎn)化中的完整與安全，并利用信息化管理系統(tǒng)加快實現(xiàn)資源共享。

3結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作實現(xiàn)了便利化的發(fā)展，同時也面臨著新的發(fā)展隱患與挑戰(zhàn)，在大數(shù)據(jù)背景下，產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)無形之中使得檔案管理的壓力倍增，其一方面是以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案管理方式增加了檔案管理的壓力。另一方面是信息化背景下檔案管理人員的工作難度也隨之增加。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理亟需創(chuàng)新和改革。為此，企業(yè)需要跟蹤現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，建立大數(shù)據(jù)檔案管理方法，完善相關(guān)檔案管理制度，不斷提高檔案管理效率，保證檔案資源的有效利用，引進新的檔案管理人才，提高檔案管理工作質(zhì)量，完善檔案管理系統(tǒng)，防范大數(shù)據(jù)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)安全風險。

參考文獻

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