提升基層組織檔案管理工作質量及創新思路

孟靜

摘 ?要：基層組織管理中檔案管理工作是一項非常基礎性的工作，文章主要從基層組織檔案管理工作內容出發對當前管理問題進行分析，并探討基層組織檔案管理工作質量及創新策略。

關鍵詞：基層檔案;組織檔案;檔案管理;管理質量

引言

在科技迅速發展的社會，信息化已經普遍用在各類工作中，已經成為了一種趨勢。基層檔案是基層開展各項活動的基礎，也是對活動的記錄。所以，基層檔案管理工作的信息化進程也要不斷加快，適應現代化社會的需要，提高工作效率。

1基層組織檔案管理工作內容

基層組織檔案是指在基層組織發展建設過程中形成的具有指導價值、留存價值的文件、照片、影像、圖表等資料和實物，按照基層組織工作分為黨務工作、政務工作、民政管理、文教衛生、基層組織服務、社會治安綜合治理、勞動保障、人口與計劃生育八類，內容比較復雜，個別檔案具有動態性，因此，基層組織檔案管理工作任務艱巨。

2基層檔案管理工作中存在的問題

2.1不重視檔案管理工作

在基層單位的發展中，對檔案管理工作不重視，已經成為了最普遍的問題，在實際的管理工作中，對檔案管理工作的具有流程不夠了解，無法發揮出檔案管理的重要作用與價值。一方面基層單位缺乏對檔案工作的管理，不能及時地把相關的信息數據搜集、整理、儲存，只是隨意地堆放。另一方面基層單位對檔案管理工作的監督力度不強，雖然把檔案管理工作列入到單位發展的工作計劃中，但是沒有把具體的工作內容與職責明確地劃分，使檔案管理工作存在著一些漏洞與缺陷，無法確保基礎檔案管理信息數據的真確性與準確性。

2.2基層檔案管理人員綜合素質不高

基層檔案管理人員綜合素質主要包括工作能力和專業素質兩個方面。在工作能力上，部分基層檔案管理人員的工作能力差，對于檔案管理的全部業務了解的較少，只是被動地進行檔案管理，別人有需要存檔或查找，工作人員就進行存儲或找尋，整個檔案管理團隊的管理力量非常薄弱。在專業素養上，由于檔案管理是一項具有較強專業性的工作，需要工作人員耐心、細致地對待工作，但是目前的工作人員無論是專業技能上還是其他方面與合格的檔案管理相比都有一定的差距，最終導致基層檔案管理混亂的現象。

2.3缺乏信息化的管理

由于基層檔案整理工作涉及到的工作范圍比較廣，工作內容比較復雜化，檔案管理人員不足，加重了檔案管理工作人員的工作壓力。在實際發展的過程中，信息化檔案管理體系滯后，構建的信息化管理系統繁瑣，無法發揮出信息化系統的實效性，對基層檔案管理工作的效率造成嚴重的影響，大多數的基層單位，對檔案的管理工作還在使用傳統的方式進行管理，使檔案管理水平仍處于較低的水平[1]。

3檔案管理工作的創新思路

3.1樹立先進的檔案管理觀念

基層檔案管理者要樹立先進的檔案管理觀念，加大對檔案管理信息化建設的重視。管理者的重視是開展各項檔案工作的保證，也是信息化建設的速度和質量的保證。所以管理者一定要制定出合理的管理制度，進入基層，了解各項工作得開展情況，定期和工作人員交流，認真聽工作人員的回報，一旦發現問題，及時改正。同時，管理者要檔案管理部門，合理分工、明確職責、規范工作流程，定期開展檔案管理理念的培訓工作，培養工作人員的先進觀念，解決管理工作混亂的問題。

3.2堅持檔案規范管理

為規范檔案管理水平，基層組織檔案工作要實行統一領導，集中管理。要形成基層組織領導任組長的基層組織檔案管理領導小組，將基層組織檔案工作納入基層組織工作計劃里，并配備專兼職檔案管理人員，明確職責任務和工作標準，解決好檔案管理用房、基礎設施等硬件，使基層組織檔案管理與基層組織重點工作有機結合，協調發展。

3.3重視檔案資源開發，提高檔案利用質量

對于檔案工作來說，其主要目的是對檔案信息資源進行開發，為經濟建設提供服務，在檔案工作中利用工作尤為重要，可以直接完成檔案信息資源的開發目的，所以，整個檔案工作的價值都是通過檔案利用體現出來，總的來說，檔案利用工作開展的質量和效率會直接影響整個檔案工作的質量。開展檔案利用工作時，工作人員必須具有高度的責任心，為利用者提供滿意的服務。在新形勢的背景下，檔案利用工作應該做到開放利用和檔案編研，同時還要對檔案利用工作進行嚴格的監督。在檔案利用中開展監督工作，可以有效保證檔案利用過程中的安全性，同時可以及時發現檔案利用中不利于檔案保密的不良行為，并對其制止糾正，在保證檔案完整與安全性的同時維護企業自身的利益[2]。

3.4加強單位檔案管理工作的硬件建設

在現代化條件下，為改進和完善檔案管理工作方式，推動檔案管理事業的發展，基層單位要根據需要，加快推進檔案管理硬件建設。從人力、物力、財力上合理規劃，切實實現檔案資料存儲數字化和管理網絡化。為此，基層單位要將檔案工作經費納入年度預算，并確保經費的落實，根據需要，引進先進的檔案管理硬件和軟件設施，建設合格標準的現代化檔案庫房，按照防火、防盜、防光、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防高溫、防污染的要求配備監控、消防、防盜、溫度濕度控制等設備，切實提高檔案存儲的管理水平。

3.5建立檔案信息管理條例，提高信息化水平

建立檔案信息管理條例是保證檔案安全的基礎。在整理、查閱檔案信息的時候要遵守管理條例的規定，嚴禁出現各種不符合規定的行為，避免信息泄露的問題。同時，要聘請專業的計算機人才，為檔案信息化工作提供技術支持，擴展數據庫，建立標準、規范的檔案信息管理系統，節約檔案存儲成本，提高工作效率，建立完備的信息化檔案管理工作制度[3]。

結語

綜上所述，加強對基層檔案工作的管理，能夠確保信息數據的真實性、準確性，構建完善的管理體系，使管理工作注重細節化、規范性地操作。加強對檔案工作的信息化管理，以現代的信息化技術手段，保證基層檔案管理水平的提高。

參考文獻

[1] ?劉百玲.基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].吉林農業，2018（23）：125.

[2] ?楊靜.做好基層檔案工作改革創新的對策[J].中國管理信息化，2018，21（11）：158-159.

[3] ?楊運麗.基層黨建檔案管理工作存在的問題與對策研究[J].勞動保障世界，2018（09）：56.